Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind und gelöscht werden müssen.
Anonymisierte Daten
Anonymisierte Daten dürfen grundsätzlich unbegrenzt aufbewahrt werden.
Der Arbeitgeber kann grundsätzlich frei entscheiden, wie genau er den Aufbau eines solchen Systems bzw. Konzepts bewerkstelligt. Empfehlenswert sind sogenannte Dokumentmanagement-Systeme, für die es sowohl freie als auch kostenpflichtige Software gibt. Angesichts der großen Zahl an Dokumenten und unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen kann sich die Nutzung einer solchen Software empfehlen. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei vor allem in elektronischer Form, beispielsweise durch die Führung elektronischer Personalakten.
Einführung einer digitalen Personalakte
Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist grundsätzlich mitbestimmungspflichtig i. S. v. § 87 Nr. 6 BetrVG. Als technische Einrichtungen i. S. d. Mitbestimmungstatbestands werden Anlagen oder Geräte angesehen, die unter Verwendung nicht menschlicher, sondern anderweitig erzeugter Energie, mit den Mitteln der Technik, insbesondere der Elektronik, eine selbstständige Leistung erbringen. Eine elektronische Personalakte bzw. das dahinterstehende Dokumentenmanagementsystem ist daher als technische Einrichtung anzusehen.[1]
Grundsätzlich können Unterlagen über ein sogenanntes ersetzendes Scannen digitalisiert werden, sofern keine gesetzliche Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflicht besteht. Soweit Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, müssen Unterlagen aus gesetzlichen Gründen im Original archiviert werden. D.h. Papierunterlagen sind in Papierform und elektronische Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren.
Aufbewahrung in Papierform
Gewisse Dokumente müssen wegen zwingender Schriftform (auch) in Papierform aufbewahrt werden. Dazu gehören:
- Arbeitsverträge[2]
- Befristete Arbeitsverträge[3]
- Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten[4]
- Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben[5]
- Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher und Entleiher[6]
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