§ 2 Kanzleiorganisation / 4. Versendungsform fristwahrender Schriftstücke

Rz. 111

Die Versendung von fristwahrenden Schriftstücken ist mit größter Sorgfalt zu bearbeiten.

Bei dem Postausgang fristwahrender Schriftstücke müssen Sie einen Nachweis darüber führen,

▪	wann das betreffende Schriftstück abgesandt wurde,
▪	wann das betreffende Schriftstück bei dem Empfänger zugegangen ist.

Diese Schriftstücke sollten grds. immer, sofern möglich, vorab per Telefax dem Empfänger übermittelt werden.

Rz. 112

Erst wenn Sie alle zwingend notwendigen und erforderlichen Arbeitsabläufe, die an die Versendung von fristwahrenden Schriftstücken gestellt werden, erfüllt haben, ist diese Post zu kuvertieren, ordnungsgemäß und richtig abzuwiegen, mit dem zutreffenden Porto zu versehen und zur Post zu bringen (ggf. ist zu prüfen, ob nach dem Versand des Schriftstücks – vorab per Telefax – eine besondere Versendungsform zu beachten ist.

Rz. 113

Für den Postausgang fristwahrender Schriftstücke ist daher ebenfalls eine Arbeitsanweisung zu treffen, die folgende Punkte beinhalten sollte:

Muster 2.7: Arbeitsanweisung Postausgang fristwahrende Schriftstücke

Muster 2.7: Arbeitsanweisung Postausgang fristwahrende Schriftstücke

1.	Jedes fristwahrende Schriftstück ist von dem/der Postausgangs- und Fristensachbearbeiter/in darauf zu prüfen, ob es unterzeichnet ist.
2.	Es ist eine Prüfung vorzunehmen, ob die Unterschrift lesbar ist.
3.	Das Schriftstück ist auf Vollständigkeit der Seitenzahlen zu prüfen und darauf, ob die in dem Schriftstück genannten Anlagen beigefügt sind.
4.	Das Schriftstück ist darauf zu prüfen, ob der Empfänger richtig bezeichnet ist. Die aktuelle Anschrift ist ebenfalls zu überprüfen.
5.	Jedes fristwahrende Schriftstück ist vorab per Telefax an den Empfänger zu übermitteln. Die Bedienung von Kurzwahlspeichernummern ist untersagt, da leicht versehentlich eine falsche Kurzwahlnummer gewählt werden kann und zudem die Aktualität der Telefax-Nr. mangels Kontrolle nicht gewährleistet ist. Die Eingabe der Telefaxnummer erfolgt unter Verwendung der zum Zeitpunkt der Fristversendung aktuellen Telefaxnummer des Empfängers. Hierbei ist eine "doppelte Prüfung" vorzunehmen. Bei fristwahrenden Schriftstücken an das Gericht kann dies z.B. in der Weise erfolgen, dass die Telefaxnummer, die sich auf einem aktuellen Schreiben des Gerichts befindet, mit der Telefaxnummer verglichen wird, die sich aus den Kontaktdaten der aktuellen Internetseite des entsprechenden Gerichts entnehmen lässt.
6.	Bei der Eingabe der Empfänger-Telefaxnummer ist vor dem Versand durch Abgleich zu prüfen, ob diese identisch mit der Telefaxnummer des Empfängers ist (z.B. Vergleich mit vorliegenden Adressdaten).
7.	Während der Übertragung des Schriftstücks per Telefax an den Empfänger hat der Postausgangs- und Fristensachbearbeiter die Übersendung des Schriftstücks zu beaufsichtigen. Er darf sich nicht von dem Telefaxgerät entfernen. Insbes. ist zu prüfen, ob nicht mehrere Seiten gleichzeitig "eingezogen" werden. In diesem Fall ist die Faxübermittlung abzubrechen und sofort zu wiederholen.
8.	Nach der Übermittlung des Schriftstücks per Telefax hat sofort eine Kontrolle zu erfolgen, ob die Telefaxnummer auf dem Sendebericht identisch ist mit der Telefaxnummer des Empfängers.
9.	Des Weiteren ist zu kontrollieren, ob die auf dem Sendebericht aufgezeigte Seitenanzahl identisch ist mit der Seitenanzahl des fristwahrenden Schriftstücks.
10.	Nach der Übermittlung des fristwahrenden Schriftstücks und den durchgeführten Kontrollen ist das Schriftstück zu kuvertieren und ausreichend frankiert zum Postausgangsfach zu legen. Der Fristensachbearbeiter hat dahin gehend abschließend eine Kontrolle durchzuführen.
11.	Nach Ausführung der Schritte 1 bis 10 sind von dem Fristensachbearbeiter die entsprechenden Vermerke auf dem Fristenzettel einzutragen. Die Frist ist sodann im Papierkalender und im Fristenkalender als erledigt zu notieren.