Prütting/Wegen/Weinreich, BGB, WEG § 18 WEG – Verwaltung ... / E. Recht auf Einsichtnahme (§ 18 IV).

I. Überblick.

Rn 39

§ 18 IV gibt jedem WEigtümer als zentralen Teil seiner Informationsrechte (BRDrs 168/20, 65) einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen (s.a. § 24 VII 8). Dem Anspruch stehen datenschutzrechtliche Vorgaben nicht entgegen (s.a. Rn 46). Art 6 I UA 1 c) DSGVO lässt eine Verarbeitung ua zu, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher der Verantwortliche unterliegt.

II. Tatbestandsvoraussetzungen.

1. Anspruchsteller.

Rn 40

Der Anspruchsteller muss WEigtümer sein (dazu Vor §§ 1–49 Rn 1). WEigtümer idS ist auch der ausgeschiedene, sofern er noch betroffen ist (KG NZM 00, 828, 829). Das Einsichtsrecht unterliegt keinen weiteren Voraussetzungen (s.a. BGH NJW 11, 1137 Rz 8; LG Saarbrücken ZMR 19, 798). Der Einsichtnehmende muss kein besonderes rechtliches Interesse geltend machen (Köln OLGR 01, 220, 221); LG Saarbrücken ZMR 19, 798). Das Einsichtsrecht umfasst das Recht, sich von Dritten, etwa einem Rechtsanwalt, begleiten zu lassen (LG Frankfurt aM ZMR 16, 982; LG Hamburg ZWE 12, 283). Ein WEigtümer kann ferner einen Dritten ermächtigen, Einsicht zu nehmen. Dieser Dritte kann ein Rechtsanwalt, ein Vertrauter, aber auch ein Mieter (LG Hamburg ZMR 20, 329; LG Saarbrücken ZMR 19) sein. Dieser Dritte muss keiner Schweigepflicht/Vertraulichkeit unterworfen sein (aA LG Hamburg ZMR 20, 329, 330).

2. Verpflichteter.

Rn 41

Anspruchsverpflichtet ist die GdW. Für diese erfüllt die Pflicht grds der Verw (BRDrs. 168/20, 65). Hat die GdW keinen Verw, sind die WEigtümer gegenseitig zu Einsichtnahme, aber auch zur Aufbewahrung verpflichtet. Wird keine Einsicht gewährt, kann unmittelbar gegen die GdW auf Leistung geklagt werden.

3. Verwaltungsunterlagen.

a) Überblick.

Rn 42

Zu den Verwaltungsunterlagen gehören sämtliche originären Unterlagen in Bezug auf die Verwaltung des gemE sowie sämtliche Unterlagen, die später entstanden sind, etwa aus der Geschäftsbesorgung des Verw, zB selbst angelegte Akten, sonstige Unterlagen und auch Dateien (BGH NJW-RR 04, 1290; LG Itzehoe ZMR 15, 54). Verwaltungsunterlagen müssen nicht schriftlich sein (BRDrs 168/20, 65). Zu ihnen gehören daher zB auch Dateien, Bildträger, Lichtbilder usw. Bsp: Abgeschlossenheitsbescheinigung, Aufteilungsplan, behördliche Schreiben und Bescheide, Bauunterlagen, Beschl-Sammlung, Gemeinschaftsordnung, Teilungserklärung, Überweisungsträger und sonstige Belege.

b) Aufbewahrung.

Rn 43

Die Verwaltungsunterlagen sind von der GdW angemessen zu schützen und grds im Original aufzubewahren (s.a. LG Hamburg ZMR 20, 957; LG Freiburg NJW-RR 11, 1096). Sind die Originalbelege nicht umfassend vorhanden, muss die GdW iE darlegen und benennen, wo sie noch vorhanden sind, und sie vorlegen. Alternativ ist eine Speicherung entspr § 257 III HGB, § 147 II AO als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern möglich. Es muss dann sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Briefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen (dazu § 556 BGB Rn 155). Außerdem müssen die Verwaltungsunterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (s.a. LG Berlin ZMR 19, 122). Für die GdW handelt der Verw. Mit Beendigung des Verw-Vertrags hat der bis dahin Bestellte die Verwaltungsunterlagen gem §§ 667, 675 BGB herauszugeben.

Rn 44

Die Verwaltungsunterlagen sind grds dauerhaft aufzubewahren, etwa die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, Niederschriften, aber auch Pläne, Anleitungen, laufende Verträge, Policen (AG Königstein NZM 00, 876 [OLG Düsseldorf 20.03.2000 - 3 Wx 414/99]). Briefe, Rechnungen, Kontoauszüge, Belege und ähnliche Unterlagen sind analog § 147 III AO jedenfalls so lange aufzubewahren, wie an der Aufbewahrung ein Interesse besteht. Dieses Interesse besteht nach hM idR 6 Jahre (Korrespondenz) bzw. für Wirtschaftspläne und Abrechnungen 10 Jahre (München NJW-RR 08, 1182, 1185). Es kann etwas anderes beschlossen werden.

III. Rechtsfolgen.

Rn 45

Das Einsichtsrecht kann jederzeit und ohne Anlass grds (zu den Ausnahmen gilt § 556 BGB Rn 159 entspr) am Sitz des Verw (str; nach aA am Sitz der GdW) wahrgenommen werden (BGH NJW 11, 1137 [BGH 11.02.2011 - V ZR 66/10] Rz 9). Fehlt es an einer Bestimmung, ist der Verw berechtigt, für eine Einsichtnahme auf seine allgemeinen Bürozeiten zu verweisen (Köln NZM 06, 702). Der Wunsch, Einsicht zu nehmen, ist grds eine angemessene Zeit zuvor anzukündigen (BayObLG NZM 2000, 874 [BayObLG 13.06.2000 - 2 Z BR 175/99]; KG NZM 2000, 828 [KG Berlin 31.01.2000 - 24 W 601/99]). Belege sind geordnet vorzulegen. Während der Einsicht können der Verw und/oder dessen Angestellte anwesend sein.

Rn 46

Bei der Einsichtnahme sind zwingende datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten (BRDrs 168/20, 65). Je nach Einzelfall dürfen unter Beachtung des Grundsatzes der Datenminimierung und der Zweckgebundenheit nur die erforderlichen Daten zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. So wird zB die Vorlage der Bankverbindungen der Miteigentümer idR nicht erforderlich sein.

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