Umfasst die Hotelrechnung für die Übernachtung auch das Frühstück, müssen die auf die Verpflegung entfallenden Kosten herausgerechnet werden. Die Kosten für das Frühstück sind mit 20 % des für den Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegung anzusetzen.[1] Die Kürzungsregelungen für In- und Auslandsreisen sind vereinheitlicht worden. Im Prinzip gelten die Grundsätze der "Frühstücksregelung" auch für Übernachtungen im Ausland.[2] Die prozentuale Kürzungsregelung wird für Auslandsübernachtungen aber weiterhin der Hauptanwendungsfall sein.
Übernachtung mit Frühstück
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Japan (Tokio). Auf der Hotelrechnung ist pro Übernachtung Folgendes ausgewiesen: "Übernachtung und Frühstück: 110 EUR".
Ergebnis: Das Frühstück kann pauschal mit 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit 24-stündiger Abwesenheit angesetzt werden.
| Übernachtung und Frühstück | 110 EUR |
| Abzgl. 20 % von 50 EUR (für Japan, Tokio maßgebendes Tagegeld) | - 10 EUR |
| Steuerfreie Erstattung von Übernachtungskosten pro Tag | 100 EUR |
Kein Zufluss von Sachbezügen durch Kostenersatz
Die Kürzung der Übernachtungsrechnung um das Frühstück bedeutet nicht, dass der Arbeitnehmer deshalb den amtlichen Sachbezugswert versteuern muss, wenn ihm der Arbeitgeber die Kosten der Auslandsreise steuerfrei ersetzt. Entgegen der häufig vertretenen Auffassung begründet der Kostenersatz keine Bewirtungsleistung des Arbeitgebers.[3]
Übernachtungskosten ohne Frühstück: Handschriftlicher Vermerk ausreichend
Nach der im Ausland üblichen Praxis der Rechnungsausstellung ist allerdings in den meisten Fällen in der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück nicht enthalten. Dementsprechend hat das Bundesfinanzministerium darauf hingewiesen, von einer Kürzung der Übernachtungskosten um die Kosten für das Frühstück bei Auslandsreisen abzusehen, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass im Rechnungsbetrag der Frühstückspreis nicht inbegriffen ist. Diese Eigenbescheinigung ist von den Finanzämtern sowohl für den Werbungskostenabzug als auch für den steuerfreien Arbeitgeberersatz der Auslandsübernachtungskosten anzuerkennen.
Kürzung unabhängig vom Auslandstagegeld
Die Kürzung in Höhe der Frühstückskosten dient ausschließlich der Ermittlung der auf die reine Unterbringung entfallenden Aufwendungen, da nur diese im Rahmen des Einzelnachweises begünstigt sind. Die Korrektur um den fiktiven Frühstückspreis ist deshalb unabhängig davon vorzunehmen, ob der Arbeitnehmer für diesen Reisetag Anspruch auf steuerfreie Verpflegungssätze hat. Der Kürzungsbetrag von 20 % ist deshalb auch für solche Auslandsreisetage anzusetzen, an denen der Arbeitnehmer keine steuerlichen Verpflegungskosten erhalten kann, weil die Reise an diesem Tag nicht mehr als 8 Stunden gedauert hat.
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