Das Aushandeln und Abschließen des Verwaltervertrags gehört zu den ureigensten Aufgaben der Wohnungseigentümerversammlung.[1] Damit die Wohnungseigentümer ihr Ermessen ausreichend ausüben können, muss ihnen der Entwurf des Verwaltervertrags im Vorfeld der Beschlussfassung bekannt sein. Die Rechtsprechung verlangt insoweit, dass der Vertragsentwurf der beschlussfassenden Wohnungseigentümerversammlung mit dem Ladungsschreiben übersandt werden muss.[2]
In der Praxis werden die Inhalte des Verwaltervertrags zumeist nicht ausgehandelt, sondern es wird der vom Verwalter vorgelegte Vertragsentwurf akzeptiert. Möglich ist es allerdings, dass die Wohnungseigentümer den Verwalter zunächst durch Beschluss bestellen und im Bestellungsbeschluss regeln, dass der Verwaltervertrag noch durch im Beschluss benannte Wohnungseigentümer – insbesondere durch die Mitglieder des Verwaltungsbeirats – mit dem Verwalter auszuhandeln ist.
Eckpunkte müssen bekannt sein
Soll das Aushandeln des Vertrags z. B. auf den Verwaltungsbeirat delegiert werden, ist zu beachten, dass zunächst die Eckdaten des Vertragsverhältnisses, insbesondere also Vertragslaufzeit und Höhe der Grundvergütung bekannt sind. Ist dies nicht der Fall, entspricht der Ermächtigungsbeschluss nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und würde im Falle seiner Anfechtung vom Gericht für ungültig erklärt werden. Nichtig wäre ein solcher Beschluss allerdings nicht.[3]
Musterbeschluss: Bestellung einer neuen Verwaltung und Beauftragung von Vertragsverhandlungen (1)
TOP XX Verwalterbestellung/Abschluss des Verwaltervertrags
Frau/Herr/Firma ________ wird mit Wirkung ab dem 1. November 2021 für drei Jahre bis zum 31. Oktober 2024 zum Verwalter bestellt. Die Grundvergütung beträgt monatlich je verwalteter Wohnung 25,00 EUR, je verwalteter Teileigentumseinheit 27,00 EUR sowie je 5,00 EUR je verwalteter Garage bzw. Stellplatz. Die Vergütung versteht sich inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer. Zusätzlich erhält der Verwalter die vertraglich geregelte Sondervergütung für die im Verwaltervertrag geregelten Zusatzleistungen.
Die Verwaltungsbeiratsvorsitzende wird den Verwaltervertrag als Vertreterin der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter Frau/Herrn/Firma ________ und der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer unterzeichnen.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
__________________
Der Beschluss wurde angenommen/abgelehnt.
Sollen dem Verwalter im Vertrag weitergehende Rechte gemäß § 27 Abs. 2 WEG eingeräumt werden, bedarf dies ausdrücklicher Beschlussfassung. Nach vorerwähnter Bestimmung können die Wohnungseigentümer die Rechte und Pflichten des Verwalters nach § 27 Abs. 1 WEG durch Beschluss einschränken oder erweitern. Nach vorerwähnter Bestimmung ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Augenscheinlich ist die Regelung absolut konturenlos, weshalb entsprechende eine Konkretisierung, abgestimmt auf die jeweils zu verwaltende Gemeinschaft, erforderlich ist, sodass der Verwalter zumindest einigermaßen über eine Leitlinie verfügt, wann er eigenständig handeln kann und wann es der Beschlussfassung der Wohnungseigentümer für eine konkrete Maßnahme bedarf.
Musterbeschluss: Bestellung einer neuen Verwaltung und Beauftragung von Vertragsverhandlungen (2)
TOP XX Verwalterbestellung
Firma _________ wird ab dem ________ bis zum ________ zur Verwalterin bestellt. Die Grundvergütung beträgt monatlich je verwalteter Wohnung 25,00 EUR, je verwalteter Teileigentumseinheit 27,00 EUR sowie je 5,00 EUR je verwalteter Garage bzw. Stellplatz. Die Vergütung versteht sich inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird beauftragt und bevollmächtigt, den endgültigen Verwaltervertrag mit einer Laufzeit über die gesamte Bestelldauer als Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter mit der Firma _________ auszuhandeln und diesen zu unterzeichnen. In diesem Zusammenhang ermächtigen die Wohnungseigentümer den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats dazu, Firma _________ die Befugnis einzuräumen,
- gerichtliche Verfahren bezüglich rückständiger Hausgelder auch unter Beauftragung eines Rechtsanwalts für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer einzuleiten und zu führen;
- Erhaltungsmaßnahmen mit einem Kostenvolumen bis _____ EUR brutto im Einzelfall, begrenzt auf eine jährliche Gesamtsumme von _____ EUR brutto eigenständig in Auftrag zu geben;
- Vertragsverhältnisse mit Gebäudereinigungsunternehmen zu begründen, soweit hiermit jährliche Kosten von nicht mehr als _____ EUR brutto verbunden sind.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: _____
Nein-Stimmen: _____
Enthaltungen: _____
Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:
___________...
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