Sachbezüge / 7 Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten

7.1 Getrennte Aufzeichnungen

Bei jeder Lohnabrechnung sind Sachbezüge getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dasselbe gilt für die einbehaltene Lohnsteuer. Dabei sind die Sachbezüge

• einzeln zu bezeichnen und
• unter Angabe des Abgabetages oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums,
• des Abgabeorts und
• des etwa gezahlten Entgelts

mit dem steuerlich maßgebenden, also um Zuzahlungen des Arbeitnehmers gekürzten Wert anzusetzen.

Achtung

Sachbezüge unter 50 EUR aufzeichnen

Sämtliche Sachbezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen, und zwar auch dann, wenn sie infolge der Sachbezugsfreigrenze steuerfrei bleiben. Ausnahmen bestehen für steuerfreie geldwerte Vorteile aus der Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte, Fahrräder oder E-Bikes sowie von betrieblichen Ladestationen und für den steuerfreien Sachbezug von Ladestrom bei Elektrofahrzeugen.^[1]

Praxis-Beispiel

Preisnachlass innerhalb eines Konzerns

Ein Arbeitnehmer ist bei einer Fluggesellschaft beschäftigt, die zu einem Automobilkonzern gehört. Aus der Produktion der Konzernmutter erwirbt er über seinen Arbeitgeber am 16.1.2023 einen Pkw, dessen Endpreis beim Händler am Ort 25.000 EUR beträgt. Seinem Arbeitgeber zahlt er 20.000 EUR.

Ergebnis: Die Differenz von 5.000 EUR ist in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig, da die Rabattregelung ausschließlich Waren des arbeitsrechtlichen Arbeitgebers begünstigt. Für Preisvorteile, die durch Konzernunternehmen gewährt werden, darf der Rabattfreibetrag nicht angewendet werden (sog. Konzernklausel). Allerdings kommt der Bewertungsabschlag von 4 % infrage, falls die Firma von der bei Fremdrabatten zulässigen Vereinfachungsregelung Gebrauch macht. Für den Monat Januar ist im Lohnkonto aufzuzeichnen:

Sachbezug Pkw, Abgabe am 16.1.2023, Entgelt 20.000 EUR, Sachwert 25.000 EUR, geldwerter Vorteil 5.000 EUR.

[1]

S. Lohnkonto,

§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV.

7.2 Kennzeichnung als Personalrabatt

Diese Einzelangaben gelten auch für die steuerliche Erfassung von Belegschaftsrabatten. Zusätzlich ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuerabzug unterliegen, soweit sie im Laufe des Kalenderjahres 1.080 EUR übersteigen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung ist dagegen nur der steuerpflichtige Teil der Sachbezüge zu bescheinigen.

7.3 Erleichterte Aufzeichnung

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Aufzeichnungserleichterungen möglich. Der Arbeitgeber muss einen Antrag auf Befreiung von Aufzeichnungspflichten bei seinem Betriebsstättenfinanzamt stellen.

Praxis-Beispiel

Preisnachlass für eigene Ware

Ein Warenhaus, dessen Warensortiment von Lebensmitteln über Elektrogeräte bis zu Möbeln reicht, gewährt seinen Beschäftigten auf alle Artikel einen Preisnachlass von 20 %. Sämtliche Arbeitnehmer erhalten jährlich eine Magnetkarte, die einen Rabattfreibetrag von 1.080 EUR aufweist. Beim Kauf wird an der Kasse der gewährte Preisnachlass auf der Magnetkarte registriert und vom Rabattguthaben abgebucht.

Ergebnis: Auf Antrag kann eine Aufzeichnung der Sachbezüge entfallen. Durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen ist gewährleistet, dass die Beschäftigten des Warenhauses den Freibetrag von 1.080 EUR nicht überschreiten. Auch ohne Überwachungsmaßnahmen kann u. U eine Befreiung von den Aufzeichnungspflichten erteilt werden.

Praxis-Tipp

Antrag auf Befreiung von der Aufzeichnungspflicht

Ist erfahrungsgemäß so gut wie ausgeschlossen, dass nach den betrieblichen Gegebenheiten der Freibetrag von 1.080 EUR im Einzelfall nicht überschritten wird, sind Überwachungsmaßnahmen nicht erforderlich.

Mit dem Befreiungsantrag ist dem Finanzamt glaubhaft zu machen, dass im Hinblick auf die Höhe des Preisnachlasses sowie die Art des Warensortiments der Rabattfreibetrag mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht ausgeschöpft werden kann.^[1]

[1] R 41.1 Abs. 3 LStR.