Praxis-Beispiele: Reisekosten Gestaltungshinweise

1 Verpflegungspauschalen verdoppeln

Sachverhalt

Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2024 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag.

Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es?

Ergebnis Variante 1: klassisches Ergebnis

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (3-Monatsfrist).

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern den vollen Spesensatz von täglich 51 EUR für die gesamte Dauer der Dienstreise. Pro Monat wären dies 1.530 EUR (51 EUR x 30 Tage). Da die Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden dürfen, führt dies dazu, dass die Spesenauszahlungen ab dem 4. Monat steuer- und beitragspflichtig sind.

Ausgehend von einem beispielhaften Durchschnittsteuersatz von 30 % und einem Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung i. H. v. 20 % ergeben sich folgende Auszahlungswerte in EUR:

	Januar	Februar	März	April	Mai	Juni	Summe
Arbeitnehmerangaben
Spesen	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	9.180
SV-Anteil AN (20 %)	frei	frei	frei	- 306	- 306	- 306	- 918
Lohnsteuer (30 %)	frei	frei	frei	- 459	- 459	- 459	- 1.377
AN-Auszahlung	1.530	1.530	1.530	765	765	765	6.885
Arbeitgeberbelastung
Spesen	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	1.530	9.180
SV-Anteil AG (20 %)	frei	frei	frei	+ 306	+ 306	+ 306	+ 918
AG-Belastung	1.530	1.530	1.530	1.836	1.836	1.836	10.098

Ergebnis Variante 2: Lohnsteuer pauschalieren

Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen.

Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung scheidet aus, sobald die 3-Monatsfrist abgelaufen ist.

In den ersten 3 Monaten der Auslandstätigkeit werden die doppelten Verpflegungspauschalen gezahlt. Die pauschale Lohnsteuer übernimmt der Arbeitgeber.

Wählt der Arbeitgeber die Pauschalierungsvariante, können die steuerpflichtigen Verpflegungszuschüsse mit 25 % pauschal lohnsteuerversteuert werden, zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (anstelle des 20 %igen SV-Arbeitgeberanteils). Für den Arbeitgeber entsteht eine Mehrbelastung von 292,59 EUR (ca. 3 %).

	Januar	Februar	März	April	Mai	Juni	Summe
Arbeitnehmerangaben
Spesen	1.530,00	1.530,00	1.530,00	0,00	0,00	0,00	4.590,00
Spesenverdoppelung	1.530,00	1.530,00	1.530,00	0,00	0,00	0,00	4.590,00
SV-Anteil AN (20 %)	frei	frei	frei	0,00	0,00	0,00	0,00
Lohnsteuer (30 %)	frei	frei	frei	0,00	0,00	0,00	0,00
AN-Auszahlung	3.060,00	3.060,00	3.060,00	0,00	0,00	0,00	9.180,00
Arbeitgeberbelastung
Spesen	3.060,00	3.060,00	3.060,00	0,00	0,00	0,00	9.180,00
Pauschale LSt (25 % v. 1.530 EUR)	382,50	382,50	382,50	0,00	0,00	0,00	1.147,50
davon 5,5 % SolZ	21,03	21,03	21,03	0,00	0,00	0,00	63,09
(zzgl. ggf. Kirchensteuer)
AG-Belastung	3.463,53	3.463,53	3.463,53	0,00	0,00	0,00	10.390,59

Durch die Lohnsteuerpauschalierung erhält der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Spesenbetrag von 2.295 EUR, der den Arbeitgeber 292,59 EUR mehr kostet.

Gestaltungshinweise: Vergleich der beiden Varianten

Vergleicht man die beiden Varianten, kommt man zu folgendem Ergebnis:

• Höherer Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter: Während in der ersten Variante ("klassisches Ergebnis") ab dem 4. Monat Steuern und Abgaben zu zahlen sind, bleibt in der zweiten Variante (Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %) der komplette Spesenbetrag für den Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei: er erhält also statt 6.855 EUR die vollen 9.180 EUR ohne Abzüge. Vorteil für den Arbeitnehmer: 2.295 EUR.
• Nur geringere Mehrkosten für den Arbeitgeber bei Variante 2: Für die "normalen" Spesen während der ersten 3 Monate zahlt der Arbeitgeber in beiden Fällen keine Lohnnebenkosten. Allerdings werden bei dem "klassischen Ergebnis" ab dem 4. Monat für die dann steuer- und abgabepflichtigen Spesen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung fällig. Diese wurden im ersten Szenario ab dem 4. Monat mit 20 % geschätzt.

2 Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten optimieren

Sachverhalt

Ein Mitarbeiter besucht aus beruflichem Anlass eine Fachmesse, die nur 3 km von seiner Privatwohnung entfernt stattfindet. Er reist mit dem eigenen Pkw direkt von seiner Wohnung an und kehrt auch unmittelbar nach dem Messebesuch dorthin zurück. Die Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden.

Nach den Reiserichtlinien des Unternehmens hat der Mitarbeiter wegen der kurzen Entfernung keinen Anspruch auf Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen. Zur Mittagszeit erhält der Arbeitnehmer einen vom Arbeitgeber veranlassten Imbiss im Wert von 5 EUR inkl. Getränke. Die Voraussetzungen für die Arbeitgeberveranlassung gelten als erfüllt.

Ergebnis

Die anzusetzende Verpflegungspauschale für den Tag der Fach...