Prozessoptimierung in der Entgeltabrechnung / 1 Beschreibung relevanter Payroll-Prozesse

Die Aufgaben der Fachleute für Entgeltabrechnung sind schon bei oberflächlicher Betrachtung sehr vielfältig. Taucht man tiefer in die administrativen und operativen Abläufe hinein, so zeigt sich eine Fülle an Handlungsnotwendigkeiten zur Sicherung einer jederzeit korrekten Entgeltabrechnung. Im Kern geht es um Personaldaten, die Abwicklung von Ein- und Austritten, die allgemeine Personaladministration, die Durchführung der Entgeltabrechnung, das gesetzliche Meldewesen, das Berichtswesen, Abschlussarbeiten und um Nebenschauplätze wie Zeitwirtschaft, Reisekosten, betriebliche Altersversorgung oder interne Kontrollmechanismen.

1.1 Die Personaldaten

Im Zentrum aller Dinge der Entgeltabrechnung stehen die relevanten Daten der einzelnen Personalfälle im Betrieb. Sind diese nicht vollständig und fehlerfrei, so kommt es auch in der Payroll zu Problemen. Zu unterscheiden sind die Stammdaten und die Bewegungsdaten.

Stammdaten

Die Stammdaten erfordern insbesondere im Zuge des Onboardings neuer Mitarbeiter einen gewissen Aufwand, denn es müssen alle üblicherweise nicht veränderlichen Daten erfasst werden – vom Geburtsdatum und der Sozialversicherungsnummer über die zuständige Krankenkasse und die Steuerdaten bis zu vertraglich festgelegten Vergütungen und zusätzlichen Erfordernissen wie vermögenswirksamen Leistungen. Sind diese grundsätzlichen Angaben einmal eingepflegt, erfahren sie in der Regel eher wenige Veränderungen. Trotzdem müssen sie ständig im Blick bleiben, denn manches Mal gibt es auch in diesem eher starren Bereich neue Daten – beispielsweise steuerliche Freibeträge, Adressänderungen oder den Wechsel der Krankenkasse. Man beachte: Jede Änderung in den Stammdaten hat grundsätzlich auch eine Auswirkung auf die Entgeltabrechnung.

Bewegungsdaten

Die Erfassung und Verwaltung von Bewegungsdaten ist die oftmals zeitaufwändigste Tätigkeit im Bereich der Entgeltabrechnung – und sie ist von elementarer Bedeutung. Es gibt eine Unzahl an möglichen Veränderungen während eines Beschäftigungsverhältnisses und es vergeht in vielen Unternehmen keine Abrechnung ohne eine große Anzahl dieser Variablen. So kommt es in vielen Fällen allein durch die individuellen Zeitzuschläge zu monatlich veränderten Entgelten. Hinzu kommen Veränderungen durch Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub und übliche Bewegungen bei Gehältern oder Provisionen, Einmalzahlungen, Arbeitsstunden, Sachbezügen, Mehrarbeit, betrieblicher Altersvorsorge oder Pfändungen. Die Liste ist lang und all diese Bewegungen müssen zeitgerecht und fehlerfrei in das System eingetragen werden.

1.2 Ein- und Austritte

Treten neue Mitarbeiter in das Unternehmen ein, so müssen neben der Stammdatenerfassung u. U. auch Verträge erstellt, fehlende Unterlagen angefordert sowie Zusatzvereinbarungen erfasst und berücksichtigt werden. Handelt es sich um Minijobber oder Auszubildende, sind weitere Arbeiten zu erledigen.

Der Austritt von Beschäftigten ist ein größeres Feld, denn hier ist eine ganze Reihe an Tätigkeiten auszuführen, neben der üblichen Stammdatenerfassung unter anderem die Berücksichtigung von Resturlaub und Überstunden, die Kündigungsbestätigung, Urlaubsbescheinigungen, die Übertragung der betrieblichen Altersversorgung und Abfindungsvereinbarungen. Tritt ein Mitarbeiter wegen Rentenbeginns aus dem Unternehmen aus, müssen zusätzliche Prozesse durchlaufen werden – man denke hier allein an das Thema Betriebsrente.

1.3 Die allgemeine Personaladministration

Bestimmte Verwaltungsroutinen sind fester Bestandteil des Payroller-Alltags, zahlreiche Ereignisse aus dem Kreis der Belegschaft münden im Büro der Entgeltabrechnung. Beschäftigte haben Anfragen oder Beratungsbedarf in entgelttechnischen Angelegenheiten oder brauchen bestimmte Bescheinigungen für Behörden. Arbeitsunfälle müssen bearbeitet werden, die Nebentätigkeiten von Mitarbeitern müssen erfasst und verwaltet werden, eine Arbeitnehmerin ist schwanger und geht bald in Mutterschutz, einem Außendienstler mit Dienstwagen wurde der Führerschein entzogen etc.

1.4 Die Entgeltabrechnung

Es klingt etwas befremdlich, doch es ist wahr: Die Entgeltabrechnung selbst ist für die Sachbearbeiter das geringste Problem. Hier gilt tatsächlich, was den Payrollern gerne insgesamt vorgeworfen wird: das Primat des richtigen Knopfes. Mit wenigen Klicks wird die Maschine angestoßen und führt auf Basis der vorgegebenen und gültigen Daten selbstständig die Brutto- und Nettoberechnung aller Personalfälle durch. Das geht in der Regel schnell – und auch viele Folgearbeiten wie das Meldewesen oder Reporting werden meist automatisch abgewickelt. Die eigentliche Arbeit teilt sich in die Abschnitte Vor- und Nachbereitung der Abrechnung auf. Ohne zuvor lückenlos und korrekt erfasste Daten kann keine richtige Berechnung erfolgen – die Vorbereitung steht zunächst im Zentrum allen Handelns.

Doch sind auch die Abläufe nach dem Abrechnungslauf von Bedeutung, z. B. das Meldewesen, von dem nachfolgend noch die Rede sein wird. Außerdem müssen die Prüflisten angesehen und etwaige Fehler müssen identifiziert und korrigiert werden. Die Zahlungsläufe an die Belegschaft, die Träger d...