Die Beratungshilfe besteht in Beratung und, soweit erforderlich, in Vertretung, § 2 BerHG. Auch mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Reform des Prozesskostenhilfe- und Beratungshilferechts zum 1.1.2014 bleibt es bei diesem Grundsatz. Allerdings wurde das Gesetz zum 1.1.2014 durch eine Legaldefinition dieser Erforderlichkeit erweitert. Eine Vertretung ist danach dann insbesondere erforderlich, wenn der Rechtsuchende nach der Beratung angesichts des Umfangs, der Schwierigkeit oder der Bedeutung der Rechtsangelegenheit für ihn seine Rechte nicht selbst wahrnehmen kann. Diese bereits bislang bekannte,[10] jedoch nicht in diesem Umfang fixierte Prüfung soll in der Praxis bei Vergütungsfestsetzung erfolgen. Problematisch ist hierbei jedoch, dass die Bewilligung der Beratungshilfe in der Hand der Rechtspfleger liegt, § 24a Abs. 1 Nr. 1 RPflG, während für die Festsetzung der Vergütung der Beratungshilfe gem. §§ 44, 55 Abs. 4 RVG der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle (nicht der Rechtspfleger) des in § 4 Abs. 1 BerHG bezeichneten Gerichts zuständig ist. Teilweise wird in der Rspr.[11] daher gefordert, der zuständige Urkundsbeamte könne bei Vergütungsfestsetzung keine Prüfung der Erforderlichkeit mehr vornehmen, da das Verfahren über die Bewilligung ausschließlich dem Rechtspfleger übertragen sei und daher keine Wirksamkeit entfalte. Bereits nach Lage bis 31.12.2013 ging man davon aus, dass die Erforderlichkeit der Vertretungshandlung bei Abschluss des Verfahrens und Vorliegen des Vergütungsantrages des Anwaltes zu prüfen sei.[12] Aber auch nach neuer Lage ist der gesetzliche Wille dahingehend eindeutig und unmissverständlich erkennbar. So soll auch nach der Begründung des Gesetzes zur Reform des Prozesskostenhilfe- und des Beratungshilferechts[13] eine Prüfung der Erforderlichkeit durch den Rechtspfleger erfolgen. Diese Erforderlichkeitsprüfung soll er durch die sich aus den Akten ergebenden Gesichtspunkte, insbesondere zu Beruf und Erwerbstätigkeit, sowie durch den persönlichen Eindruck vom Antragsteller wahrnehmen. Es ist damit zunächst eine Widersprüchlichkeit in der Sache ersichtlich. Einerseits soll die Vergütungsfestsetzung durch den Urkundsbeamten und nicht durch den Rechtspfleger erfolgen. Andererseits soll nur der Rechtspfleger über die Bewilligung der Beratungshilfe entscheiden. Das LG Berlin hat in seinem Beschluss[14] v. 22.5.2013 diese Widersprüchlichkeit ausführlich aufgegriffen. Im dortigen Fall hatte der zuständige Urkundsbeamte dem in der Beratungshilfe tätigen Rechtsanwalt die Vertretungsgebühr unter Hinweis auf die Nichterforderlichkeit der Vertretungshandlung aberkannt und lediglich eine Beratung zugesprochen bzw. lediglich die Beratungsgebühr nebst Umsatzsteuer in Höhe von zusammen 35,70 EUR festgesetzt. Das LG Berlin folgerte hieraus (Anm.: zur Zuständigkeit des LG kam es, nachdem neben der Vertretungsgebühr auch eine Einigungsgebühr abgesetzt wurde und der Beschwerdewert daher 200 EUR überstieg), dass der wahrnehmende Urkundsbeamte ein Geschäft erledigt habe, für welches er funktionell nicht zuständig sei. Während § 8 Abs. 5 RPflG im umgekehrten Falle eine Bestimmung trifft, wonach die Geschäfte des Rechtspflegers für den Urkundsbeamten rechtlich wirksam bleiben, gäbe es für diesen Fall keine vergleichbare Regelung, so dass das Geschäft unwirksam wäre. Auch wenn es sich bei dieser Ansicht weitestgehend[15] um eine Einzelmeinung in der Lit. und Rspr. handelt, wirft sie doch berechtigte Fragen zur Zuständigkeit bei der Beratungshilfe und bei der Prüfung der Erforderlichkeit auf. Auf den ersten Blick könnte man – was angesichts der häufigen Verwechslung und verschwimmenden Grenzen der Zuständigkeiten des Urkundsbeamten und des Rechtspflegers gerade bei Personenidentität des Sachbearbeiters nahe liegt – von einem redaktionellen Versehen ausgehen. In der Regel wird die Gebührenfestsetzung ebenfalls vom identischen Sachbearbeiter des gehobenen Dienstes nur in seiner Funktion als Urkundsbeamter wahrgenommen. Daher könnte man angesichts des klaren Willens des Gesetzgebers zur Prüfung der Erforderlichkeit und dem Umstand, dass meist dieselbe Person in unterschiedlichen Zuständigkeiten entscheidet, einfach davon ausgehen, dass dieser kleine Unterschied einfach – auch mangels großen Interesses – bislang weitestgehend unentdeckt blieb oder von der Praxis als selbstverständlich hingenommen wurde. Andererseits lohnt sich eine detailliertere Betrachtung dieses kleinen, aber feinen Unterschiedes durchaus, insbesondere da die Vergütungsfestsetzung nach § 55 RVG zukünftig nicht mehr nur vom gehobenen Dienst wahrgenommen werden soll.[16] Daneben soll die damit zusammenhängende Problematik einer Beschränkung des Berechtigungsscheines aufgegriffen werden.
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