Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
 

Rz. 75

1.

Nachrichtenentwurf erstellen

▪ Mitarbeiter öffnet einen neuen Nachrichtenentwurf durch Klick auf den Button "Neue Nachricht" im rechten Funktionsmenü.
▪ Mitarbeiter wählt (sofern er für mehrere Postfächer die Berechtigung erhalten hat, Nachrichten zu erstellen) das Postfach, für welches die Nachricht erstellt werden soll durch Öffnen des entsprechenden Postfachs oder bei geöffneten Nachrichtenentwurf durch Auswahl des Postfachs aus der Drop-Down-Liste in der Absenderzeile.
▪ Eintrag/Suche des Empfängers/der Empfänger.
▪ Angaben zum Betreff (siehe Vorgaben gem. Rdn 34).
▪ Eintragungen in die Felder "Aktenzeichen Sender" und "Aktenzeichen Empfänger" sind optional.
▪ Anhänge werden an die Nachricht angefügt durch Klick auf den Button "Anhang hochladen". Begrenzungen beim Hochladen beachten, siehe Rdn 52.
▪ Entscheidung, ob der Typ des hochzuladenden Anhangs ein Schriftsatz oder eine Anlage sein soll (mehrere Dateien können gleichzeitig hochgeladen werden; aber dann nur mit derselben Deklaration).
2. Prüfung der Datei

Der Mitarbeiter prüft vor dem Übertragen des Schriftsatzes in die Nachricht, dass es sich um den richtigen Schriftsatz (nicht einen Entwurf oder einen Schriftsatz aus einem anderen Mandat) handelt. Ist das nicht der Fall, muss die richtige Datei ausgewählt werden.

3. Speichern
  Der Mitarbeiter speichert die Nachricht durch Klick auf den Button "Als Entwurf speichern".
 

Hinweis

Die Nachricht wird immer im Grundorder "Entwürfe" gespeichert. Durch Auswahl der soeben gespeicherten Nachricht im Grundordner "Entwürfe" und anschließendem Klick auf den Button "Verschieben" kann die Nachricht in einen (zuvor angelegten) Unterordner des Grundordners "Entwürfe" verschoben werden, z.B. in einen Ordner namens "Fristsachen" (analog zur Unterschriftenmappe), siehe § 8 Rdn 29. Alternativ kann auch ein Etikett (siehe § 10 Rdn 20 dieses Werks), z.B. "Fertig zum Signieren" zum Nachrichtenentwurf gespeichert werden, um anhand der Farbmarkierung kenntlich zu machen, dass diese Nachricht fertig vorbereitet ist und auf die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur durch den Postfachinhaber oder dessen Vertreter wartet.

4. Info an RA

Mitarbeiter teilt RA mit, dass sich eine oder mehrere Nachrichten zum Versand im vereinbarten (Unter-)Ordner, z.B. "Fristsachen", befinden.

5.

Anmeldung und Prüfung durch RA

▪ RA meldet sich im beA mit seinem persönlichen Zugangsmittel an und öffnet zunächst den Nachrichtenentwurf. Er öffnet den Schriftsatzanhang, prüft diesen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und schließt den Anhang wieder.
6.

Qualifiziert elektronisch signieren

RA signiert in der Nachricht durch Klick auf den Button "Anhang signieren" (ganz rechts als Bearbeitungssymbol in der Zeile des jeweiligen Anhangs) denjenigen Anhang, welchen er signieren möchte. Hier kann nur jeder Anhang einzeln signiert werden. Die Stapelsignaturfunktion greift in der geöffneten Nachricht nicht. Vor dem qualifiziert elektronischen Signieren empfehlen wir, den Schriftsatz-Anhang nochmals zu öffnen (Bearbeitungssymbol Lupe in der jeweiligen Dokumentenzeile) und auf Richtigkeit zu prüfen (kein "Blindflug", vor allem wenn sich aus dem Dateinamen nicht ergibt, um welches Verfahren es sich handelt).
7. Erneut Speichern

RA speichert die Nachricht durch Klick auf den Button "Als Entwurf speichern".

 

Hinweis

Die signierte Nachricht wird immer im Grundorder "Entwürfe" oder in einem dort vorhandenen Unterordner abgespeichert, aus dem heraus der bestehende Entwurf geöffnet wurde. Durch Auswahl des soeben gespeicherten Nachrichtenentwurfs, ob im Grundordner "Entwürfe" oder einem darin bestehenden Unterordner, kann der Nachrichtenentwurf durch Klick auf den Button "Verschieben" in einen anderen Unterordner des Grundordners "Entwürfe" verschoben werden, z.B. in einen zuvor angelegten Unterordner namens "Fertig für Versendung" (analog zu Rückgabe der unterschriebenen Unterschriftenmappe), siehe § 8 Rdn 29). Alternativ kann auch ein Etikett (siehe § 10 Rdn 20), z.B. "Fertig für Versendung durch MA" (Etikett als Arbeitsanweisung), zur Nachricht gespeichert werden, um anhand der Farbmarkierung kenntlich zu machen, dass diese Nachricht fertig vorbereitet ist und auf eine abschließende Prüfung und die Versendung durch einen Mitarbeiter wartet.

8.

Signaturprüfung

▪ Der Mitarbeiter öffnet den Nachrichtenentwurf aus dem Grundordner "Entwürfe" oder einem vorhandenen Unterordner.
▪ Vor dem Versenden muss die Signatur (qeS) auf Gültigkeit geprüft werden, siehe § 11 Rdn 86 sowie § 14 Rdn 21. Dazu kann durch den Mitarbeiter auf den nach dem Signieren neu erschienenen Bearbeitungssymbol mit der Hakengrafik "Signatur prüfen" (wieder ganz rechts in der jeweiligen Dokumentenzeile) geklickt werden. Das sich öffnende Fenster zeigt, ob die qualifizierte elektronische Signatur gültig ist und alle notwendigen Prüfungen positiv verlaufen sind. Sollte hier eine nicht erfolgreiche, nur teilweise erfolgreiche oder fehlgeschlagene Prüfung angezeigt werden, ist der Ursache...

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