Praxis-Beispiele: Reisekosten Gestaltungshinweise

1 Verpflegungspauschalen verdoppeln

 

Sachverhalt

Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2019 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 57 EUR je Kalendertag.

Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es?

Lösung Variante 1: klassische Lösung

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (3-Monatsfrist).

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern den vollen Spesensatz von täglich 57 EUR für die gesamte Dauer der Dienstreise. Pro Monat wären dies 1.710 EUR (57 EUR x 30 Tage). Da die Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden dürfen, führt dies dazu, dass die Spesenauszahlungen ab dem 4. Monat steuer- und beitragspflichtig sind.

Ausgehend von einem beispielhaften Durchschnittsteuersatz von 30 % und einem Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung i. H. v. 20 % ergeben sich folgende Auszahlungswerte in EUR:

 
  Januar Februar März April Mai Juni Summe
Arbeitnehmerangaben
Spesen 1.710 1.710 1.710 1.710 1.710 1.710 10.260
SV-Anteil AN (20 %) frei frei frei - 342 - 342 - 342 - 1.026
Lohnsteuer (30 %) frei frei frei - 513 - 513 - 513 - 1.539
AN-Auszahlung 1.710 1.710 1.710 855 855 855 7.695
Arbeitgeberbelastung
Spesen 1.710 1.710 1.710 1.710 1.710 1.710 10.260
SV-Anteil AG (20 %) frei frei frei + 342 + 342 + 342 + 1.026
AG-Belastung 1.710 1.710 1.710 2.052 2.052 2.052 11.286

Lösung Variante 2: Lohnsteuer pauschalieren

Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen.

Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung scheidet aus, sobald die 3-Monatsfrist abgelaufen ist.

In den ersten 3 Monaten der Auslandstätigkeit werden die doppelten Verpflegungspauschalen gezahlt. Die pauschale Lohnsteuer übernimmt der Arbeitgeber.

Wählt der Arbeitgeber die Pauschalierungsvariante, können die steuerpflichtigen Verpflegungszuschüsse mit 25 % pauschal lohnsteuerversteuert werden, zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (anstelle des 20 %igen SV-Arbeitgeberanteils). Für den Arbeitgeber entsteht eine Mehrbelastung von 327,03 EUR (ca. 3 %).

 
  Januar Februar März April Mai Juni Summe
Arbeitnehmerangaben
Spesen 1.710,00 1.710,00 1.710,00 0,00 0,00 0,00 5.130,00
Spesenverdoppelung 1.710,00 1.710,00 1.710,00 0,00 0,00 0,00 5.130,00
SV-Anteil AN (20 %) frei frei frei 0,00 0,00 0,00 0,00
Lohnsteuer (30 %) frei frei frei 0,00 0,00 0,00 0,00
AN-Auszahlung 3.420,00 3.420,00 3.420,00 0,00 0,00 0,00 10.260,00
Arbeitgeberbelastung
Spesen 3.420,00 3.420,00 3.420,00 0,00 0,00 0,00 10.260,00
Pauschale LSt (25 % v. 1.710 EUR) 427,50 427,50 427,50 0,00 0,00 0,00 1.282,50
davon 5,5 % SolZ 23,51 23,51 23,51 0,00 0,00 0,00 70,53
(zzgl. ggf. Kirchensteuer)              
AG-Belastung 3.871,01 3.871,01 3.871,01 0,00 0,00 0,00 11.613,03

Durch die Lohnsteuerpauschalierung erhält der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Spesenbetrag von 2.565,00 EUR, der den Arbeitgeber 327,03 EUR mehr kostet.

Hinweis

Vergleicht man die beiden Varianten, kommt man zu folgendem Ergebnis:

Höherer Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter: Während in der ersten Variante ("klassische Lösung") ab dem 4. Monat Steuern und Abgaben zu zahlen sind, bleibt in der zweiten Variante (Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %) der komplette Spesenbetrag für den Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei: er erhält also statt 7.695 EUR die vollen 10.260 EUR steuerfrei. Vorteil für den Arbeitnehmer: 2.565 EUR.

Nur geringere Mehrkosten für den Arbeitgeber: Für die "normalen" Spesen während der ersten 3 Monate zahlt der Arbeitgeber in beiden Fällen keine Lohnnebenkosten. Allerdings werden bei der "klassischen Lösung" ab dem 4. Monat für die dann steuer- und abgabepflichtigen Spesen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung fällig. Diese wurden im ersten Szenario ab dem 4. Monat mit 20 % geschätzt.

2 Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten optimieren

 

Sachverhalt

Ein Mitarbeiter besucht aus beruflichem Anlass eine Fachmesse, die nur 3 km von seiner Privatwohnung entfernt stattfindet. Er reist mit dem eigenen Pkw direkt von seiner Wohnung an und kehrt auch unmittelbar nach dem Messebesuch dorthin zurück. Die Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden.

Nach den Reiserichtlinien des Unternehmens hat der Mitarbeiter wegen der kurzen Entfernung keinen Anspruch auf Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen. Zur Mittagszeit erhält der Arbeitnehmer einen vom Arbeitgeber veranlassten Imbiss im Wert von 5 EUR inkl. Getränke. Die Voraussetzungen für die Arbeitgeberveranlassung gelten als erfüllt.

Lösung

Die anzusetzende Verpflegungspauschale für den Tag der Fachmesse beträgt wegen der 9-stündigen Abwesenheitszeit 12 EUR. Die...

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