Erfreulicherweise hat die Finanzverwaltung eindeutig verfügt, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren i. S. d. § 14 Abs. 1 UStG nicht dazu dient, die materiell rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG erforderlichen Angaben gewährleistet werden. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden, sofern sich die Beteiligten nicht für die weiterhin als "sicher" geltende Übertragung mit qualifizierter Signatur bzw. im Rahmen eines EDI-Verfahrens[1] entscheiden.[2]
Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint ist: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. D. h., die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht also der erbrachten Leistung.[3]
An dieser genannten Zielrichtung müssen sich die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren orientieren. Dementsprechend überschneiden sich in der Praxis die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zumindest teilweise.
Vollständigkeit der Rechnung entscheidend
Für rein umsatzsteuerrechtliche Zwecke muss der Unternehmer in erster Linie darauf bedacht sein, die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu erfüllen, er muss also insbesondere prüfen, ob die erhaltene Rechnung sämtliche geforderten Rechnungsangaben enthält. Kann er nachweisen, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben sind, kommt es im konkreten Einzelfall gar nicht darauf an, ob ein innerbetriebliches Kontrollverfahren tatsächlich durchgeführt worden ist – die Finanzverwaltung kann den Vorsteuerabzug dann auch nicht mehr versagen.
Faktisch erfüllt der Unternehmer die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren, wenn er bei jeder Rechnung einen Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen vornimmt. Er wird bereits im ureigenen unternehmerischen Interesse insbesondere überprüfen, ob
- die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
- der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
- die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches,
um zu gewährleisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.
Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung
Obwohl die Finanzverwaltung sinngemäß bereits bestätigt hat, dass bei "Nichtbeachtung" des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens der Vorsteuerabzug möglich ist, wenn die Voraussetzungen dafür nachgewiesen werden[4], sollte grundsätzlich jeder Unternehmer darauf achten, dass er die Anforderungen an das Kontrollverfahren erfüllt, zumal diese verwaltungsseitig bewusst niedrig gehalten wurden. Letztlich wird "nur" ein verlässlicher Prüfpfad benötigt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dies kann ausdrücklich bereits durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen erfolgen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg). Es werden weder spezielle technische Verfahren von der Finanzverwaltung vorgegeben, noch unterliegt das innerbetriebliche Kontrollverfahren für Zwecke des Vorsteuerabzugs einer gesonderten Dokumentationspflicht.
Ein adäquates innerbetriebliches Kontrollsystem ist auch aus anderen Gründen dringend anzuraten: Hat der Unternehmer nämlich ein solches implementiert, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das bei "steuerlichen Verfehlungen" gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit spricht.[5]
Insbesondere für Kleinbetriebe mit einem noch überschaubaren Volumen an elektronischen Rechnungen kann es bei der Rechnungsprüfung u. U. nach wie vor Sinn machen, die elektronisch empfangene Rechnung auszudrucken und auf dem Ausdruck entsprechende Prüfvermerke anzubringen.[6]
Gleichwohl bleibt es natürlich für Zwecke einer ordnungsgemäßen Archivierung (siehe unten) zwingend erforderlich, elektronische Rechnungen auch elektronisch abzuspeichern und im Ursprungsformat dauerhaft vorzuhalten. Außerdem dürfen Unternehmen nicht vergessen, dass sie die Beweislast für den Vorsteuerabzug tragen und ggf. auch Jahre später dem Finanzamt nachweisen müssen, dass die elektronisch empfangene Rechnung ursprünglich tatsächlich im elektronischen Format vorgelegen hat. Dies wird bei Vorhandensein nur eines einfachen Papierausdrucks nicht immer ohne Weite...
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