Personalakte / 4.1.4 Aufbewahrungsfristen

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalakte entfernt, ist anhand des jeweiligen Einzelfalls zu entscheiden.

Insbesondere hat der Arbeitgeber lohnsteuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für bestimmte Informationen zu beachten.

Steuerrecht: Für das Lohnkonto gilt gem. § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Diese Aufbewahrungsfrist gilt auch für andere Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Lohnsteuerabzug stehen. Hierunter fallen z. B. Gehaltsabrechnungen, die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher und Arbeitszeitlisten.

Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, ist gem. § 257 HGB und § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren einzuhalten. Es handelt sich in der Regel um Dokumente, die in der Buchführung verwendet werden. Hierzu zählen z. B. Gehaltsbuchungsbelege.

Sozialversicherungsrecht: Für gesetzlich unfallversicherte Beschäftigte sind Nachweise über Arbeitsentgelte und die geleistete Arbeitszeit gem. § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII für die Dauer von 5 Jahren aufzubewahren. Nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV sind Entgeltunterlagen für Beschäftigte bis zum Ablauf des auf die letzte Sozialversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Aus dem regelmäßigen Prüfungsintervall von 4 Jahren (§ 28p Abs. 1 SGB IV) ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 5 Jahren.

Praxis-Tipp

Zur Vermeidung von Verstöß...