Rz. 6
Die Kosten sind nur dann vom Arbeitgeber zu tragen, wenn die zugrunde liegenden Aufwendungen für die Betriebsratsarbeit notwendig waren. Es gilt der Grundsatz der Erforderlichkeit, d. h. der Betriebsrat hat zu prüfen, ob das verlangte Sachmittel für die Erledigung von Betriebsratsaufgaben erforderlich und deshalb vom Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen ist. Er darf sich dabei nicht allein von seinen subjektiven Bedürfnissen leiten lassen, sondern muss bei seiner Entscheidungsfindung die betrieblichen Verhältnisse und die sich ihm stellenden Aufgaben berücksichtigen. Dabei hat er die Interessen der Belegschaft an einer sachgerechten Ausübung des Betriebsratsamts einerseits und berechtigte Interessen des Arbeitgebers, auch soweit sie auf eine Begrenzung seiner Kostentragungspflicht gerichtet sind, gegeneinander abzuwägen. Diese Entscheidung des Betriebsrats unterliegt nur einer begrenzten arbeitsgerichtlichen Kontrolle. Es wird nur geprüft, ob das verlangte Sachmittel aufgrund der konkreten betrieblichen Situation der Erledigung einer gesetzlichen Aufgabe des Betriebsrats dient und der Betriebsrat nicht nur die Interessen der Belegschaft berücksichtigt hat, sondern bei seiner Entscheidung auch berechtigten Interessen des Arbeitgebers Rechnung getragen hat. Wenn das Sachmittel der Erledigung betriebsverfassungsrechtlicher Aufgaben und sich die Interessenabwägung des Betriebsrats im Rahmen seines Beurteilungsspielraums hält, kann das Arbeitsgericht die Entscheidung des Betriebsrats nicht durch ihre eigene ersetzen (BAG, Beschluss v. 12.5.1999, 7 ABR 36/97[1] und BAG, Beschluss v. 9.6.1999, 7 ABR 66/97[2]). Freigestellte Betriebsratsmitglieder sind nicht verpflichtet, sich Fahrten im Rahmen einer erforderlichen Betriebsratstätigkeit unter Angabe der betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben vom Arbeitgeber genehmigen zu lassen (LAG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 30.1.2014, 8 TaBV 1052/13). Nutzen sie für erforderliche Fahrten einen Privat-Pkw, sind diese dann nicht erstattungsfähig, wenn der Arbeitgeber einen Dienstwagen und damit ein kostengünstigeres Verkehrsmittel angeboten hat (LAG Schleswig-Holstein, Urteil v. 22.1.2014, 6 TaBV 4/13).
Rz. 7
Die Kosten sind neben der Erforderlichkeit noch an einem weiteren Maßstab zu prüfen, dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Dieser aus dem Gebot der vertrauensvollen Zusammenarbeit (§ 2 Abs. 1 BetrVG) abgeleitete Grundsatz gebietet es, den Arbeitgeber nur mit Kosten zu belasten, die zur ordnungsgemäßen Durchführung der Aufgaben des Betriebsrats unvermeidbar sind. Lässt sich eine Aufgabe des Betriebsrats bei gleicher Effektivität kostengünstiger erledigen, würde der Betriebsrat rechtsmissbräuchlich handeln, wenn er den teureren Weg wählt. Zudem können bestimmte Kosten für den Arbeitgeber unzumutbar werden, wenn sie außer Verhältnis zu Größe und Leistungsfähigkeit des Betriebs stehen. Dies muss der Betriebsrat in seine Abwägungen mit einbeziehen. Die Überprüfung des Abwägungsvorgangs ist jedoch auch bei dieser Frage nach den o. g. (Rz. 7) Grundsätzen begrenzt.
Rz. 8
Der Anspruch auf Kostenerstattung setzt nicht voraus, dass der Arbeitgeber im Vorfeld der Verursachung von Kosten zugestimmt hat. Bei außergewöhnlichen Kosten ist allerdings eine vorherige Information und eine Beratung mit ihm geboten. Unterlässt der Betriebsrat dies, so kann darin eine Pflichtverletzung liegen, die jedoch nicht zum Ausschluss des Anspruchs führt. Vielmehr findet lediglich die o. g. Erforderlichkeitsprüfung statt.
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