Fehlzeitenmanagement / 6 Maßnahmen zur Reduzierung festlegen

Bei der Entwicklung von Maßnahmen zur Senkung von Krankheitszeiten sollte jedes Unternehmen auf vielfältige Methoden zurückgreifen. Der Kreativität des einzelnen Unternehmens sind dabei keine Grenzen gesetzt.

Hinweis

Anpassung der Maßnahmen

Bei der Festlegung der Maßnahmen ist zu prüfen, in wie weit dazu die erforderlichen Kapazitäten vorhanden sind und welche Maßnahmen für das einzelne Unternehmen passend sind.

Im Wesentlichen können Maßnahmen zur Fehlzeitenreduzierung den Bereichen:

• Information,
• Kontrolle,
• Fehlzeiten- und Rückkehrgespräche,
• Wiedereingliederung,
• Belohnung,
• Bestrafung,
• betriebliche Gesundheitsförderung – Prävention,

zugeordnet werden.

6.1 Information

Wem die Erstellung eines Gesundheitsberichts (vgl. Abschnitt 5) zu umfangreich ist, kann auch dadurch eine Wirkung im Unternehmen erzeugen, dass die Fehlzeiten von einzelnen Teams, Abteilungen und Bereichen miteinander verglichen werden und die Mitarbeiter darüber informiert werden. Häufig kann so bereits eine erste Reduzierung der Fehlzeiten erfolgen.

6.2 Kontrolle

Um dem Mitarbeiter zu signalisieren, dass die Krankheitszeiten nicht einfach so akzeptiert werden, haben sich die Maßnahmen:

• Anruf am ersten oder zweiten Krankheitstag,
• Fehlzeitenschreiben oder Genesungsgruß,
• Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag,
• Einschaltung des medizinischen Dienstes,
• Untersuchung durch den Betriebsarzt

bewährt. Bei dem Verdacht, dass ein Mitarbeiter in Wirklichkeit gar nicht arbeitsunfähig ist, scheuen Sie sich nicht, das Kontrollrepertoire einzusetzen. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter telefonisch sein Einverständnis geben, dass bei wichtigen geschäftlichen Rückfragen zu Hause angerufen werden darf. Sie vermitteln dem Mitarbeiter so das Gefühl, dass Sie a) an ihn denken, b) ihn brauchen und c) sich ein eigenes Bild von seiner Erkrankung machen wollen.

6.3 Fehlzeiten- und Rückkehrgespräche

Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter das erste Mal krankheitsbedingt ausgefallen ist oder sich seine (Kurz-)Erkrankungen wiederholen, der Vorgesetzte sollte auf jeden Fall immer direkt ein Gespräch führen. Selbstverständlich je nach Erkrankung und deren Dauer mit den entsprechenden Inhalten und Konsequenzen. Vielleicht können Sie sich sogar auf eine in Ihrem Betrieb vorhandene Betriebsvereinbarung stützen und sich so sicher sein, dass auch der Betriebsrat Maßnahmen der Fehlzeitenreduzierung unterstützt.

Gesprächsleitfaden

Bei der Vorbereitung auf das Gespräch sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Führen Sie das Rückkehrgespräch idealerweise gleich am ersten Tag nach Erkrankung.
• Führen Sie das Gespräch unter vier Augen und vier Ohren.
• Machen Sie keine Ausnahmen – führen Sie mit jedem Rückkehrer ein Gespräch.
• Bereiten Sie sich gut vor.

Grundlegende Gesprächsinhalte:

• Positiver Einstieg: Freude darüber zum Ausdruck bringen, dass der Mitarbeiter wieder gesund ist.
• Information des Mitarbeiters über die betrieblich relevanten Vorkommnisse während der Abwesenheit.
• Zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass er vermisst wurde und informieren Sie über den Verlauf der Vertretung und ggf. offener Punkte, die dringend erledigt werden müssen.
• Erkundigen Sie sich nach seiner gesundheitlichen Verfassung, ggf. der Krankheitsursache (Fürsorgepflicht) und ob er wieder uneingeschränkt einsatzbereit ist.

Das Hauptziel des Gespräches bei einmaliger/seltener Erkrankung ist der Appell an das Verantwortungsgefühl des Mitarbeiters (auch als "Vorbeugung"). Durch den Ausdruck von Wertschätzung für den Mitarbeiter und seine Arbeitsleistung wird i. d. R. eine gewisse Motivation erzielt.

Wenn andere Gründe als eine echte, unvermeidbare Erkrankung hinter der Abwesenheit des Mitarbeiters vermutet werden, sollten die Gesprächsinhalte u. U. ergänzt werden.

Häufige Kurzerkrankungen

Bei manchen Mitarbeitern gibt es ein Muster von häufigen Kurz-Erkrankungen (vorzugsweise vor/nach Wochenenden oder Feiertagen). Diese Information sollte zunächst als ein Signal gewertet werden. Meist sind diese ein Symptom für Unzufriedenheit, mangelnde Motivation, schlechte Arbeitsbedingungen, private Probleme, Über- oder Unterforderung. Ziel des Gesprächs muss dann sein:

• die Ursachen herauszufinden,
• gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen zu erarbeiten (ggf. Betriebsrat einbinden!),
• die Maßnahmen in einem schriftlichen Kurzprotokoll festzuhalten und gemeinsam deren Umsetzung zu überprüfen.

Wenn diese Gespräche und Vereinbarungen erfolglos sind und die häufigen Kurzerkrankungen weiter bestehen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Mitarbeiter ist gesundheitlich ernsthaft und längerfristig beeinträchtigt. Wenn der Betrieb auf die Erkrankung keinen Einfluss nehmen kann, müssen Sie sich nun überlegen, ob der Mitarbeiter noch "tragbar" ist. Falls nicht, muss über die Einholung eines gesundheitlichen Gutachtens nachgedacht werden, um eine Zukunftsprognose zu erhalten. Eine andere Möglichkeit ist die Überprüfung der arbeitsrechtlichen Situation mit dem Ziel der Kündigung. Hier sollten Sie eng mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten. Manchmal kann die Lösung z. B. auch in einer (vorübergehenden...