Seit über einem Jahr treffen sich viele Teammitglieder nur noch virtuell. Inzwischen haben einige Mitarbeiter in den langen, virtuellen Sitzungen Konzentrationsprobleme. Dabei können Führungskräfte und Beschäftigte schon mit kleinen, bewussten Veränderungen die Kommunikation in Videokonferenzen verbessern und eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen.
Zu Beginn der Coronapandemie im Frühjahr 2020 waren virtuelle Konferenzen für viele Mitarbeiter noch Neuland. Nach über einem Jahr konnten Millionen Beschäftigte mittlerweile einige Erfahrungen sammeln. Dennoch gibt es in vielen virtuell zusammenarbeitenden Teams noch Optimierungsbedarf. Folgende acht Tipps helfen dabei, die Arbeitsatmosphäre in Videocalls und virtuellen Konferenzen zu verbessern.
1. Im Kontakt Vertrauen aufbauen
Wenn Sie sich in eine virtuelle Plattform einwählen, gibt es keine Übergänge, so wie in der präsenten Welt. Deshalb ist es hilfreich, wenn Sie als Gastgeber in die ersten Minuten Ruhe hineinbringen. Begrüßen Sie Ihre Gesprächspartner in einer entspannten Atmosphäre. Damit schaffen Sie eine gemeinsame Wellenlänge, die möglichen Missverständnissen und Aufregungen der Teilnehmer vorzubeugen hilft. Persönliche Eingangsfragen unterstützen Sie dabei, einen direkten, vertrauensvollen Kontakt aufzubauen.
Und vergessen Sie nicht, gerade in der virtuellen Welt einen guten Abschluss zu gestalten. So haben die Teilnehmer das Gespräch oder das Seminar in Erinnerung.
2. Kurze und prägnante Aussagen schaffen Aufmerksamkeit
Virtuelle Zeit zählt anders als präsente Zeit. Sie wirkt kürzer und trifft die Teilnehmenden in unterschiedlichen Kontexten. Deshalb ist die Aufmerksamkeitsspanne virtuell niedriger als präsent. Prägnante und kurze Aussagesätze helfen Ihnen, die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner zu halten. Nutzen Sie auch Fragen, die zum Mitdenken anregen. Dies steigert der Präsenz beim Gegenüber.
3. Pausen in einer verdichteten Zeit setzen können
Die virtuelle Welt verdichtet Zeit. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie Ihrem Gegenüber Zeit lassen, soeben Gehörtes und Gesehenes zu verdauen. Eine Pause hilft auch Ihnen selbst, sich zu spüren und gegebenenfalls innerlich wieder zu entspannen. Eine Pause ist dann richtig gesetzt, wenn Sie die Stimme am Ende des Satzes mit einem Ausatmen absenken. Bleibt dagegen Ihre Stimme oben, ist die Pause nicht eindeutig und suggeriert Unsicherheit.
4. Eine aufrechte Körperhaltung führt zu mehr Online-Präsenz
Eine aufrechte Körperhaltung am Bildschirm verhilft Ihnen zu einer höheren Körperpräsenz. Außerdem beeinflusst sie unmittelbar Ihre Stimme. Dazu ist es dienlich, die beiden Füße auf die Erde nebeneinander zu stellen und sich im Oberkörper entspannt aufzurichten. Ein passender Stuhl kann Sie in der Aufrechten unterstützen, sodass Sie sich nicht zu starr aufrecht halten müssen. Zusätzlich können Sie in den Pausen Ihre Schultern kreisen lassen, um die Schultern zu entspannen. Auch das wirkt sich unmittelbar auf die Stimme und die Körperpräsenz aus.
5. Mit entspannter Stimme eine angenehme Atmosphäre schaffen
Virtuelle Kommunikation lebt von einer entspannten Stimme. Gerade wenn Sie sich aus unterschiedlichen Standorten zuschalten, entsteht das Gefühl lauter sprechen zu müssen, um die räumliche Distanz zu überbrücken. Dabei spannen sich die Stimmbänder an und eine "dünner" wirkende Stimme vermittelt Anspannung. Deshalb ist es wichtig, mit Ihrer tiefen Stimme zu sprechen: Nutzen Sie die normale Zimmerlautstärke und senken Sie am Ende des Satzes die Stimme ab.
Dabei hilft es Ihnen, wenn Sie vor einem gesprochenen Satz bewusst ausatmen. Sie atmen automatisch wieder ein und sprechen dann auf Ihrer Ausatmung. Ihre Stimme entspannt sich im wahrsten Sinne des Wortes und überträgt dieses Gefühl auf Ihre Gegenüber.
6. Mit untermalender Gestik lebendig bleiben
Vor der Kamera kann die Gestik zu viel und zu groß wirken. Deshalb halten auch Sie sich vielleicht mit Ihrer Gestik zurück. Da jedoch die Gestik die Stimme beeinflusst, kann der Eindruck entstehen, dass Sie erstarren.
Hier ist es hilfreich, die Hände auf den Tisch zu legen und sie ganz bewusst am Anfang eines Satzes mitzunehmen. Dadurch entstehen kleinere untermalende Gesten, die der Stimme helfen, auf natürliche Weise zu betonen. Außerdem wirkt Ihr Gesamteindruck dadurch lebendiger.
7. Natürliche Mimik bewirkt mehr Offenheit
Da die meisten virtuellen Plattformen auch das eigene Bild zeigen, betrachten Sie sich automatisch selbst. Die natürliche Reaktion darauf ist sich ganz ruhig zu verhalten, um besonders freundlich oder auch konzentriert zu wirken. Dadurch können Sie eher einen aufgesetzten Eindruck machen.
Stellen Sie sich innerlich vor, den Blick ganz weit zu stellen. Allein bei der Vorstellung entspannen sich die Augen und das Gesicht öffnet sich. Ein leichtes Lächeln entsteht.
8. Technische Rahmenbedingungen für den optimalen virtuellen Auftritt
Ihre Rahmenbedingungen helfen dabei, sich im wahrsten Sinne des Wortes ins rechte Licht zu rücken. Beachten Sie deshalb, dass Sie
- von vorne gut beleuchtet werden,
- die Kamera auf Augenhöhe ist,
- sie keine kleinen Muster tragen, die vor der Kamera flimmern könnten,
- Ihr Hintergrund das zeigt, was Sie zeigen wollen oder neutral durch einen Paravent oder weiße Wand gehalten wird (digitale Hintergründe verbrauchen meist zu viel Bandbreite oder lassen die Konturen verschwimmen) und
- Sie über genügend Bandbreite verfügen und im Zweifelsfalle ein Lan-Kabel nutzen und große Computerprogramme parallel schließen.
Zur Autorin: Elisabeth Ostermann ist Mitinhaberin von "VitaminT - Die Bühne für Veränderung". Außerdem ist sie Theaterpädagogin, Trainerin und Coach: www.elisabethostermann.de.
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