Abgeschlossen wird das (Teil-)Projekt, indem zeitnah nach Beendigung geprüft wird, ob Vorbereitung, Planung und Umsetzung erfolgreich waren. Es sollte – je nach Komplexität des Projekts – nach etwa 2-3 Monaten u. a. geprüft werden, ob die Ziele erreicht worden sind, ob und welche Probleme und Lösungen es gegeben hat und ob Maßnahmen zur Korrektur und Anpassung erforderlich waren oder sind. Die Ergebnisse der Prüfung sollten schriftlich dokumentiert werden. Auch Kennzahlen können helfen, zu prüfen, wie erfolgreich das Projekt umgesetzt worden ist.
Die Ergebnisse sollten geprüft und auf mögliche Veränderungen gegenüber den Vorstellungen vor allem in der Vorbereitungs- und Planungsphase untersucht werden. Und das insbesondere mit dem Blick darauf, dass nach dem ersten Pilotprojekt häufig weitere (Teil-)Projekte realisiert werden müssen. Aber auch, wenn es in der näheren Zukunft keine weiteren Vorhaben gibt, etwa, weil die Einführung sofort für den gesamten Betrieb erfolgt ist, ist die Dokumentation und Analyse wichtig. Schließlich ändern sich die Rahmenbedingungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens kontinuierlich. Das bedeutet, dass auch das Wissensmanagement im Betrieb einer regelmäßigen Prüfung unterzogen werden und bei Bedarf verändert werden muss. Für den Betrieb heißt das, dass der gesamte Prozess regelmäßig neu durchlaufen werden muss; sinnvoll sind Abstände von etwa einem Jahr. Zwar ist der Arbeitsaufwand dann wesentlich geringer, weil es schon etablierte Methoden und Verfahren gibt und auch Erfahrungen mit der Umsetzung vorliegen. Eine gute Dokumentation hilft aber, die Arbeiten noch schneller und effektiver zu erledigen.
Am Ende der Kontrollphase sollten u. a. folgende Fragen beantwortet sein:
- Wurden die Projektziele erreicht?
- Wurden die sonstigen Vorgaben eingehalten, z. B. Termine, Budgets, Kommunikation der Projektziele und –fortschritte?
- Was ist gut gelaufen?
- Was ist weniger gut gelaufen?
- Wie können gute Erfahrungen in Folgeprojekten genutzt werden?
- Wie können schlechte Erfahrungen künftig vermieden werden?
- Was soll bei Folgeprojekten generell anders gemacht werden?
- Sind die gewählten Mess- und Kenngrößen wirklich geeignet, den Erfolg regelmäßig zu messen?
- Sind ggf. Änderungen notwendig oder sinnvoll?
- Gibt es eine schriftliche Dokumentation, in der alle wichtigen Sachverhalte erfasst sind bzw. bis wann soll sie vorliegen?
- Wird an der Umsetzung festgehalten, wird z. B. dafür gesorgt, dass neue Methoden genutzt und konsequent eingesetzt werden?
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen