§ 6 So legen Postfachinhaber los / F. Benachrichtigungsmail einrichten

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Wenn Sie sich als Postfachinhaber in Ihrem Postfach angemeldet haben, können Sie durch Klicken auf das Register "Einstellungen" (1) und Öffnen der "Postfachverwaltung" (2) (wenn sie nicht bereits geöffnet ist) und einem weiteren Klick auf den Link "Eingangsbenachrichtigungen" (3) Einstellungen für eine automatische Benachrichtigung bei Nachrichteneingang und anderen Aktivitäten vornehmen.

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Abb. 5: Benachrichtigungen

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Im Postfach des Anwalts können verschiedene Einstellungen für Benachrichtigungen via E-Mail-Versendungen vorgenommen werden. Informatorisch wird die im Rechtsanwaltsverzeichnis hinterlegte E-Mail-Adresse angezeigt (4), diese kann an dieser Stelle nicht geändert werden. Eine Änderung wird direkt der Heimat-RA-Kammer mitgeteilt. Diese übermittelt die zu ändernde E-Mail-Adresse an die BRAK, welche die neue E-Mail-Adresse in das bundesweite amtliche Anwaltsverzeichnis einträgt. Zusätzlich wird eine alternative E-Mail-Adresse (5) angezeigt. Dies ist die E-Mail-Adresse, die bei der Erstregistrierung im Postfach angegeben wurde. Sie lässt sich nachträglich ändern, indem man entweder auf den Link "Persönliche Benachrichtigungen" in dieser Übersicht (6) oder alternativ auf den gleichlautenden Eintrag im Bereich "Profilverwaltung" (7) klickt. Die Benachrichtigung an den Postfachinhaber kann aktiviert oder deaktiviert werden (8). Die hinterlegte E-Mail-Adresse ist identisch mit der alternativen E-Mai-Adresse (5). Zusätzlich kann der Postfachinhaber auch noch weitere E-Mail-Adressen freigeben, an die ebenfalls eine Benachrichtigung über einen neuen Posteingang gesendet wird (9). Hier können mehrere E-Mail-Adressen eingefügt werden (z.B. die eines oder mehrerer Mitarbeiter oder Kollegen), die lediglich mit einem Semikolon zu trennen sind (10), vergleichbar mit dem Einfügen von Empfänger-E-Mail-Adressen z.B. in Outlook. Diese E-Mail-Adressen können alle zusammen "abgeschaltet" werden, wenn der zugehörige Haken entfernt wird (9). Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Benachrichtigung nicht immer zwingend funktionieren müssen. Sie sollten – unabhängig von dieser Benachrichtigungsfunktion – Ihr beA regelmäßig "unaufgefordert" auf Posteingänge kontrollieren.

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Die Verwendung dieser Benachrichtigungsfunktion ist als zusätzliche Erinnerung hilfreich, vor allem, wenn nur wenige Nachrichteneingänge erwartet werden. So muss nicht "ununterbrochen" eine Prüfung des Posteingangs im beA erfolgen und man bleibt trotzdem über die Posteingänge auf dem Laufenden. Wenn viele Nachrichten im beA eingehen, kann diese Funktion auch lästig werden. Man wird dann ­ohnehin das beA regelmäßig auf Posteingänge überprüfen und ist auf die zusätzlichen Benachrichtigungen, die das beA sendet, nicht mehr angewiesen. Die dann vermutlich häufig eingehenden Benachrichtigungen würden eher störend wirken. Durch Abhaken bzw. Deaktivieren dieser Benachrichtigungsfunktion (8 und 9) kann diese abgestellt werden.

Die Benachrichtigungsmail nach Eingang einer beA-Nachricht im Postfach, wenn die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist, beispielhaft im Posteingang des genutzten Mailingsystems (hier Outlook 365):

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Abb. 6: Informations-Mail bei Eingang neuer Nachrichten im beA

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Wichtiger Hinweis

Bei der einfachen E-Mail-Benachrichtigung (1) werden von der BRAK weder Links noch Anhänge mit verschickt, die auf den Inhalt der Nachricht oder einen direkten Zugang zur Nachricht hinweisen oder hinleiten! Lediglich die Supportseite der BRAK zum beA (2) und die E-Mail-Adresse des Anwendersupports (3) sowie die Startseite der beA-Webanwendung (4) werden ausgewiesen. Leider muss man damit rechnen, dass Hacker sich die Unerfahrenheit mancher Anwälte und/oder ihrer Mitarbeiter zunutze machen werden und die E-Mail-Benachrichtigung fälschen und mit Links versehen, die das Eindringen von Schadsoftware ermöglichen. Es sollte jede Person in der Kanzlei, die mit diesen E-Mail-Benachrichtigungen in Berührung kommen kann, darüber informiert werden, dass niemals Anhänge oder Links zu einer solchen Nachricht angeklickt werden sollten. Es ist, wenn doch Anhänge oder Links enthalten sind, davon auszugehen, dass diese tatsächlich einen Angriff auf den benutzten Rechner enthalten. Selbst die beiden oben unter (2), (3) und (4) genannten Links sollten nicht angeklickt werden, da man nicht weiß, ob bei einer "Fake-Mail" hier nicht eine völlig andere Adresse hinterlegt ist. Auch hier sollte man daher den sicheren Weg wählen und die angezeigten Links vorsichtshalber, wie dies auch allgemein geraten wird, in die Adresszeile des Browsers manuell eintippen. Wegen der angewendeten Verschlüsselung der Nachrichten ist es auch technisch gar nicht möglich, dass dieser Benachrichtigung Posteingänge angehängt werden; auch ein direktes oder indirektes Betreten eines Postfachs über einen in der E-Mail-Nachricht angezeigten Link ist an dieser Stelle weder vorgesehen noch möglich!