Chancen und Herausforderungen der digitalen Mandanten-Ko ... / 5 Ausblick

An einer digitale Mandanten-Kommunikation führt mittelfristig kein Weg vorbei. Noch ist die Entwicklung in der Branche auf digitale Vorreiter beschränkt. Aber Chat, Videotelefonie, selbstbuchbare Terminkalender und ein digitales Dokumentenmanagement werden schon in wenigen Jahren im Kanzlei-Alltag ebenso Normalität sein wie eine digitale Aufgabenverwaltung, automatische Newsletter und eine Kanzlei-Präsentation in den gängigen sozialen Medien. Die Möglichkeit, sich über soziale Medien mit einer eher jüngeren Klientel auszutauschen, nimmt z. B. erst knapp ein Drittel der Sozietäten und Steuerberatungsgesellschaften wahr. Einzelkanzleien sind sogar nur halb so häufig in den sozialen Netzwerken aktiv. So lautet ein aktuelles Ergebnis aus dem Statistischen Berichtssystem für Steuerberater (STAX 2018) im Auftrag der Bundessteuerberaterkammer. Die wichtigste Herausforderung für eine Digitalisierung ist der Befragung zufolge, der organisatorische Aufwand für die Kanzlei. Auch der hohe IT-Weiterbildungsbedarf schreckt viele Kanzleien ab. Nicht zuletzt ist die Sorge um Daten und Rechtssicherheit noch immer ein Digitalisierungshemmnis.

Doch Softwarehersteller haben die Notwendigkeit und die besonderen Anforderungen der Steuerberaterbranche erkannt. Sie bieten immer häufiger keine starre Software, sondern digitale Kommunikationslösungen, die sich individuell an die Bedürfnisse einer Kanzlei anpassen lassen und die dabei auch die speziellen Datenschutzanforderungen der Branche berücksichtigen. Marktbeobachter sind sich einig: Kanzlei-Apps und sichere Cloud-Umgebungen werden das Telefon entlasten und Pendelordner überflüssig machen. Wer es schafft, seine Mandanten-Kommunikation zu digitalisieren, hat gute Chancen, die nachrückenden Zielgruppen zu erreichen. Auch lassen sich durch die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit ganz neue, überregionale Mandantengruppen erschließen. Prozesse werden vereinfacht und beschleunigt, aufwendige Handarbeit entfällt und es kann wieder mehr Zeit in Beratung fließen. Die Chance, die eine Digitalisierung der Mandanten-Kommunikation bietet, ist groß – auch wenn der erste Schritt meist schwierig ist. Hier ist auch die Kompetenz und Verantwortung der Kanzleiführung gefragt, diesen Digitalisierungsprozess anzustoßen und zum Erfolg zu führen.