Reisekosten, Inland / 3.3 Arbeitnehmereigenes Fahrzeug

3.3.1 Wahl zwischen Einzelnachweis und Kilometerpauschale

Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Beim Pkw beträgt der Kilometersatz 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Eine Anhebung des Kilometersatzes bei den Reisekosten ist im Unterschied zur Pendlerpauschale für den arbeitstäglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ab 2021 nicht vorgesehen.

3.3.2 Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen

Der in der Praxis häufigste Fall ist, dass der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer seine Reisen mit dem eigenen Pkw durchführt. Werden die hierbei anfallenden Aufwendungen nachgewiesen, sind die anteiligen Pkw-Kosten in tatsächlicher Höhe Betriebsausgaben bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenkosten am Wohnort, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge zu Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Absetzungen für Abnutzung, Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem geleasten Fahrzeug die Leasingsonderzahlung sowie Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen.

Nicht dazu gehören z.  B. Park- und Straßenbenutzungsgebühren sowie Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen; diese Aufwendungen sind als Reisenebenkosten abziehbar. Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder sind ebenso wenig berücksichtigungsfähig.

Für die Abschreibung ist bei Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren auszugehen; bei hoher Fahrleistung ggf. auch eine kürzere Nutzungsdauer. Für gebraucht erworbene Kraftfahrzeuge ist die entsprechende Restnutzungsdauer zu schätzen.

3.3.3 Ansatz der Kilometerpauschalen

Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:

 
Fahrzeug Seit 1.1.2014
Pkw 0,30 EUR/km
Motorrad/Motorroller 0,20 EUR/km
Moped/Mofa 0,20 EUR/km

Die pauschalen Kilometersätze gelten nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, also Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt. Aufwendungen für die Mitnahme von Gepäck sind durch die Kilometerpauschalen abgegolten.

 
Hinweis

Kilometerpauschalen für Fahrräder und Mitfahrer weggefallen

Das Bundesreisekostengesetz sieht Pauschbeträge als Wegstreckenentschädigung nur für Pkw und andere motorbetriebene Fahrzeuge vor. Kilometersätze für Fahrräder (0,05 EUR/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 EUR/km) dürfen nicht angewendet werden.[1]

3.3.4 Außergewöhnliche Kosten

Neben den Kilometerpauschalen können außergewöhnliche Kosten angesetzt werden. Dies sind im Wesentlichen

  • Unfallschäden,
  • Absetzungen für außergewöhnliche technische Abnutzung und
  • Aufwendungen infolge eines Schadens, der durch den Diebstahl des Fahrzeugs entstanden ist;
  • Schadensersatzleistungen sind auf diese Kosten anzurechnen.

3.3.5 Steuerfreie Arbeitgebererstattung

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten bis zu den zuvor genannten Beträgen steuerfrei erstatten. Dazu hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen.

Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstatten.

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