Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber

Zusammenfassung

Überblick

Auch wenn die Lohnsteuer während des Jahres nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen, insbesondere der Lohnsteuerklasse für das erste Dienstverhältnis, und den dazugehörigen Lohnsteuertabellen in zutreffender Höhe einbehalten wurde, ist die Summe der Monatsbeträge oft höher als die Jahreslohnsteuer, die der Arbeitnehmer für seinen insgesamt im Kalenderjahr bezogenen Arbeitslohn schuldet. Das Gesetz sieht deshalb vor, zu viel einbehaltene Steuerabzugsbeträge nach Ablauf des Kalenderjahres im Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber erstatten zu lassen. Die Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung ist hierdurch nicht ausgeschlossen, sondern führt häufig zu einer zusätzlichen Steuererstattung. Der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen für die Durchführung des Arbeitgeberausgleichs den veränderten Gegebenheiten des elektronischen Lohnsteuerverfahrens angepasst (§ 42b EStG i. d. F. des BeitrRLUmsG). Ab 2020 eröffnet der Gesetzgeber erstmals auch für beschränkt Steuerpflichtige das Erstattungsverfahren des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs (§ 42b EStG i. d. F. des JStG 2019).

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Voraussetzungen für die Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs sowie das Erstattungsverfahren bestimmt § 42b EStG. Ergänzende Verwaltungsregelungen enthält R 42b der Lohnsteuer-Richtlinien. Der permanente Lohnsteuer-Jahresausgleich stellt ein besonderes Berechnungsverfahren für den laufenden Lohnsteuerabzug dar. Die gesetzlichen Grundlagen hierfür sind bei der Durchführung des Lohnsteuerabzugs in § 39b Abs. 2 letzter Satz EStG sowie in dem hierfür vorgesehenen R 39b.8 der Lohnsteuer-Richtlinien festgelegt.

1 Unterschied zur Einkommensteuerveranlagung

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber bewirkt eine frühere Erstattung zu viel bezahlter Steuerabzugsbeträge als die Einkommensteuerfestsetzung durch das Finanzamt. Allerdings berücksichtigt das betriebliche Erstattungsverfahren nur Pausch- und Freibeträge, die sich aufgrund der vom Lohnbüro abgerufenen ELStAM-Daten ergeben. Darüber hinausgehende abzugsfähige Aufwendungen darf der Arbeitgeber nicht ansetzen, diese bleiben der Überprüfung des Finanzamts vorbehalten. Ausgeglichen vom Arbeitgeber werden deshalb ausschließlich die im Vergleich zur Jahreslohnsteuertabelle in der Summe zu viel abgeführten Monatsbeträge, die nach der Monatstabelle zwar zutreffend waren, aufgrund von Lohnschwankungen oder Änderungen hinsichtlich der Steuerklasse oder der Zahl der Kinderfreibeträge hingegen auf das gesamte Jahr bezogen zur Lohnsteuerüberzahlung geführt haben.

Hat der Arbeitgeber bereits einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt, ist dennoch sorgfältig zu prüfen, ob die Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung durch das Finanzamt nicht zu einer weiteren Erstattung führt. Dies kann z. B. der Fall sein,

• wenn der Arbeitnehmer persönliche Aufwendungen, die nicht bereits im Lohnsteuerverfahren berücksichtigt werden konnten, steuermindernd geltend machen kann (z. B. Fahrtkosten, Versicherungsbeträge oder Krankheitskosten);
• wenn der Arbeitnehmer erst während des Jahres ins Inland zugezogen ist;
• bei Arbeitnehmer-Ehegatten, die unterschiedlich hohe Jahreslöhne bezogen haben und diese ausschließlich nach der Steuerklasse IV besteuert worden sind.

2 Zulässigkeit des Arbeitgeberausgleichs

2.1 Bestehen eines Dienstverhältnisses am Ende des Kalenderjahres

Der Arbeitgeberausgleich darf nur für solche Beschäftigte durchgeführt werden, die am 31.12. noch im Dienst des Arbeitgebers stehen. Scheidet ein Arbeitnehmer vor dem Ende des Kalenderjahres aus der Firma aus, ist im Fall des Arbeitgeberwechsels eine Erstattung der während des Jahres zu viel bezahlten Lohnsteuer gänzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt für Arbeitnehmer, die bereits in den Ruhestand getreten sind, aber am 31.12. des Ausgleichsjahres noch Arbeitslohn aufgrund des früheren Dienstverhältnisses vom bisherigen Arbeitgeber beziehen, etwa eine Betriebsrente oder betriebliche Vorruhestandsgelder. Lohnbezieher aus einem passiven Dienstverhältnis können auch in den Genuss der betrieblichen Lohnsteuer-Jahreserstattung gelangen.

2.2 Unbeschränkte oder beschränkte Lohnsteuerpflicht

Eine wichtige Änderung erfährt das Lohnsteuerverfahren für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2020, indem erstmals der Personenkreis der beschränkt Steuerpflichtigen in das betriebliche Erstattungsverfahren des Lohnsteuer-Jahresausgleich einbezogen wird.^[1] Für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer durfte der Arbeitgeber die Lohnsteuer bisher nur nach den Verhältnissen der einzelnen Lohnzahlungszeiträume berechnen und einbehalten. Monatliche Lohnschwanken konnten im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht ausgeglichen werden. Ab 2020 ist der Arbeitgeber zur Durchführung eines Lohnsteuer-Jahresausgleichs für sämtliche Arbeitnehmer berechtigt, unabhängig davon, ob sie unbeschränkt oder beschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Hintergrund für den Wegfall der Unterscheidung zwischen unbeschränkter und beschränkter Steuerpflicht für die Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs ist die gleichzeitige Einführung des ELStAM-Verfahrens für beschränkt lohnsteuerpflichtige Bes...