Reisekostenerstattung durch... / 4.5.3 Kürzung der Verpflegungskosten

Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der auf die Verpflegung entfallende Betrag geschätzt werden. Die Kosten für die Verpflegung sind nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge begünstigt, während die verbleibenden Kosten der Übernachtung in tatsächlicher Höhe Reisekosten sind.

Pauschale Kürzung bei Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung

Bei Zahlungsbelegen, die einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausweisen, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, ist der Gesamtrechnungsbetrag für ein

  • Frühstück um 20 % und
  • Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen, die für den jeweiligen Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.

Die pauschalen Kürzungsregelungen sind für Inlandsübernachtungen kaum noch von praktischer Bedeutung, seit der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für kurzfristige Beherbergungsleistungen gilt. Die Praxis der Rechnungserstellung im Hotel- und Gaststättengewerbe hat sich dadurch zwangsläufig geändert, die eine nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsstellung verlangt.

 
Praxis-Beispiel

Aufteilung der Hotelrechnung bei Gesamtpreis für Frühstück

Ein in Stuttgart beschäftigter Außendienstmitarbeiter unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise nach Hamburg. Für Zwecke der Reisekostenabrechnung legt er eine auf den Namen der Firma ausgestellte Hotelrechnung vor, die für Übernachtung mit Frühstück einen Pauschalpreis von 70 EUR ausweist.

Ergebnis: Der Arbeitgeber kann Verpflegungskosten i. H. v. 28 EUR (2 × 14 EUR für An-/Abreisetag) steuerfrei ersetzen. Zur Ermittlung der steuerfreien Übernachtungskosten ist der Gesamtpreis von 70 EUR um 5,60 EUR (20 % von 28 EUR) für die auf das Frühstück entfallenden anteiligen Kosten zu kürzen. Der verbleibende Betrag von 64,40 EUR kann vom Arbeitgeber als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden. Sofern der Arbeitgeber vom Rechnungsbetrag lediglich 64,40 EUR als Übernachtungskosten erstattet, entfällt die Kürzung der Verpflegungspauschale am Abreisetag, da bzgl. des Frühstücks keine Arbeitgeberbewirtung vorliegt. Insgesamt kann der Arbeitgeber somit 92,40 EUR steuerfrei erstatten (64,40 EUR Unterkunft + 28 EUR Verpflegung).

Abwandlung des Beispiels:

Übernimmt der Arbeitgeber die Gesamtrechnung von 70 EUR, ist bzgl. des Frühstücks von einer unentgeltlich gewährten Mahlzeit auszugehen. Die steuerfreien Verpflegungspauschalen von 28 EUR sind um 5,60 EUR (20 % von 28 EUR) auf einen Betrag von 22,40 EUR zu kürzen. Der insgesamt steuerfreie Erstattungsbetrag errechnet sich also auch bei dieser Gestaltung mit 92,40 EUR (70 EUR Unterkunft/Frühstück + 22,40 EUR Verpflegung). Dieses verblüffende Ergebnis liegt daran, dass sich in einem Fall der Kürzungsbetrag für den Frühstücksanteil und im anderen Fall für die Verpflegungspauschale mit derselben Rechengröße von 20 % von 28 EUR berechnet.

Übrigens macht es für den steuerfreien Reisekostenersatz keinen Unterschied, wenn die Rechnung des Hotels auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt ist. Auch in diesem Fall kann der Arbeitgeber insgesamt höchstens 92,40 EUR steuerfrei erstatten (64,40 EUR Unterkunft + 28 EUR Verpflegung). Von dieser Variante ist allerdings abzuraten, weil der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug verliert.

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