Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalakte entfernt, ist anhand des jeweiligen Einzelfalls zu entscheiden.
Insbesondere hat der Arbeitgeber lohnsteuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für bestimmte Informationen zu beachten.
Steuerrecht: Für das Lohnkonto gilt gem. § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Diese Aufbewahrungsfrist gilt auch für andere Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Lohnsteuerabzug stehen. Hierunter fallen z. B. Gehaltsabrechnungen, die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher und Arbeitszeitlisten.
Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, ist gem. § 257 HGB und § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einzuhalten. Es handelt sich in der Regel um Dokumente, die in der Buchführung verwendet werden. Hierzu zählen z. B. Gehaltsbuchungsbelege.
Sozialversicherungsrecht: Für gesetzlich unfallversicherte Beschäftigte sind Nachweise über Arbeitsentgelte und die geleistete Arbeitszeit gem. § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII für die Dauer von 5 Jahren aufzubewahren. Nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV sind Entgeltunterlagen für Beschäftigte bis zum Ablauf des auf die letzte Sozialversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Aus dem regelmäßigen Prüfungsintervall von 4 Jahren (§ 28p Abs. 1 SGB IV) ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 5 Jahren.
Zur Vermeidung von Verstößen gegen die lohnsteuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen, empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer sämtlicher lohnrelevanter Unterlagen von mindestens 10 Jahren.
Arbeitgeber mit Beschäftigten nach § 8 Abs. 1 SGB IV (geringfügige und kurzfristige Beschäftigung) sind gem. § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Beschäftigten zu dokumentieren und diese Aufzeichnungen für mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber gem. § 16 Abs. 2 ArbZG die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit zu dokumentieren und diese Dokumentation für die Dauer von 2 Jahren aufzubewahren.
Unterlagen zu Ansprüchen auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge sind für die Dauer der in § 18a BetrAVG geregelten Verjährungsfrist von 30 Jahren zu verwahren.
Aufgrund der Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren empfiehlt es sich, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge stets in einer separaten Akte zu verwalten. Hierdurch wird verhindert, dass entsprechende Unterlagen versehentlich vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren vernichtet werden.
Für alle anderen Unterlagen und Informationen gilt: Zur eigenen Absicherung sollte der Arbeitgeber sie so lange aufbewahren, wie der Beschäftigte darauf basierende Ansprüche geltend machen kann. Die tarifliche Ausschlussfrist kann als Orientierung herangezogen werden. Diese beträgt gem. § 37 Abs. 1 TVöD bzw. § 37 Abs. 1 TV-L 6 Monate nach Eintritt der Fälligkeit. Da jedoch für bestimmte Ansprüche die tarifliche Ausschlussfrist keine Anwendung findet, empfiehlt es sich, die Unterlagen in der Personalakte auch über die tarifliche Ausschlussfrist hinaus aufzubewahren und sich einheitlich an den gesetzlichen Verjährungsfristen als Mindestmaß zu orientieren. Maßgeblich ist die nach § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren. Sie beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist.
Nach Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO haben Beschäftigte ein Recht auf Löschung von Daten bzw. Entfernung aus der Personalakte, sobald der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der weiteren Speicherung dieser Daten hat. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, die Daten nach einer angemessenen Zeit zu löschen bzw. sie aus den Personalakten zu entfernen. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorliegen, gehen diese den datenschutzrechtlichen Löschpflichten vor.
Sofern keine gesetzliche Vorschrift zur Aufbewahrung besteht und der Arbeitgeber auch kein anderweitiges berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung bestimmter Daten hat, sind diese zu löschen bzw. zu vernichten. Es empfiehlt sich daher, in regelmäßigen Abständen die Personalakten zu überprüfen und von „Altlasten“ zu bereinigen.
Die oben genannten Aufbewahrungsfristen gelten auch über das Ende des Beschäftigungsverhältnisses hinaus.
Für die Personalakten von Bundesbeamten regelt § 113 BBG besondere Aufbewahrungsfristen. Auf entsprechende Regelungen in den Beamtengesetzen der Länder wird verwiesen.
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