Der Verwalter sollte stets berücksichtigen, dass er zur Vorlage geordneter Unterlagen verpflichtet ist. Völlig ungeordnete Unterlagen hat er vor der Einsichtnahme zu ordnen, wobei das entsprechende System seinem Ermessen obliegt. Begehrt der Wohnungseigentümer Einsicht in bestimmte von ihm bezeichnete Unterlagen, genügt der Verwalter seiner Einsichtsverpflichtung nicht, wenn er dem Wohnungseigentümer mehrere Ordner zur Verfügung stellt, aus denen sich der Wohnungseigentümer die Unterlagen heraussuchen muss.
Mit Blick auf die Durchführung der Einsichtnahme ist vorwegzunehmen, dass der
- Verwalter nicht verpflichtet ist, der Belegeinsicht persönlich beizuwohnen und
- der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer kein Recht zur unbeaufsichtigten Einsichtnahme hat.
Im Einzelfall wird der Verwalter abschätzen müssen, ob er dem Wohnungseigentümer insoweit vertrauen kann, dass bei unbeaufsichtigter Einsichtnahme keine Manipulation der Unterlagen erfolgt. Bei entsprechenden Zweifeln sollte der Verwalter für seine persönliche Anwesenheit oder die einer seiner MitarbeiterInnen sorgen.
Hat der einsichtsberechtigte Wohnungseigentümer einen Dritten zur Einsichtnahme ermächtigt, sollte sich der Verwalter die Ermächtigung nachweisen lassen. Der Verwalter sollte insoweit stets auf eine schriftliche Ermächtigung bestehen und sich durchaus auch von der Identität des Ermächtigten durch Vorlage des Personalausweises überzeugen.
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