Kurzbeschreibung
Die Wohnungseigentümer möchten die Vernichtung von Verwaltungsunterlagen beschließen. Diese Vorlage dient als Grundlage für eine Beschlussformulierung.
Vorbemerkung
Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 HGB und 147 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren und für bestimmte andere Unterlagen eine solche von 10 Jahren. Grob ausgedrückt ist die im Zuge der Verwaltung geführte Korrespondenz 6 Jahre lang aufzubewahren, die übrigen Verwaltungsunterlagen 10 Jahre lang.
Darüber hinaus aber sind bestimmte Unterlagen dauerhaft aufzubewahren. Dies gilt namentlich für die Teilungserklärung, die Versammlungsprotokolle und die Beschluss-Sammlung. Grundsätzlich bestehen keine Bedenken, dem Verwalter beschlussweise die Möglichkeit zur Vernichtung von Verwaltungsunterlagen einzuräumen. Zu beachten ist jedoch, dass der Beschlussinhalt eindeutig sein muss und nicht etwa zwingende Verjährungsfristen durch den Beschluss verkürzt werden. Der Verwalter kann jedenfalls nicht unter Verkürzung zwingender Aufbewahrungsfristen zu einer vorzeitigen Vernichtung von Verwaltungsunterlagen ermächtigt werden. Dies würde zur Nichtigkeit des Beschlusses führen.[2]
Unterlagenvernichtung
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TOP XX: Vernichtung von Verwaltungsunterlagen
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zum Zeitpunkt der Beschlussfassung abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:
Alternativ
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung generell zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Vernichtung deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:
- Jahresgesamt- und Jahreseinzelabrechnungen
- Jahresgesamt- und Jahreseinzelwirtschaftspläne
- Angestelltenversicherung (Belege)
- Inventar
- Bankbelege
- Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
- Bewertungsunterlagen
- Buchungsbelege
- Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Einheitswertunterlagen
- Gehaltslisten
- Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
- Journale
- Kontoauszüge
- Lieferscheine
- Lohnbelege
- Nachnahmebelege
- Prozessakten mit Ausnahme der Originalausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen in der Hauptsache und in Kostensachen sowie Vergleiche und Vollstreckungsunterlagen
- Quittungen
- Rechnungen
- Steuererklärungen und Steuerbescheide
- Vermögensverzeichnis
- Verträge (nach Ablauf des Vertrags bzw. der Vertragsbeendigung)
- Wechsel
- Zahlungsanweisungen
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung darüber hinaus zur Vernichtung der folgenden Verwaltungsunterlagen unter der Voraussetzung, dass deren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren zum Zeitpunkt der Beschlussfassung abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:
Alternativ
Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung generell zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der Vernichtung deren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren abgelaufen ist und sie nicht mehr benötigt werden:)
- Abtretungserklärungen
- Aktenvermerke
- Angebote mit Auftragsfolge
- Bankbürgschaften
- Betriebsprüfungsberichte
- Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
- Grundbuchauszüge
- Gutachten
- Gutschriftsanzeigen
- Handelsregisterauszüge
- Kassenzettel
- Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Lieferscheine sofern nicht Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung
- Lohnlisten
- Mahnbescheide
- Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Schadensunterlagen
- Scheck- und Wechselunterlagen
- Schriftwechsel mit Wohnungseigentümern
Die vorgenannten Unterlagen sind datensicher zu vernichten. In diesem Zusammenhang wird die Verwaltung ermächtigt, die Firma _____ gemäß Angebot vom _____ namens im Auftrag und auf Rechnung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit der Unterlagenvernichtung zu beauftragen. Die Finanzierung der Kosten in Höhe von ____ EUR erfolgt aus den laufenden Hausgeldern.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
__________________
Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.
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