Wissensmanagement: Erfolgreiche Nutzung aller personelle ... / 2.3 Mitarbeiter bereits in die Vorbereitungen einbinden

Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es notwendig, möglichst alle Mitarbeiter frühzeitig aktiv in den Prozess einzubinden, spätestens nachdem die Ziele definiert worden sind. Die Mitarbeiter sollten möglichst von der Geschäftsführung persönlich in Kenntnis gesetzt werden, z. B. im Rahmen einer Betriebsversammlung oder einer Auftaktveranstaltung (nicht nur per Mail oder durch soziale Medien), in der die Ziele und Absichten sowie die Notwendigkeit der Einführung von Wissensmanagement (Sicherung von Wettbewerbsvorteilen, Verbesserung von Gewinn und Einkommen, Sicherung von Arbeitsplätzen, Notwendigkeit, in Zeichen des immer schnelleren Wandels und der Verfügbarkeit von immer mehr Informationen, sich selbst laufend informieren zu können, um weiter gut arbeiten zu können) detailliert erläutert werden. Auch alle Fragen der Beschäftigten sollten umfassend und ehrlich beantwortet werden. Außerdem kann überlegt werden, die Mitarbeiter im Nachgang zu einer Veranstaltung zusätzlich schriftlich, z. B. über das Intranet, zu informieren sowie die am häufigsten gestellten Fragen in einer FAQ-Übersicht zu beantworten. Darüber hinaus kann darüber nachgedacht werden, den Mitarbeitern das Angebot zu unterbreiten, aktiv im Projekt mitzuarbeiten. Auch dies ist eine gute Möglichkeit, wenigstens einen Teil möglicher Wiederstände aufzulösen.

In der Vorbereitungsphase sollte auch das Projektteam zusammengestellt und die Verantwortlichkeiten geklärt werden. Im Team sollten sowohl Fachleute aus den wichtigsten Bereichen, als auch Führungskräfte vertreten sein, damit das Vorhaben reibungsarm umgesetzt werden kann. Als Teammitglieder sollten möglichst Beschäftigte gewählt werden, die Neuerungen und eventuellen Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sind. Und es muss geprüft werden, ob man erst einmal "üben" möchte, etwa an einem Piloten (s. auch Fragen zu den Zielen). Spätestens mit der Einrichtung des Projektteams sollte auch ein Zeitplan erstellt und geprüft werden, ob zusätzliche Budgets erforderlich sind, z. B. für externe Beratung, Anschaffung von Software o. ä. Da sich der genaue Zeit- und Ressourcenbedarf oft erst nach Abschluss der Isterhebung bestimmen lässt, sollten diese Punkte in der Planungsphase (Schritt 3) noch einmal aufgegriffen und abschließend geklärt werden.