ZAP 14/2023, beA – Anwalts Liebling? Praxistipps für den ... / 2. Tipp: Alternative beA-Tools nutzen

Viel Schelte musste und muss die Benutzeroberfläche des beA einstecken. Diese ist in der letzten Zeit zwar stetig verbessert worden, besitzt aber immer noch den „Charme” der 90er Jahre. Weder Layout noch Benutzerführung oder Funktionalität entspricht den modernen Möglichkeiten, die im Jahre 2023 zur Verfügung stehen. Daher empfiehlt sich ein Blick auf beA-Alternativen. Die Einbindung in die eigene Kanzleisoftware ist eine Möglichkeit, von der sicherlich viele Gebrauch machen werden. Wer aber damit täglich arbeitet, der weiß, dass das Zusammenspiel aus beA und Kanzleisoftware mal besser und mal schlechter funktioniert. Aber auch dann, wenn Sie gar keine spezielle Anwaltssoftware im Einsatz haben, wollen Sie sich bestimmt nicht mehr als nötig mit der beA-eigenen Oberfläche herumärgern. Gut, dass es inzwischen gute und preisgünstige Alternativen gibt. Im Einzelnen:

a) beAte

Da wäre z.B. das Tool „beAte” ( https://www.bea-to-email.de/ ), das – einmal auf dem Rechner installiert – im Hintergrund Kontakt zum beA-Server hält und ständig das Postfach überwacht. Eingehende Nachrichten wandelt die Software dann in „handelsübliche” E-Mails um und leitet sie an ein E-Mail-Konto weiter. Dadurch können die beA-Nachrichten wie ganz normale E-Mails gelesen, gespeichert und weiterverarbeitet werden. Das funktioniert auch bei ausgehender Post, die man in Form einer E-Mail verfassen und dann via beAte über das beA-System verschicken kann. Die Software gibt es für die Betriebssysteme Windows, MacOS und Linux.

b) bea.expert Suite

Das Tool bea.expert ( https://bea.expert/) ist nicht nur ein „Hintergrund-Wächter”, sondern eine lokal zu installierende Alternativ-Benutzeroberfläche für beA. Sie ist für Windows, iOS und Android erhältlich. Die Anwendung bezieht sich immer auf eine beA-Postfach-ID, sodass sich die Software z.B. auch parallel auf dem Windows-Desktop-PC und auf dem -Laptop einrichten lässt, ohne dass Zusatzkosten entstehen. Die beA.expert Suite kann nicht nur all das, was beA selbst auch kann, inkl. Unterstützung der Fernsignatur. Sie hat darüber hinaus noch weitere, aus Sicht des Verf. immens praktische Funktionen, die man beim beA leider schmerzlich vermisst. In Bezug auf das beA-System selbst wurde und wird immer darauf hingewiesen, dass es sich hierbei nicht um ein Archiv-System handelt, sondern dass alle Nachrichten nach einer gewissen Zeit gelöscht werden und dass diese deshalb separat auf dem eigenen lokalen Rechner abgespeichert werden müssen. Diesen Part übernimmt bea.expert automatisch, ohne dass der Nutzer hier selber etwas veranlassen muss. Zudem erhält man hier eine Komplettübersicht über alle im System verfügbaren beA-Nachrichten und hat die Möglichkeit, darin per Volltextsuche zu recherchieren. Die Funktion „bea2email” ist in der bea.expert Suite bereits enthalten, kann aber auch als separates Tool vom Anbieter bezogen werden. Eine Weiterleitung der beA-Nachrichten an das eigenen Mail-Postfach ist hier also auch ohne große Probleme möglich. Das Thema Sicherheit wird auch bei dieser Software großgeschrieben. Neben per Verschlüsselung abgesicherter Kommunikation wird hier z.B. die beA-Zustellantwort durch die sog. BlockRecord-Technologie vor Manipulation geschützt. Das ist deswegen erwähnenswert, weil die Zustellantwort als Beleg für die erfolgreiche (oder auch erfolglose) Zustellung einer beA-Nachricht dienen soll. Allerdings stellt das System die Zustellantwort als einfache HTML-Datei dar – ein Dateiformat, mit dem z.B. Internetseiten erstellt werden. HTML-Dateien sind aber leider alles andere als fälschungssicher, sodass im Streitfall deren Echtheit infrage gestellt werden kann. Wird die Zustellantwort allerdings unter Verwendung der BlockRecord-Technologie abgerufen, so verhindert dies eine nachträgliche Manipulation. Die beA.expert Suite kann nicht nur auf einem Windows-Rechner laufen, es gibt auch jeweils eine Variante für die beiden Handy-Betriebssysteme iOS und Android.

c) Anwaltspostfach – beA

Speziell für iOS, also für Apples iPhone und iPad, gibt es das Tool „Anwaltspostfach – beA” ( https://anwaltspostfach.app /). Dies kann kostenfrei im App Store bezogen werden. Das Anzeigen des beA-Postfachs sowie das Laden und Anzeigen von beA-Nachrichten ist hier dauerhaft kostenfrei. Wer zudem einzelne Nachrichteninhalte entschlüsseln lassen und lesen will, der kann dies ebenfalls kostenfrei tun. Wer allerdings mehr als sieben Nachrichten lesen will, der muss ein kostenpflichtiges Abo abschließen. Insbesondere der Umstand, dass man sich hier schnell, simpel und zudem kostenfrei anzeigen lassen kann, von wem eine beA-Nachricht geschickt wurde und welchen Betreff sie enthält, macht dieses Tool zum praktischen Alltagsbegleiter.

Beispiel:

Vielleicht kennen Sie das auch? Es trudelt eine E-Mail ein, mit der Sie über eine neue beA-Nachricht informiert werden. Sie setzen sich an Ihren Rechner, schieben die beA-Karte in das Lesegerät und melden Sie umständlich bei beA an, nur um dann festzustellen, dass es mal wieder das BRAK-Magazin ist. Nichts gegen das BRAK-Magazin, ab...