Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit

Zusammenfassung

Überblick

Was passiert, wenn plötzlich niemand mehr ins Büro kommt und alle von zu Hause arbeiten? Nicht machbar? Die Corona-Krise hat - wenn auch unfreiwillig - den Beweis erbracht: es geht, mit Anlaufschwierigkeiten, aber eben anders! Wie funktioniert die Zusammenarbeit in Unternehmen, wenn man sich nicht jeden Tag im Büro sieht, sondern jeder an einem anderen Ort tätig ist? Für einige wenige Unternehmen ist das vielleicht bereits geübter Alltag aber für die meisten Betriebe ist das völliges Neuland, wenn die Belegschaft im Homeoffice arbeitet. Homeoffice war vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen bislang nur eine Randerscheinung. Durch die Corona-Krise stehen nun ganze Organisationen und vor allem Vorgesetzte vor der Herausforderung, ihre Mitarbeiter über eine räumliche Distanz hinweg zu führen und neue Wege der virtuellen Zusammenarbeit zu finden. Dieser Beitrag zeigt auf, auf was es dabei ankommt, wo Gefahren lauern und welche Chancen sich auftun können.

1 Führung auf Distanz braucht Vertrauen

Die Mitarbeiter arbeiten von zu Hause. Jeder für sich. Was bedeutet das für ein Team und die Führungskraft? Wie kann ich mein Team führen, wenn es nicht zusammen in einem Büro sitzt, sondern wenn jeder bei sich zu Hause arbeitet? Diese Frage stellt sich während der Corona-Krise für viele Führungskräfte akut und sicherlich zum ersten Mal in diesem Ausmaß, denn immer mehr Unternehmen verordnen ihren Mitarbeitern das Arbeiten aus dem Homeoffice, um die Produktivität so gut es geht aufrecht zu erhalten.

Zunächst ist diese Situation für viele Teams und vor allem für viele Führungskräfte neu und ungewohnt. Es herrscht große Unsicherheit, ob und wie das gehen kann. Aber eines vorweg: Führung eines verteilten Teams aus der Ferne funktioniert. Anders, als wenn alle gemeinsam an einem Ort arbeiten, aber sie funktioniert. Natürlich müssen zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Da wird am Anfang nicht sofort alles reibungslos funktionieren. Dafür braucht es eine gewisse Rüstzeit, die auch etwas Geduld und Nachsicht fordert.

Aus dem Blickwinkel einer Führungskraft stellt die technische Ausstattung der Mitarbeiter im Homeoffice oft nur die kleinste Herausforderung dar. Fehlendes technisches Equipment muss angeschafft werden und die Infrastruktur für Zugriffe auf unternehmenseigene Netzwerke, Programme etc. bereitgestellt werden. Im besten Fall kann dies an die IT-Abteilung delegiert werden.

Führungsverantwortung kann jedoch nicht delegiert werden. Hier ist die Führungskraft gefordert und es braucht eine gewisse Haltung, aus der heraus sie agiert. Auf Vieles, was man bisher kontrollieren konnte, muss jetzt vertraut werden. Bei Führung auf Distanz ist es wichtiger denn je, Orientierung zu geben, gegenseitiges Vertrauen entwickeln und Nähe schaffen.

Offenheit und Ehrlichkeit

Die veränderte Situation der virtuellen Zusammenarbeit sollte offen thematisiert und die sich daraus ergebenden Herausforderungen angesprochen werden. Die unterschiedlichen Erwartungen müssen klar ausgesprochen werden: Die der Führungskraft ans Team und die des Teams an die Führungskraft. Mit der Distanz geht oft auch die Angst vor Kontrollverlust einher. Bislang hatte man die Mitarbeiter immer im Blick, vielleicht sogar im Großraumbüro, jetzt müssen Führungskräfte darauf vertrauen, dass jeder diszipliniert an seinen Aufgaben arbeitet - zu Hause in den eigenen vier Wänden. Hier hilft es, in die Offensive zu gehen und zuzugeben, dass diese Situation auch für Führungskräfte ungewohnt ist und noch Übung braucht. Das schafft Akzeptanz und Vertrauen bei den Mitarbeitern. Auch Führungskräfte können nicht immer alles sofort. Das Wichtigste überhaupt: offen und ehrlich zum Team und zu sich selbst sein.

Orientierung schafft Vertrauen

Das angesprochene Vertrauen in die Teammitglieder ist überhaupt erst die Voraussetzung dafür, dass Zusammenarbeit an getrennten Orten auf eine längere Zeit hin funktioniert. Die Führungskraft muss den Mitarbeitern vertrauen, dass sie genauso engagiert arbeiten wie im Büro. Und die Mitarbeiter brauchen Vertrauen in ihre Führungskraft, damit sie sicher sein können, bei Problemen und mit ihren Sorgen nicht allein gelassen zu werden. Für viele ist es im Homeoffice ein Spagat zwischen Familie und Job. Kinder brauchen Betreuung, Arbeitszeiten müssen evtl. neu verteilt werden. All diese Unsicherheiten sollten mit der Führungskraft besprochen werden. Die Basis für Vertrauen ist ein klar definierter Rahmen fürs tägliche Tun – und die Kommunikation.

Regelmäßige Teammeetings schaffen Nähe

Aus agilen Arbeitsmethoden wie z. B. der Scrum-Methode sind "Daily" oder "Weekly" bereits gang und gäbe. Diese kurzen Meetings eignen sich für virtuelle Teams ganz besonders. Das Team trifft sich zu festgelegten Zeiten täglich oder wöchentlich (je nach Größe und Bedarf) zu einem kurzen "Stand-up" und jeder berichtet über den aktuellen Projektstand oder den Aufgaben, mit denen er sich gerade beschäftigt. Diese Meetings müssen nicht zeitaufwändig sein, sondern können auch sehr kurz gehal...