Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens können Anträge für Stellenbesetzungen idealerweise automatisiert über ein Bewerbermanagementsystem gestellt werden. Ist diese Option nicht gegeben, ist es ratsam, auf standardisierte Vorlagen zurückzugreifen, welche per E-Mail von den Fachbereichen an die Personalabteilung gesendet werden. Um zusätzliche Hürden zu vermeiden, können alle relevanten Inhalte direkt in der E-Mail als Tabelle abgebildet werden. Folgende Inhalte sollten in der Tabelle aufgeführt sein:
| Antrag zur Stellenbesetzung im Unternehmensbereich: | |
| Antragsteller: | |
| Name des ausscheidenden Mitarbeiters: | |
| Datum des Ausscheidens: | |
| Begründung der Stelle: | |
| Ist die Stelle in der Personalplanung enthalten? | |
| Gewünschter Eintrittstermin: | |
| Team, Kostenstelle: | |
| Standort: | |
| Beschäftigungsumfang: | |
| Befristung: | |
| Geplantes Jahreszielgehalt: | |
| … | |
Zeitgleich kann das E-Mail-Format auch direkt zur Durchführung der Genehmigung genutzt werden. Hierbei sollte auf eine sinnvolle Genehmigungsabfolge geachtet werden, sodass diese schnell und unkompliziert durchlaufen werden kann. Idealerweise gibt es auch hierfür vorgefertigte Checklisten darüber, welche Person welche Stellen genehmigen darf und muss. Nach der Genehmigung kann der Stellenantrag an die für das Recruiting zuständige Person gesendet und digital in einer übersichtlichen Ordnerstruktur abgelegt werden.
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