Recruiting: Messe richtig vorbereiten

Ein Auftritt auf einer Recruitingmesse kostet Geld. Damit sich diese Investition lohnt, gilt es zunächst, Zeit in eine gute Vorbereitung zu investieren. Wenn Sie fünf wichtige Schritte beachten, sollte die Beteiligung an einem Recruitingevent zum gewünschten Erfolg werden.

Vor einer Produktmesse gilt es viel zu organisieren: die Planung des Messepersonals, den Standbau, das Catering, Broschüren, Giveaways und vieles mehr. Auch wenn für den Auftritt auf einer Recruitingmesse meist auf einen aufwändigen Standbau verzichtet werden kann, gilt es, rechtzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen und ausreichend Zeit dafür einzuplanen. Nur wenn Sie und Ihr Team gut vorbereitet sind, können Sie auch die gewünschten Erfolge erzielen. Ein schlecht geplanter Messeauftritt wird schnell zu einem Blindflug.

So wird die Beteiligung an einer Recruitingmesse zum Erfolg

Die Ziele, die Sie mit Ihrem Messeauftritt verfolgen, haben Sie idealerweise schon vor der Auswahl geeigneter Events formuliert:

  • Wollen Sie neue Bewerbungen generieren?
  • Wollen Sie Ihr Unternehmen als Arbeitgeber bekannter machen?
  • Möchten Sie bestimmte Berufe oder Einstiegsprogramme vorstellen?
  • Sollen die Personen am Messestand Kontakte knüpfen oder auch Interviews führen?

Nachdem Sie Events ausgewählt haben, die zu Ihrer Zielgruppe und Ihren Recruitingzielen passen, sollten Sie gleich mit der Terminplanung beginnen: Notieren Sie sich, welche Anmeldefristen es gibt, wann Sie Themen für das Vortragsprogramm einreichen müssen, wann welche weiteren Termine fällig sind und errechnen Sie die benötigten Vorlaufzeiten für Einladungen und eventuelle Vorauswahlgespräche mit Kandidatinnen und Kandidaten.

Der detaillierte Zeitplan und eine klare Zieldefinition stellen die wichtigsten Basics für die Messeplanung dar. Von ihnen hängt die weitere Planung und Vorbereitung ab. Geht es darum, die Rahmenbedingungen und die Standorganisation zu klären, ist es sinnvoll, mit dem Messeteam aus Ihrem Produktmarketing zusammenzuarbeiten. Die Kolleginnen und Kollegen haben langjährige Erfahrungen mit Produktmessen und können Ihnen beim Einhalten der Standvorschriften, dem Erstellen von Displays und der Auswahl von Giveaways schnell weiterhelfen. Bei den Recruiting-spezifischen Fragestellungen sind jedoch Sie als HR-Verantwortliche in der Verantwortung.

Häufig verläuft der Auftritt auf Recruitingmessen im Sande, weil sich die Besucherinnen und Besucher nicht wertgeschätzt fühlen oder weil die dort geknüpften Kontakte nicht nachhaltig weiterverfolgt werden. Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich eine Vorgehensweise in fünf Schritten.

Fünf Schritte für die richtige Vorbereitung und Nachbereitung

Schritt eins: Definieren Sie den Nutzen für die Kandidatinnen und Kandidaten

Die Zielgruppe, die Sie mit Ihrem Auftritt auf der Recruitingmesse ansprechen wollen, haben Sie idealerweise schon vor der Auswahl des Events definiert. Nun geht es aber um die Fragestellung: Welcher konkrete Nutzen ergibt sich für die Besucherinnen und Besucher Ihres Messestands? Sollen sie einen Überblick über alle offenen Positionen an einem bestimmten Standort bekommen? Geht es darum, über die einzelnen Schritte des Traineeprogramms zu informieren oder darum, einen Austausch mit Personen aus der Fachabteilung zu ermöglichen? Definieren Sie vor dem Event ein oder mehrere Nutzenversprechen für Ihre Besucherinnen und Besucher.

