Tillmanns/Heise/u.a., BetrVG § 83 Einsicht in die Person ... / 2.2 Inhalt der Personalakte

Rz. 4

Typischerweise gehören folgende Dokumente in eine Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen
• Angaben zur Person des Arbeitnehmers
• Arbeitsvertrag
• Zeugnisse
• Personalfragebögen gem. § 94 BetrVG
• Schriftverkehr mit dem Arbeitnehmer
• Abmahnungen
• Angaben zur beruflichen Entwicklung, zu Leistungen und Fähigkeiten, Arbeitgeberdarlehen, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Arbeitsunfällen etc.

Rz. 5

Nicht in die Personalakte gehört der Befundbogen des Betriebsarztes. Wegen der Schweigepflicht hat auch der Arbeitgeber kein Einsichtsrecht und der Arbeitnehmer hat nur einen Anspruch auf Mitteilung des Untersuchungsergebnisses. Auch Prozessakten über ein gegen den Arbeitnehmer geführtes Verfahren sind nicht Bestandteil der Personalakte (BAG, Urteil v. 8.4.1992, 5 AZR 101/91).

Rz. 6

Davon zu trennen ist die Frage, welche Unterlagen der Arbeitgeber überhaupt in die Personalakte aufnehmen darf. Es dürfen nur solche Unterlagen darin enthalten sein, die der Arbeitgeber rechtmäßig erlangt hat. Ein ohne Einverständnis des Arbeitnehmers angefertigtes graphologisches Gutachten gehört nicht dazu. Der Arbeitgeber muss auch ein sachliches Interesse an der Aufnahme und dem Verbleib der Dokumente haben, die daher eine unmittelbare Beziehung zum Arbeitsverhältnis haben müssen. Das berechtigte Interesse des Arbeitgebers kann durch Zeitablauf entfallen.^[1] Der Arbeitgeber darf die Personalakten auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahren (z. B. um bei späteren Einstellungen feststellen zu können, ob der Arbeitnehmer bereits früher einmal beschäftigt war, § 14 Abs. 2 Satz. 2 TzBfG). Er ist hierzu jedoch nicht verpflichtet.

[1] Zum Sonderproblem der Abmahnung s. Rz. 12.