Prütting/Gehrlein, ZPO - Kommentar, ZPO § 298a ZPO – Elektronische Akte; Verordnungsermächtigung.

Gesetzestext

(1) ¹Die Prozessakten können elektronisch geführt werden. ²Die Bundesregierung und die Landesregierungen bestimmen für ihren Bereich durch Rechtsverordnung den Zeitpunkt, von dem an elektronische Akten geführt werden sowie die hierfür geltenden organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronischen Akten. ³Die Landesregierungen können die Ermächtigung durch Rechtsverordnung auf die Landesjustizverwaltungen übertragen. ⁴Die Zulassung der elektronischen Akte kann auf einzelne Gerichte oder Verfahren beschränkt werden; wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, kann in der Rechtsverordnung bestimmt werden, dass durch Verwaltungsvorschrift, die öffentlich bekanntzumachen ist, geregelt wird, in welchen Verfahren die Akten elektronisch zu führen sind.

(1a) ¹Die Prozessakten werden ab dem 1. Januar 2026 elektronisch geführt. ²Die Bundesregierung und die Landesregierungen bestimmen jeweils für ihren Bereich durch Rechtsverordnung die organisatorischen und dem Stand der Technik entsprechenden technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronischen Akten einschließlich der einzuhaltenden Anforderungen der Barrierefreiheit. ³Die Bundesregierung und die Landesregierungen können jeweils für ihren Bereich durch Rechtsverordnung bestimmen, dass Akten, die in Papierform angelegt wurden, in Papierform weitergeführt werden. ⁴Die Landesregierungen können die Ermächtigungen nach den Sätzen 2 und 3 durch Rechtsverordnung auf die für die Zivilgerichtsbarkeit zuständigen obersten Landesbehörden übertragen. ⁵Die Rechtsverordnungen der Bundesregierung bedürfen nicht der Zustimmung des Bundesrates.

(2) ¹Werden die Prozessakten elektronisch geführt, sind in Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen nach dem Stand der Technik zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument zu übertragen. ²Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den vorliegenden Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. ³Das elektronische Dokument ist mit einem Übertragungsnachweis zu versehen, der das bei der Übertragung angewandte Verfahren und die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung dokumentiert. ⁴Wird ein von den verantwortenden Personen handschriftlich unterzeichnetes gerichtliches Schriftstück übertragen, ist der Übertragungsnachweis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu versehen. ⁵Die in Papierform vorliegenden Schriftstücke und sonstigen Unterlagen können sechs Monate nach der Übertragung vernichtet werden, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind.

A. Zweck.

Rn 1

S § 298 Rn 1. Die Norm betrifft nur das binnenjustizielle Verfahren. Sie verpflichtet nicht die Parteien. Für die Zeit nach Verfahrensabschluss s § 299a und das SchrAG.

B. Elektronische Aktenführung (Abs 1).

Rn 2

Abs 1 erlaubt es, die Prozessakte (in der jeweiligen Instanz) insgesamt elektronisch (§ 298 Rn 1) zu führen (S 1), wenn zuvor eine VO dieses gestattete (S 2; s § 298 Rn 1 f). Dieses ist zunehmend der Fall und insb im Hinblick auf § 130d auch praktisch geboten, wobei bei den Pilotgerichten sinnvollerweise (aA St/J/Thole Rz 4) idR zunächst einzelne Spruchkörper benannt werden (I 4). Soweit eine VO die Einführung verpflichtend vorschreibt, ist dieses bindend (I 2: ›geführt werden‹; aA St/J/Thole Rz 7: Träger des Gerichts entscheidet). Meist enthalten die auf Basis des § 298a erlassenen VO der Länder eine Anl, in der die Gerichte aufgeführt sind, die ganz oder teils ab einem bestimmten Stichtag ihre Akten elektronisch führen. Vom Gericht herrührende Schreiben in elektronischer Form sind dann gleichfalls mit einer qeS zu versehen (vgl § 130b), soweit sie (bisher händisch) unterschrieben sein müssen (vgl BGH NJW 17, 2273 [BGH 06.04.2017 - III ZR 368/16] Rz 18; § 298 Rn 3). Elektronische Dokumente sowie solche in Papierform, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu elektronisch geführten Akten zu vereinigen (vgl § 2 eAktVO BaWü). Dokumente in papierener Form werden dazu in elektronische Form übertragen (Rn 5).

Rn 3

S 2 gibt eine Verordnungsermächtigung, um die organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronischen Akten festlegen zu können. Dabei sind die Anforderungen an die Barrierefreiheit der elektronischen Akten zu beachten (s 191a GVG). S 4 letzter Halbs bezweckt eine größere Flexibilität, wenn die Einführung der elektronischen Aktenführung beschränkt ist, durch Verwaltungsvorschriften festzulegen, für welche Akten sie gilt.

C. Verpflichtung ab 1.1.26 (Abs 1a).

Rn 4

Der neue Abs 1a stellt klar, dass spätestens zum 1.1.26 die elektronischen Akte flächendeckend einzuführen ist. S 3 erlaubt, dass durch Rechtsverordnung bestimmt wird, dass bereits in Papierform angelegte Akten in Papierform weitergeführt werden können.

D. Transfer in elektronische Dokumente (Abs 2).

Rn 5

Auch wenn das Gericht die Prozessakten elektronisch führt, sind die Beteiligten nicht verpflichtet, Dokumente elektronisch einzureichen. Auch zum Beweis bestimmte Urkunden werden id...