Zielgruppenspezifisches Onboarding und Besonderheiten / 1.7 Offboarding – man sieht sich immer 2-mal

Offboarding (oder Austritts- bzw. Exit-Management) bezeichnet im Personalmanagement einerseits den technischen bzw. systematischen oder organisatorischen Prozess, also bspw. die Weitergabe von Dokumenten, Wissen und Kontakten. In den Fokus rückt aber auch der bewusst gestaltete sozio-emotionale Trennungsprozess, bei dem der Mitarbeiter in der Austrittsphase unterstützt und durch HR, den Vorgesetzten oder einen speziell ausgebildeten Coach bis zum tatsächlichen Austritt begleitet wird. Das Ziel dabei ist es, die Atmosphäre und die Prozesse für den ausscheidenden Mitarbeiter konstruktiv und positiv zu gestalten, denn jeder scheidende Mitarbeiter ist auch immer ein Botschafter des Unternehmens.

Man sieht sich immer zweimal

Warum sich Offboarding immer lohnt

Es gibt viele verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Meist richten die Unternehmen schnell den Blick nach vorn und sind mit der Stellennachbesetzung und dem Onboarding des Nachfolgers beschäftigt. Nur wenige Firmen nehmen sich Zeit für den Offboarding-Prozess, eventuell auch, weil es als unangenehme Aufgabe seitens HR oder der Führungskraft empfunden wird, falls das Arbeitsverhältnis arbeitgeberseitig oder gar im Streit beendet wurde. Doch es gibt handfeste Gründe, warum sich Unternehmen für den Offboarding-Prozess Zeit nehmen sollten:

• Rückgewinnungsoption nutzen: Schon beim Kündigungsgespräch beginnt der Offboarding-Prozess. Ein Mitarbeiter, der von sich aus kündigt, darf kein schlechtes Gewissen wegen seiner Kündigung vermittelt bekommen. Vielleicht gibt es Optionen oder Perspektiven, um den Mitarbeiter doch noch halten zu können, was bei Leistungsträgern gewünscht sein könnte. Bedauern Sie die Entscheidung des Mitarbeiters, sprechen Sie auf jeden Fall eine Rückkehrmöglichkeit an, da sich bei einem Wechsel nicht immer alle Hoffnungen erfüllen. So signalisieren Sie dem Mitarbeiter, dass die Tür für ihn offenbleibt.
• Wissenstransfer sichern: Schafft es ein Unternehmen, dem scheidenden Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass seine Person und Arbeit nach wie vor geschätzt werden, ist dieser eher dazu bereit, Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen. Die Aufforderung, sein Wissen zu dokumentieren und zu übergeben, sollte bereits im Kündigungsgespräch adressiert werden, damit genug Zeit dafür bleibt.
• Image verbessern: Ehemalige Mitarbeiter sind auch immer Botschafter des Unternehmens. Verlässt der Mitarbeiter die Firma mit positiven Erfahrungen, trägt er diese auch eher an Freunde oder Bekannte weiter und hinterlässt positive Bewertungen in Arbeitergeber-Bewertungsportalen wie kununu oder glassdoor.
• Employer Branding unterstützen: Die positiven – und meist auch ehrlichen – Bewertungen der ehemaligen Mitarbeiter erleichtern wiederum das Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter und eines Nachfolgers erheblich.
• Feedback für Verbesserungen nutzen: Um künftige Fluktuationen zu vermeiden bzw. zu senken, ist es hilfreich, die genauen Trennungsgründe zu erfahren und die eventuellen Unzufriedenheiten zu ergründen. Nur so können Sie aus Fehlern lernen und die Arbeitszufriedenheit der übrigen Mitarbeiter weiter verbessern.

Wenn die Firma kündigt

Wenn das Unternehmen das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter beendet, ist für den Offboarding-Prozess besonders viel Fingerspitzengefühl gefragt. Hat der gekündigte Mitarbeiter das Gefühl, nicht gerecht behandelt worden zu sein, kann er einigen Schaden anrichten, falls er z. B. vor dem Arbeitsgericht klagt oder auch nur seinem Nachfolger wichtiges Wissen vorenthält.

Bedenken Sie unbedingt, dass eine arbeitgeberseitige Kündigung die verbleibenden Mitarbeiter frustrieren und demotivieren kann, vor allem wenn ein beliebter Mitarbeiter von der Kündigung betroffen ist. Aus Solidarität könnten im Extremfall weitere Mitarbeiter das Handtuch werfen und ebenfalls kündigen, vor allem wenn sie die Kündigung und den Offboarding-Prozess als nicht respektvoll empfinden.

Hinterlässt der gekündigte Mitarbeiter zudem eine negative Arbeitgeber-Bewertung im Internet, wirft dies in der Öffentlichkeit ein schlechtes Licht auf die Firma und erschwert das künftige Recruiting.

Bei arbeitgeberseitigen Kündigungen kann eine Orientierungs- und Outplacement-Beratung dazu beitragen, dass eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird.

Hinweis

Mit einem gut vorbereiteten, offenen und ehrlichen Kündigungs- und Austrittsgespräch mit dem Mitarbeiter können Sie negative Konsequenzen zumindest abmildern. Teilen Sie dem Mitarbeiter offen und ehrlich die Kündigungsgründe mit und führen Sie unbedingt auch zeitnah ein Gespräch mit den Kollegen des gekündigten Kollegen. Auch den Kollegen sollten Sie die Entscheidung begründen und ihre Fragen dazu beantworten, da sonst die wildesten Gerüchte die Runde machen und das Unternehmensimage und die Atmosphäre schädigen könnten.

Warum Austrittsinterviews wichtig sind

Die Rückmeldungen der austretenden Mitarbeiter, die das Unternehmen im Rahmen eines Abgangs- ode...