Dienstwagen, Fahrtenbuch

Zusammenfassung

 

Begriff

Ein Dienstwagen ist ein Kraftfahrzeug, das ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zur persönlichen, alleinigen Nutzung zur Verfügung stellt. Der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagenüberlassung kann – anstelle der pauschalen 1-%-Regelung – auch individuell mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die Kraftfahrzeuggesamtkosten durch Belege und die Nutzungsverhältnisse durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Die Dienstwagenbesteuerung nach der Fahrtenbuchmethode ist indes sehr streitanfällig und führt insbesondere im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen regelmäßig zu Lohnsteuernachforderungen, weil das Finanzamt häufig die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs versagt und stattdessen den Sachbezug anhand der meist ungünstigeren pauschalen 1-%-Regelung ermittelt.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Gesetzliche Regelungen finden sich in § 8 Abs. 2 Sätze 2, 3 EStG i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG (1-%-Regelung); sowie in § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (Fahrtenbuchmethode). Die Finanzverwaltung hat in R 8.1 Abs. 9 LStR zur Überlassung von Dienstwagen an Arbeitnehmer ausführlich Stellung genommen. Ausführungen zum elektronischen Fahrtenbuch, zur Berechnung der Gesamtkosten und der Anrechnung von Nutzungsentgelten ergeben sich aus BMF, Schreiben v. 4.4.2018, IV C 5 - S 2334/18/10001, BStBl 2018 I S. 592. Zur Überlassung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen als Dienstwagen s. BMF, Schreiben v. 5.6.2014, IV C 6 – S 2177/13/10002, BStBl 2014 I S. 835, ergänzt durch BMF, Schreiben v. 24.1.2018, IV C 6 - S 2177/13/10002, BStBl 2018 I S. 272.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. In § 1 Abs. 1 Satz 1 SvEV ist normiert, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen. Die Überlassung eines Firmenwagens stellt einen sonstigen Sachbezug dar, der nach § 3 SvEV zu beurteilen ist.

 

Kurzübersicht

 
Entgelt LSt SV
Geldwerter Vorteil bei Überlassung zu Privatfahrten pflichtig pflichtig
 

Lohnsteuer

1 Nutzungswertermittlung

1.1 Berechnung der Pkw-Gesamtkosten

Die Pkw-Gesamtkosten können nicht einfach aus der betrieblichen Buchführung übernommen werden, sondern müssen in typisierender Weise berechnet werden. Anzusetzen sind nur die vom Arbeitgeber getragenen Kosten. Soweit der Arbeitnehmer laufende Aufwendungen übernimmt, bleiben diese bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz. Aus der ermittelten Fahrleistung des Pkw und den Gesamtkosten ist der Fahrzeugaufwand je gefahrenem Kilometer zu berechnen. Dieser individuelle Kilometersatz ist Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils, der auf die Privatfahrten entfällt.

 
Art der Nutzung Berechnung des Arbeitslohns
Privatfahrten   Gesamtkosten = Kosten pro km × privat gefahrene km
  Jahresfahrleistung
Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte   Gesamtkosten = Kosten pro km × gefahrene km Wohnung – Tätigkeitsstätte
  Jahresfahrleistung

Nicht zulässig ist es, einen Durchschnittswert anzusetzen, der sich aus den betrieblichen Kosten aller Betriebsfahrzeuge ergibt, falls für Zwecke der betrieblichen Gewinnermittlung ein Kfz-Sammelkonto geführt wird.

1.2 Einzubeziehende Aufwendungen

1.2.1 Jährliche Abschreibung

Die Abschreibung für das Fahrzeug berechnet sich nach den tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zuzüglich Umsatzsteuer und nicht etwa auf Basis des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung.

Die Nutzungsdauer bei Neuwagen richtet sich nicht nach der AfA-Tabelle, sondern geht von einer 8-jährigen Nutzungsdauer aus; dies entspricht einer Abschreibung von 12,5 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Bei Gebrauchtwagen ist sie nach der jeweiligen Restnutzungsdauer zu schätzen; dabei sind Alter, Beschaffenheit und Einsatz des Fahrzeugs zu berücksichtigen.

Sonderabschreibungen gehören nicht zu den Pkw-Gesamtkosten.

Bei Leasingfahrzeugen sind anstelle der Abschreibung die jeweiligen Leasingraten anzusetzen.

1.2.2 Übrige Betriebskosten

Zu den Pkw-Gesamtkosten gehört weiterhin die Summe aller übrigen Betriebskosten, z. B.

  • Betriebsstoffkosten (Benzin, Öl, Reinigungs- und Pflegekosten),
  • Ersatzteile und Zubehör (z. B. Reifen und Eiskratzer),
  • Wartungs- und Reparaturkosten,
  • Kfz-Steuer und -versicherung.

In die Berechnung der Gesamtkosten nicht einzubeziehen ist der Ladestrom bei einem Elektro-Dienstwagen, der beim Laden an einer betrieblichen Ladestation steuerfrei bleibt. Dasselbe gilt für den steuerfreien Auslagenersatz, wenn der Arbeitgeber die zunächst vom Arbeitnehmer getragenen Stromladekosten steuerfrei ersetzt.

1.2.3 Gesamtkosten zuzüglich Umsatzsteuer

Die in die Ermittlungen der Gesamtkosten einzubeziehenden Aufwendungen sind zuzüglich Umsatzsteuer anzusetzen, soweit aus den B...

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