Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige verpflichtet seine steuerlich relevanten Buchhaltungsbelege im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (aktuell 10 Jahre) vollständig und lesbar aufzubewahren. Für einen vollständigen Verzicht auf die manuelle Aufbewahrung der papierhaften Belege ist die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen notwendig und die Einhaltung diverser Formvorschriften.
Auch ohne Inanspruchnahme des ersetzenden Scannens nutzen Steuerpflichtige auch die Digitalisierung ihrer Bewirtungsbelege, um einen zeitnahen Zugriff auf diese zu erhalten und/oder diese der Buchhaltung auch auf elektronischem Weg übermitteln zu können.
Das Bundesministerium der Finanzen fasst in seinem Schreiben vom 30.6.2021[1].die Voraussetzungen für die generelle Digitalisierung von Bewirtungsbelegen für deren steuerliche Anerkennung nunmehr wie folgt zusammen:
- Die Bewirtungsrechnung kann durch digitalen Versand an den Steuerpflichtigen oder durch papierhafte Hingabe und spätere Digitalisierung durch den Steuerpflichtigen digitalisiert werden.
- Wird der Eigenbeleg durch den Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert ist sicherzustellen, dass
- die Angaben im Nachhinein unveränderbar sind und
- durch die elektronische Unterschrift oder Genehmigung des Steuerpflichtigen bestätigt werden.
- Der digitalen/digitalisierten Bewirtungsrechnung ist der digitale/digitalisierte Eigenbeleg beizufügen. Die Dokumente sind digital zusammenzuführen oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung zu kennzeichnen.
- Der elektronische Eigenbeleg ist zeitnah zu erstellen bzw. der digitale Bewirtungsbeleg um die notwendigen Angaben zu ergänzen.
- Der Zeitpunkt der Erstellung/Ergänzung des Eigenbelegs ist auf dem Dokument elektronisch aufzuzeichnen
- ebenso wie der Zeitpunkt der Signierung bzw. Genehmigung.
- Das vollständige Dokument ist unveränderbar digital aufzubewahren und
- das Digitalisierungsverfahren muss in einee Verfahrensdokumentation beschrieben werden .[2]
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