Praxis-Beispiele: Reisekosten Gestaltungshinweise / 2 Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten optimieren

Sachverhalt

Ein Mitarbeiter besucht aus beruflichem Anlass eine Fachmesse, die nur 3 km von seiner Privatwohnung entfernt stattfindet. Er reist mit dem eigenen Pkw direkt von seiner Wohnung an und kehrt auch unmittelbar nach dem Messebesuch dorthin zurück. Die Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden.

Nach den Reiserichtlinien des Unternehmens hat der Mitarbeiter wegen der kurzen Entfernung keinen Anspruch auf Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen. Zur Mittagszeit erhält der Arbeitnehmer einen vom Arbeitgeber veranlassten Imbiss im Wert von 5 EUR inkl. Getränke. Die Voraussetzungen für die Arbeitgeberveranlassung gelten als erfüllt.

Ergebnis

Die anzusetzende Verpflegungspauschale für den Tag der Fachmesse beträgt wegen der 9-stündigen Abwesenheitszeit 14 EUR. Dieser Betrag ist jedoch um 11,20 EUR für die gestellte Mahlzeit zu kürzen (40 % aus 28 EUR = 11,20 EUR).

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungsmehraufwendungen von 14 EUR in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen, muss diese allerdings um 11,20 EUR kürzen, unabhängig davon, wie hoch die Kosten der Verpflegung tatsächlich waren.

Bei üblichen Mahlzeiten, d. h. Mahlzeiten bis 60 EUR, die ein Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter einem Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung stellt, ist – im Hinblick auf den in § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG geregelten Besteuerungsverzicht – die ermittelte Verpflegungspauschale typisierend für ein Frühstück, ein Mittagessen oder ein Abendessen zu kürzen.

Gestaltungshinweis: Arbeitnehmer kauft sich sein Brötchen selbst

Besser wäre es in diesem Fall, der Arbeitnehmer kauft sich den Imbiss im Wert von 5 EUR selbst, und der Arbeitgeber erstattet ihm die Verpflegungspauschale von 14 EUR. Kauft sich der Arbeitnehmer die Verpflegung selbst, ist keine Kürzung vorzunehmen, unabhängig davon, wie viel er tatsächlich für die Verpflegung bezahlt hat, da die Verpflegung nicht vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wurde.