Projektmanagement: der richtige Start / 8 Wann und wie beginnt ein Projekt?

Sind alle informiert?

Bei Ihren Vorbereitungen ist es wichtig, dass Sie auch alle, die vom Projekt direkt oder indirekt betroffen sind, informieren:

• Ihren eigenen Vorgesetzten,
• die Unternehmensleitung bzw. entsprechende PM-Führungskräfte,
• den Auftraggeber,
• die Vorgesetzten Ihrer Teammitglieder,
• die Mitarbeiter selbst,
• alle, auf deren Aufgaben das Projektergebnis Auswirkungen hat.

Nicht selten kommt der Startschuss "von oben". Wenn Sie ein Projekt erst genehmigen lassen müssen, dann müssen Sie

1. eine Vorstudie erstellen, in der Sie den sachlichen Inhalt des Projekts, die terminlichen Vorstellungen, die personellen Voraussetzungen und wirtschaftliche Überlegungen festhalten,
2. dann das Projekt formal anfordern (hierfür gibt es meist genormte Anträge).

Praxis-Tipp

Bevor Sie das Projekt beantragen, klären Sie, wer das Projekt genehmigt, wer was im Einzelnen zu entscheiden hat und was an den verantwortlichen Stellen von Ihnen erwartet wird.

Sind die Voraussetzungen erfüllt?

Erst, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind, kann das Projekt wirklich starten:

1. Der Auftraggeber, meist die Unternehmensleitung, muss rechtzeitig vor Beginn alle Abteilungen und Führungskräfte über den Bedarf an qualifiziertem Personal informiert haben.
2. Der Projektleiter wird ernannt und von anderen Aufgaben freigestellt.
3. Die Unternehmensleitung oder PM-Stellen vergeben den Projektauftrag, in dem Aufgabenbeschreibung, betroffene Abteilungen und Projektziele festgehalten sind.
4. Mit dem externen Auftraggeber werden Vorstellungen über Qualität, Termine, Kosten und Ressourcen abgestimmt.
5. Das Team wird gebildet; dazu wird geklärt, wo die Kompetenzen der Mitarbeiter liegen und wie lange sie im Projekt mitwirken.