Nach Abschluss der Analysephase muss konkret Punkt für Punkt geplant werden, wie sich Wissensmanagement am schnellsten und einfachsten im Betrieb oder in Teilbereichen des Unternehmens einführen lässt. Die Erfahrungen zeigen, dass es fast immer besser ist, nicht mit einer Lösung zu beginnen, die den gesamten Betrieb umfasst, da die Komplexität doch erheblich ist. Besser ist es, mit einem Pilotprojekt zu beginnen oder nacheinander verschiedene als wichtig erkannte Teilprojekte umzusetzen, etwa in einer Abteilung oder mit einem einzelnen Geschäftsprozess. Das Problem besteht dann in der Praxis oft darin, einen geeigneten Teilaspekt auszuwählen.
Mit einfachen Projekten starten
Bei der Planung des ersten Vorhabens sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie ein Thema auswählen, bei dem Sie schnell zu Ergebnissen gelangen oder mit dem Sie drängende Probleme im Betrieb lösen. Das ist nicht nur wichtig, um die eigene Motivation zu verbessern, sondern hilft insbesondere, den Einwänden und Ängsten vieler Mitarbeiter (Welche Veränderungen ergeben sich für mich? Ist mein Arbeitsplatz bedroht? Muss ich mehr arbeiten für das gleiche Geld? Was passiert mit mir, wenn andere Beschäftigte das gleiche Wissen haben wie ich? Bin ich dann ersetzbar? Wie sieht dann meine Zukunft (im Betrieb) aus?, Das brauchen wir doch nicht, das führt zu keinen Verbesserungen.) besser zu begegnen. Wenn Sie zeigen können, dass und welche Vorteile Wissensmanagement jedem Einzelnen bietet, ist die Bereitschaft, auch mal über "den eigenen Schatten zu springen", deutlich größer.
Welcher Sachverhalt in Betracht kommt, hängt natürlich vom Unternehmen und der inviduellen Situation ab. Häufig lassen sich aber Prozesse im Kundenbereich besonders gut in das Wissensmanagement einbinden. Wenn es z. B. gelingt, den Prozess "Auftragsabwicklung" nicht nur klar zu beschreiben, sondern auch festzuhalten, wer an welcher Stelle was erledigen muss und zu hinterlegen, wie mit Kundenanfragen oder auch Reklamationen umgegangen werden soll, wird schnell feststehen, dass es für die Mitarbeiter leichter ist, aus Kundenanfragen Aufträge zu generieren. In der Folge steigen z. B. Verkaufszahlen und Umsätze und auch die betroffenen Mitarbeiter agieren häufig motivierter, was zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit führt. Auch andere kleinere Projekte führen häufig schnell zu vorzeigbaren Erfolgen, etwa das Anlegen eines Expertenverzeichnisses (Wer weiß was im Unternehmen?), die Einführung von Formularen für Routine- bzw. wiederkehrende Arbeiten oder die Übernahme von Papierunterlagen in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System.
Priorisierungshilfe für Wissensmanagement-Projekte
Die Frage, die sich stellt, ist, wie sich solche Teilprojekte finden lassen. In der Praxis hat sich ein Lösungsansatz bewährt, bei dem zunächst alle möglichen Teilprojekte aufgelistet werden. Anschließend werden sie mit Hilfe von zwei Kriterien klassifiziert. Die Klassifizierung kann z. B. anhand der Kriterien
"Umsetzungsgeschwindigkeit" und "Dringlichkeit" erfolgen.
Jedes Teilprojekt wird bei beiden Kriterien mit "Hoch", "Mittel" und "Gering" bewertet. Auf diese Weise entsteht eine Liste mit priorisierten Teilprojekten. Das Projekt, das bei beiden Kriterien ein "Hoch" erhält, sollte zuerst umgesetzt werden, dann das Projekt mit einer Nennung "Hoch" und einer Nennung "mittel" usw. Werden mehrere Projekte gleich eingestuft, muss geprüft werden, ob sich z. B. auch zwei Projekte zeitgleich umsetzen lassen. Ansonsten muss sich das Team nach nochmaliger Prüfung der in Betracht kommenden Vorhaben für ein Projekt entscheiden und die Entscheidung möglichst schriftlich begründen, um auch später nachvollziehen zu können, warum man sich wie entschieden hat. Wie eine solche Auswahlhilfe gestaltet werden kann, zeigt die nachstehende Übersicht.
Wie zuvor bei der Durchführung der strukturierten Tests sollte die Einstufung von allen Teammitgliedern separat durchgeführt werden. So wird erreicht, dass wirklich das Vorhaben zuerst umgesetzt wird, das für den Betrieb den größten Nutzen erzielt.
| Beispiele für Teilprojekte | Geschwindigkeit | Dringlichkeit |
|---|---|---|
| Papierdokumente digitalisieren | Mittel | Mittel |
| Formatvorlagen für Routineprozesse erstellen | Hoch | Hoch |
| Expertenverzeichnis erstellen | Hoch | Mittel |
| Handbücher für Prozesse erstellen | Hoch | Mittel |
| Handlungs- und Arbeitsanweisungen ausarbeiten | Hoch | Hoch |
| Wissensbilanz einführen | Gering | Hoch |
| Firmenglossar mit internen Fachbegriffen konzipieren | Hoch | Mittel |
| ... | ... | ... |
Planungshilfen im Internet
Auch die Planung bzw. Hinführung zum Thema kann z. B. mithilfe von kostenfreien Angeboten im Internet erleichtert und unterstützt werden, etwa Werkzeugkästen oder Leitfäden, die häufig Vorschläge für Methoden beinhalten, mit deren Hilfe sich einzelne Wissensmanagement-Aktivitäten umsetzen lassen, etwa
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