§ 1a Individualarbeitsrecht... / gg) Löschen/Vernichten der Personalakte
 

Rz. 1149

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich berechtigt, die Personalakte auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Die im Eigentum des Arbeitnehmers stehenden Originalunterlagen sind diesem auszuhändigen. Eine Pflicht zur Fortführung der Personalakte besteht aber nur insoweit, als spezialgesetzliche Bestimmungen dies vorsehen. Solche Bestimmungen sind § 257 HBG betreffend den Arbeitslohn (6 Jahre), § 147 Abs. 3 AO betreffend die steuerliche Behandlung (6 Jahre) sowie § 28f Abs. 1 SGB IV betreffend die sozialversicherungsrechtliche Abwicklung (bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres).

 

Rz. 1150

Im Hinblick auf etwaige nachlaufende Forderungen des Beschäftigten ist es zweckmäßig und empfehlenswert, die Personalakte mindestens für die Dauer der Verjährungsfrist (3 Jahre beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in das das Ende des Arbeitsverhältnisses fällt) aufzubewahren. Sind Betriebsrentenansprüche aus einer den Arbeitgeber treffenden Versorgungszusage tangiert, muss die Personalakte letztlich bis zum Tode aller Anspruchsberechtigten verwahrt werden, soweit die Betriebsrentenansprüche betroffen sind.

 

Rz. 1151

Ist die Personalakte oder sind einzelne Inhalte unter keinem denkbaren Gesichtspunkt mehr für nachlaufende Zwecke des Arbeitsverhältnisses notwendig, besteht gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO eine Löschungsverpflichtung. Im Falle der physischen Führung der Personalakten in Papierform bedeutet dies, dass entweder sämtliche personenbezogenen Daten endgültig zu schwärzen oder die gesamten Inhalte zu vernichten sind.

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