Schritt zwei: Kommunizieren Sie den Messeauftritt und versenden Sie Einladungen

Wer kein Einladungsmarketing betreibt, sollte sich nicht wundern, dass an seinem Stand kaum Traffic ist oder dass sich nur oberflächliche Kontakte ergeben. Deshalb gilt es, im Vorfeld über Ihren Messesauftritt zu informieren, etwa über Ihren Talentpool-Newsletter, mit Anzeigen in Hochschulzeitschriften oder mit Social-Media-Postings. Wichtig ist, dass die Kommunikation zielgruppenspezifisch ist. Haben Sie bereits Adressen von aussichtsreichen Kandidatinnen und Kandidaten oder kann der Veranstalter im Vorfeld Kontakte herstellen, sollten Sie persönliche Einladungen versenden und Termine vereinbaren.

Schritt drei: Stellen Sie das Messeteam zusammen und planen Sie die Anreise

Aus den Messezielen und dem definierten Kandidatennutzen ergibt sich die Zusammenstellung des Messeteams: Wie viele Vertreter der Personalabteilung sollen vor Ort sein? Welche Fachabteilungen sollten mit wie vielen Personen vertreten sein? Ist es erforderlich, dass Auszubildende, Trainees oder andere Beschäftigte mitkommen, um mit den Besucherinnen und Besuchern Peer-to-Peer-Gespräche zu führen? Findet die Veranstaltung weiter entfernt statt, sollten Sie nicht vergessen, auch die Anreise und gegebenenfalls eine Übernachtung mit zu organisieren. Wird die Veranstaltung virtuell durchgeführt, sollten Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen abklären und sicherstellen, dass alle Beteiligten stabile Internetverbindungen haben. 

Schritt vier: Schulen und briefen Sie die Kolleginnen und Kollegen ausführlich

Ein häufig unterschätzter Faktor für den Messeerfolg ist ein gutes Briefing der Beteiligten. Gerade die Kolleginnen und Kollegen der Fachabteilungen bringen wenig Erfahrung in Sachen Gesprächsführung mit. Hier bieten sich Schulungen an. Kommunizieren Sie darüber hinaus an alle Beteiligten: Welche Kontakte sind interessant? Wie werden diese aufgenommen? Bei welchen Besucherinnen und Besuchern sind ausführliche Gespräche sinnvoll? Nach welchen Kriterien werden diese geführt? Welche weiterführenden Schritte sollten eingeleitet werden? Legen Sie zudem fest, welcher Kleidungsstil angemessen ist, ob die Besucherinnen und Besucher geduzt oder gesiezt werden und vergessen Sie nicht, Namensschilder drucken zu lassen.

Schritt fünf: Halten Sie den Kontakt mit den interessanten Kandidatinnen und Kandidaten 

Ist die Recruitingmesse vorbei, kehrt vielfach wieder "Business as Usual" ein und die anderen dringenden Aufgaben, die während der Messe liegengeblieben sind, werden erledigt. Das ist ein Fehler, denn erst in der Nachbereitung kann die Messebeteiligung ihre richtige Wirkung entfalten: Nun gilt es, die Kommunikation mit den interessanten Kandidatinnen und Kandidaten, die noch nicht direkt zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, weiter aufrechtzuhalten. Informieren Sie regelmäßig über neue Vakanzen, über Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen oder laden Sie zu einem Vor-Ort-Besuch ein. Wichtig ist, möglichst persönlich und wertschätzend zu kommunizieren.

Nicht nur Spaß, sondern auch Information und Kontaktpflege

Sicher gibt es Personen, die nur zu einer Recruitingmesse kommen, um Kugelschreiber und Giveaways zu sammeln. Aber die meisten Teilnehmenden haben die ernste Absicht, sich über Ausbildungsberufe oder Einstiegsmöglichkeiten, über Karrierewege und Arbeitgeberleistungen zu informieren. Sicher gibt es Zielgruppen, bei denen ein buntes, auffälliges oder lautstarkes Angebot am Messestand dazu führt, dass sie überhaupt auf Ihr Unternehmen aufmerksam werden. Aber häufig haben sich die Besucherinnen und Besucher schon im Vorfeld mit den Arbeitgebern, die Ihnen interessant erscheinen, auseinandergesetzt.

Lassen Sie den Spaß an Ihrem Messestand nicht zu kurz kommen, aber denken Sie immer daran, wie wichtig es ist, dass jede Person an Ihrem Stand fachkundig Auskunft geben kann und nachhaltige Kontakte zu denjenigen aufbaut, die möglicherweise schon bald für Ihr Unternehmen tätig werden.