Praxis-Beispiele: Essenszus... / 3 Essenmarken
 

Sachverhalt

Ein Arbeitgeber ohne eigene Kantine hat mit dem Pächter der Nachbarkantine eine Vereinbarung getroffen, nach der jeder Mitarbeiter täglich einen Essensgutschein für ein Mittagessen in der dortigen Kantine im Wert von 2 EUR erhält. Der Durchschnittspreis der dort angebotenen Essen – Menü 1 zum Preis von 3,50 EUR bzw. Menü 2 zum Preis von 4,50 EUR – liegt bei 4 EUR. Die Essensauswahl bleibt den Mitarbeitern überlassen. Sie müssen bei Einlösung der Essensgutscheine eine entsprechende Zuzahlung leisten.

Bei der Abgabe der Mahlzeiten kann täglich nur eine Essenmarke in Zahlung genommen werden. Die Ausgabe der Essenmarken erfolgt nicht an Mitarbeiter, die eine Dienstreise durchführen oder eine Auswärtstätigkeit ausüben. Die Gestellung der Essensmarken erfolgt zusätzlich zum Arbeitslohn. Daraus resultierende Abgaben sollen vom Arbeitgeber übernommen werden.

Wie müssen die Essensmarken lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Lösung

Die Gestellung von Essenmarken für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Der Wert der Mahlzeiten ist mit dem amtlichen Sachbezugswert (2019: 3,30 EUR) anzusetzen, weil alle formalen Voraussetzungen erfüllt sind (vgl. zweiter Absatz der Sachverhaltsdarstellung).

 
Berechnung des zu versteuernden Vorteils je Arbeitnehmer
Durchschnittlicher Wert der Mahlzeit 4,00 EUR
Abzgl. Wert der Essensmarke - 2,00 EUR
Durchschnittliche Zuzahlung der Arbeitnehmer 2,00 EUR
Anzusetzender Sachbezugswert 3,30 EUR
Abzgl. durchschnittliche Zuzahlung der Arbeitnehmer - 2,00 EUR
Verbleibender Sachbezug pro Tag 1,30 EUR
Sachbezug Monat (durchschnittlich 20 Arbeitstage x 1,30 EUR) 26,00 EUR
Pauschalsteuer je Arbeitnehmer monatlich (26 EUR x 25 %) 6,50 EUR

Die pauschale Lohnsteuer i. H. v. 6,50 EUR je Arbeitnehmer trägt vereinbarungsgemäß der Arbeitgeber. Zusätzlich werden auf den Betrag noch pauschale Kirchensteuer (abhängig vom Bundesland) sowie 5,5 % Solidaritätszuschlag erhoben.

Hinweis

Der Arbeitgeber muss die Abrechnungen des Kantinenpächters aufbewahren, aus denen sich ergeben muss, wie viele Essenmarken mit welchen Verrechnungswerten eingelöst worden sind.

Praxis-Tipp

Alternativ kann der Arbeitgeber Essensmarken in digitaler Form verwenden, z. B. durch eine Smartphone-App. Voraussetzung ist, dass die Belege vollautomatisiert erfasst und geprüft werden und dem Arbeitgeber monatliche Abrechnungen zur Verfügung gestellt werden, aus denen sich wie bei Einzelbelegnachweisen die erforderlichen Erkenntnisse für das Vorliegen der steuerlichen Anforderungen ergeben. Der Arbeitgeber muss die Monatsabrechnungen als Beleg zum Lohnkonto nehmen.

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