Verwaltungsunterlagen (Aufb... / 2.2 Aufbewahrungsfristen

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 HGB und 147 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren und für bestimmte andere Unterlagen eine solche von 10 Jahren. Grob ausgedrückt ist die im Zuge der Verwaltung geführte Korrespondenz 6 Jahre lang aufzubewahren, die übrigen Verwaltungsunterlagen 10 Jahre lang.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

Die nachfolgend aufgeführten Unterlagen sind für die Dauer von 6 Jahren aufzubewahren:

  • Korrespondenz mit Wohnungseigentümern,
  • Korrespondenz mit Dritten,
  • Aktenvermerke,
  • Angebote,
  • Ausschreibungsunterlagen,
  • Kalkulationsunterlagen,
  • Gutachten,
  • Betriebsprüfungsberichte,
  • Grundbuchauszüge,
  • Handelsregisterauszüge,
  • Protokolle von Beiratssitzungen.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

  • Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen,
  • Jahresgesamt- und Einzelwirtschaftspläne,
  • Buchungslisten,
  • Journale,
  • Rechnungen,
  • Lieferscheine,
  • Gutschriften,
  • Quittungen,
  • Bankkontoauszüge,
  • sonstige Bankbelege,
  • Kassenbücher nebst Kassenbelegen,
  • sonstige Buchhaltungsbelege/-unterlagen,
  • (Sozial-)Versicherungsunterlagen und -belege,
  • Vertragsurkunden erledigter Rechtsverhältnisse,
  • erledigte Prozessakten (mit Ausnahme der Originalausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen in der Hauptsache oder in Kostensachen sowie Vollstreckungsunterlagen und Vergleiche),
  • Steuer- und Abgabenerklärungen,
  • Steuer- und Abgabenbescheide.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Ist beispielsweise die Jahresabrechnung für 2020 im Mai 2021 bestandskräftig beschlossen worden, läuft für diese und die zugehörigen Buchungs- sowie Rechnungsunterlagen die Aufbewahrungsfrist ab dem Schluss des Jahres 2021 bis Ende 2031.

 
Achtung

Keine kürzeren Fristen im Verwaltervertrag

Die Fristen gelten für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht jedoch für den Verwalter. Ein Mehrheitsbeschluss, der zugunsten des Verwalters eine kürzere Aufbewahrungsfrist einräumt, kann dahin ausgelegt werden, nach Ablauf dieser Frist die Unterlagen an die Gemeinschaft auszuhändigen. Wird der Verwalter hingegen durch Beschluss oder entsprechende Bestimmung im Verwaltervertrag zur vorzeitigen Vernichtung der Unterlagen ermächtigt, ist ein derartiger Beschluss wegen Verstoßes gegen zwingendes Recht nichtig.[2] Ermächtigt ein Beschluss seinem Wortlaut nach den Verwalter, "alte" Verwaltungsunterlagen zu vernichten, und wird eine Aufbewahrungsfrist lediglich für Bankbelege (10 Jahre) und sonstige Unterlagen (6 Jahre) beschlossen, ist ein solcher Beschluss ebenfalls nichtig.[3]

 
Achtung

Keine Vernichtung elementarer Verwaltungsunterlagen

Niemals dürfen die

  • Teilungserklärung,
  • Gemeinschaftsordnung,
  • Versammlungsniederschriften und
  • Beschluss-Sammlung

vernichtet werden.

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