Buchhaltung als Basis für das Controlling - Vermeiden Si ... / Fehler 4 von 10: Nicht alle Belege gebucht

Keine Buchung ohne Beleg! So heißt die wichtigste Buchhalterregel. Das heißt aber auch, dass Belege, die ihren Weg in die Buchhaltung nicht finden, auch nicht gebucht werden können.

Jede Rechnung, die ins Haus kommt, muss auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Entspricht die gelieferte Ware der bestellten? Stimmt der berechnete Preis mit dem vereinbarten überein? Wurden Absprachen berücksichtigt? Ist die Skontofrist richtig angegeben?

In manchen Betrieben wird die Originalrechnung geprüft. Besonders, wenn sich eine solche Prüfung der Chef vorbehält, kann das dauern – oder im schlimmsten Fall ganz in Vergessenheit geraten. Die Rechnung schlummert unter der Schreibunterlage beim Chef und erst die Mahnung erinnert wieder an die Rechnung.

Belege sofort buchen

Abhilfe schafft eine organisatorische Änderung: Beim Posteingang wird jede Rechnung kopiert. Das Original geht sofort in die Buchhaltung und die Prüfung erfolgt anhand der Kopie. Wenn sich dann später doch Differenzen ergeben, können diese auch später gebucht bzw. korrigiert werden. Wichtig ist, dass die Rechnung als solche zeitnah verbucht wird.

Praxis-Tipp

Elektronische Rechnungen verlangen

Verlangen Sie von Ihren Lieferanten eine elektronische Rechnung. Dafür sollten Sie eine eigene E-Mail-Adresse einrichten, z. B. [e-mail]. Gleich beim Rechnungseingang wird die Rechnung in der Buchhaltung erfasst. Dann kann der eigentliche Prüfvorgang im Anschluss gestartet werden, der Beleg geht nicht verloren und die Zahlungsziele können eingehalten werden.

Ohnehin müssen Sie sich darauf einstellen, ab dem Jahr 2025 bzw. nach den Übergangsfristenregelungen auch selbst als kleiner Betrieb im Geschäftskundenbereich mit echten E-Rechnungen zu arbeiten. Als echte E-Rechnung zählt dann keine reine PDF-Datei mehr, sondern nur noch Rechnungen, die im XML-Format versendet werden. In Deutschland kann dazu auch das ZUGFeRD-Format genutzt werden.

Moderne Buchhaltungsprogramme wie z. B. lexoffice sind bereits entsprechend mit XML-Datenformaten ausgestattet.Mehr zur Umstellung auf XRechnung lesen Sie im Beitrag XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um. Die Checkliste zu XRechnung enthält zentrale Punkte zur Umstellung auf die XRechnung und unterstützt Sie im Umstellungsprozess.