§ 13 Nachrichten erstellen und versenden / VI. RA signiert extern, Mitarbeiter bereitet vor und versendet aus beliebigem Postfach

Rz. 76

1.

Anbringung einer externen Signatur

▪	Es ist ein fertiger, vom RA geprüfter Schriftsatz als PDF-Dokument in einem Verzeichnis (auf dem Server, auf einer Festplatte oder sonstigem Datenträger) gespeichert.
▪	Der RA erzeugt mit einer Signatursoftware (z.B. SecSigner, Governikus DATA Boreum, o.a. …) zur Schriftsatzdatei eine zusätzliche Signaturdatei.
▪	Hinweis: Zulässig ist gem. Bekanntmachung zu § 5 ERVV Nr. 4 i.V.m. Nr. 5 der 2. ERVB 2022 auch eine eingebettete Signatur (inline Signatur).[24] Es wird jedoch, um die Möglichkeit der Signaturprüfung im beA-System zu erhalten, empfohlen, die Signatur mit einer zusätzlichen Datei (detached Signatur) beizufügen, siehe Rdn 63 ff.
▪	Hinweis: Nach Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur darf die signierte Datei nicht mehr verändert werden, sonst wird die Signatur bei einer Prüfung als ungültig erkannt.

2.

Speicherung von Schriftsatz und Signaturdatei

Der RA speichert den Schriftsatz und die erzeugte Signaturdatei an einer vereinbarten Stelle (auf dem Server, auf einer Festplatte oder sonstigem Datenträger) ab und informiert den Mitarbeiter, dass dieser die weiteren Schritte unternehmen soll.

3.

Nachrichtenentwurf erstellen

▪	Mitarbeiter öffnet einen neuen Nachrichtenentwurf durch Klick auf den Button "Neue Nachricht" in der rechten Funktionsleiste.
▪	Mitarbeiter wählt (sofern er für mehrere Postfächer die Berechtigung erhalten hat, Nachrichten zu erstellen) das Postfach, für welches die Nachricht erstellt werden soll durch das Öffnen des entsprechenden Postfachs oder bei geöffneten Nachrichtenentwurf durch Auswahl des Postfachs aus der Drop-Down-Liste in der Adresszeile.
▪	Eintrag/Suche des Empfängers/der Empfänger.
▪	Angaben zum Betreff (siehe Vorgaben gem. Rdn 34).
▪	Eintragungen in die Felder "Aktenzeichen Sender" und "Aktenzeichen Empfänger" sind optional.
▪	Der vom RA geprüfte Schriftsatz und die vom RA erzeugte Signaturdatei (qeS) (und evtl. weitere signierte oder nicht signierte Anlagen) werden in den Nachrichtenentwurf durch Klick auf den Button "Anhang hochladen" übertragen. Begrenzungen beim Hochladen beachten, siehe Rdn 52.
▪	Entscheidung, ob der Typ des hochzuladenden Anhangs ein Schriftsatz oder eine Anlage sein soll (mehrere Dateien können gleichzeitig hochgeladen werden; aber dann nur mit derselben Deklaration).

4.

Signaturprüfung

▪	Der Mitarbeiter öffnet den Nachrichtenentwurf aus dem Grundordner "Entwürfe" oder einem vorhandenen Unterordner.
▪	Vor dem Versenden muss die Signatur auf Gültigkeit geprüft werden, siehe § 11 Rdn 86 u. § 14 Rdn 21 in diesem Werk. Dazu kann durch den Mitarbeiter auf den nach dem Signieren neu erschienenen Bearbeitungssymbol mit der Hakengrafik "Signatur prüfen" (wieder ganz rechts in der jeweiligen Dokumentenzeile) geklickt werden. Das sich öffnende Fenster zeigt, ob die qualifizierte elektronische Signatur gültig ist und alle notwendigen Prüfungen positiv verlaufen sind. Sollte hier eine nicht erfolgreiche, nur teilweise erfolgreiche oder fehlgeschlagene Prüfung angezeigt werden, ist der Ursache (z.B. abgelaufenes Signaturzertifikat, eine nach dem Signieren geänderte Datei, …) auf den Grund zu gehen, und es muss der Fehler behoben werden, bevor die Nachricht versendet wird.
▪	Zur Frage, ob die Signaturprüfung auf den Mitarbeiter übertragen werden kann, siehe § 14 Rdn 22.

Hinweis

Nachdem über den Button "Als Entwurf speichern" die Nachricht im Bearbeitungsbereich geöffnet bleibt (da nach erfolgreicher Speicherung der Button "Bearbeitung fortsetzen" geklickt wurde, anstatt dass der Entwurf z.B. im Grundordner "Entwürfe" durch Klicken auf "Nachrichtenentwurf schließen" abgelegt worden ist), kann, bei geöffnetem Entwurf, über den Button "Drucken" die gesamte Nachricht mit allen Eintragungen, der Darstellung der Anlagen, dem Hinweis, dass die qeS (erfolgreich, teilweise erfolgreich oder fehlgeschlagen) geprüft wurde inkl. dem Prüfprotokoll ausgedruckt oder z.B. als PDF-Dokument gespeichert werden.)

5.	Versand
	Durch Klick auf den Button "Nachricht senden" kann der Nachrichtenentwurf vom Mitarbeiter verschickt werden.

Hinweis

Sendet der Mitarbeiter, besteht ggf. die Möglichkeit, bei begangenen Fehlern eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand bei wiedereinsetzungsfähigen Fristen zu beantragen.

6.

Postausgangskontrolle und Export

Sobald die Nachricht auf dem Server des Gerichts eingegangen ist, erfolgt eine Eingangsbestätigung (vollständige Zustellantwort), siehe § 14 Rdn 29; die Frist kann nach der entsprechenden Postausgangskontrolle (siehe § 14 dieses Werks) gestrichen werden. Die gesendete Post befindet sich im Grundordner "Gesendet" und kann von dort exportiert werden (zum Export siehe § 14 Rdn 79 sowie § 10 Rdn 15 ff. in diesem Werk.).

[24] https://justiz.de/laender-bund-europa/elektronische_kommunikation/index.php (Abruf: 5.10.2022).