Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein, § 130a Abs. 2 Satz 1 ZPO. Die Bundesregierung hat mit Zustimmung des Bundesrates durch die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) u.a. die technischen Rahmenbedingungen für die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht festgelegt.
a) Dateiformate
Es existieren zwei zulässige Dateiformate, nämlich PDF und TIFF. Allerdings stehen diese beiden Dateiformate nicht gleichrangig nebeneinander. Das elektronische Dokument ist stets im Dateiformat PDF zu übermitteln, § 2 Abs. 1 ERVV. Lediglich dann, wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich – also kumulativ – im Dateiformat TIFF übermittelt werden.
aa) Dateiformat "PDF"
Das elektronische Dokument ist im Dateiformat PDF (= Portable Document Format) zu übermitteln, § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV. Das Dateiformat "PDF" ist damit zwingend.[2] Der Gesetzgeber begründet die Entscheidung für das PDF-Format damit, dass sich dieses im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr zum Standardformat entwickelt habe. Es sei für jedermann kostenfrei verfügbar und könne aus den meisten Textverarbeitungsprogrammen heraus unaufwändig generiert werden. Die besondere Eignung für den elektronischen Rechtsverkehr ergebe sich im Übrigen daraus, dass dieses Dateiformat von allen verbreiteten Computersystemen nach Installation einer entsprechenden, kostenlosen Software gelesen und regelmäßig ohne Veränderungen des äußeren Erscheinungsbildes dargestellt werden könne.[3] Was die zulässige Version des Dateiformats PDF angeht, ist in der aktuell einschlägigen Zweiten Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (2. Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – 2. ERVB 2022) festgelegt, dass PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/U die zulässigen Versionen darstellen. Das Dateiformat PDF muss diesen Versionen entsprechen, § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV.
Anders als in § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV i.d.F. bis zum 31.12.2021 besteht nun nicht mehr das Erfordernis, dass das elektronische Dokument "in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form" zu übermitteln ist. Der Gesetzgeber begründet diese Entscheidung damit, dass so Rechtssicherheit über die Anforderungen an elektronische Dokumente geschaffen werden soll.[4] Immerhin findet sich das Erfordernis der Druckbarkeit nunmehr noch in Nr. 6 lit. a) der 2. ERVB 2022. Aus der Verarbeitungsperspektive ist die gesetzgeberische Entscheidung bedauerlich, auf Kopierbarkeit und Durchsuchbarkeit zu verzichten. Denn die Möglichkeit, ein elektronisches Dokument zu kopieren bzw. zu durchsuchen, erleichtert die Arbeit mit elektronischen Dokumenten und stellt gegenüber der Arbeit mit Papierdokumenten einen erheblichen Vorteil dar. Aus diesem Grunde sollte – im Sinne von "best practice" – erwogen werden, die PDF-Dokumente weiterhin in kopierbarer und durchsuchbarer Form einzureichen. Dies würde auch den Workflow hin zur elektronischen Akte erleichtern. Da in der elektronischen Akte die Durchsuchbarkeit der Dokumente wesentlich ist, müsste ein nicht-durchsuchbares PDF-Dokument erst durch OCR-Programme durchsuchbar gemacht werden, was das Risiko von OCR-Fehlern mit sich bringt.
bb) Dateiformat "TIFF"
Das Dateiformat "TIFF" darf nur dann verwendet werden, wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können. In diesem Fall darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden, § 2 Abs. 1 Satz 2 ERVV. Es bleibt also bei der Verpflichtung, das elektronische Dokument im Dateiformat "PDF" zu übermitteln. Daneben tritt die Erlaubnis, das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat "TIFF" zu übermitteln. Das Format "JPG" für Bilddateien ist hingegen unzulässig.[5] Was die zulässige Version des Dateiformats TIFF angeht, ist in der aktuell einschlägigen Zweiten Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (2. Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 – 2. ERVB 2022) festgelegt, dass TIFF Version 6 die zulässige Version darstellt. Das Dateiformat TIFF muss dieser Version entsprechen, § 2 Abs. 1 Satz 3 ERVV.
cc) Dateiformat "XML"
Nach § 2 Abs. 3 Satz 1 ERVV soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML (= Extended Markup Language) beige...
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