Nach der Bestimmung des § 9b Abs. 1 WEG wird die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gerichtlich und außergerichtlich durch den Verwalter vertreten. Allerdings bestehen 2 wichtige Ausnahmen: Beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags ist der Verwalter nur aufgrund eines Beschlusses zur Vertretung der Gemeinschaft berechtigt. Fehlt es in einem derartigen Fall an einem Ermächtigungsbeschluss, handelt der Verwalter als Vertreter ohne Vertretungsmacht.
Nach der Bestimmung des § 179 Abs. 1 BGB ist der Verwalter dann einem Dritten gegenüber nach dessen Wahl zur Erfüllung oder zum Schadensersatz verpflichtet, wenn er ohne Vertretungsmacht einen Vertrag im Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer geschlossen hat und der Vertrag nicht durch die Gemeinschaft nach § 177 Abs. 1 BGB genehmigt wird.
Auch im Übrigen hat der Verwalter die Beschränkungen des § 181 BGB zu beachten. So kann er die Gemeinschaft nicht bei Rechtsgeschäften mit sich selbst vertreten. Paradebeispiel wäre hier der Verwaltervertrag. Für derartige Fälle sieht die Bestimmung des § 9b Abs. 2 WEG die Vertretung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss hierzu ermächtigten Wohnungseigentümer vor.
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