Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO muss der Verantwortliche die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nachweisen können ("Rechenschaftspflicht"). Die Rechenschaftspflicht führt zu einer Beweislastumkehr. Wird dem Unternehmen durch die Aufsichtsbehörde oder einen Betroffenen vorgehalten, gegen Datenschutzregeln verstoßen zu haben, muss sich das Unternehmen entlasten. Dies setzt voraus, dass eine Dokumentation vorgelegt werden kann.
Vor diesem Hintergrund ist es unabdingbar, dass für jede Videoüberwachungsanlage eine Dokumentation geführt wird, die Aufschluss über die genannten Zulässigkeitsvoraussetzungen gibt. Bezüglich der genauen Ausgestaltung der Dokumentation gibt es keine Vorgaben. Geregelt ist nur, dass eine Videoüberwachungsanlage im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO aufzunehmen ist. Bezüglich der Pflichtinhalte wird auf Dokumentationspflichten, Kap. 1 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten verwiesen. Ein wesentlicher Teil der Dokumentation kann somit über dieses Verzeichnis geführt werden. Zusätzlich sollten die Standorte der Kameras und die Erfassungsbereiche sowie die technischen Gegebenheiten dokumentiert sein.
Ein besonderes Augenmerk ist darauf zu legen, dass die berechtigten Interessen nachgewiesen werden können. Wie an vorangegangener Stelle bereits erläutert wurde, lässt sich eine Videoüberwachung im Regelfall nur rechtfertigen, wenn eine konkrete Gefährdungslage besteht. Vorfälle (Beschädigungen, Straftaten etc.) sollten daher dokumentiert sein, damit der Nachweis geführt werden kann.
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