Essenszuschuss: So funktioniert es in der Praxis

Die allgemeinen Vorteile sowie die rechtliche Grundlage für den Essenszuschuss haben Sie bereits in Teil eins und zwei dieser Themenserie kennengelernt. Nun erfahren Sie, wie Sie den Zuschuss zum Mittagessen Ihrer Mitarbeitenden in der Praxis umsetzen können.

Beim Essenszuschuss lassen sich grundsätzlich drei Umsetzungsformen unterscheiden: Vom Arbeitgeber angebotene vergünstigte Mahlzeiten (1), Vorauszahlungen bzw. Zuschüsse, welche Mitarbeitende erhalten, um damit Lebensmittel bzw. Mahlzeiten zu kaufen (2), sowie nachträgliche Erstattungen für bereits gekaufte Produkte bzw. konsumierte Speisen (3). Die einzelnen Umsetzungsformen können jeweils unterschiedlich gestaltet sein.

Vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine

Die wohl bekannteste Form, den Mitarbeitenden einen Zuschuss zum Essen zu gewähren, ist die Kantine. Der Arbeitgeber stellt hierbei vergünstigte Mahlzeiten zur Verfügung. Der Preis der Kantinenmahlzeit wird im Vorfeld um die Höhe des Essenszuschusses gemindert und der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin kann die bezuschusste Mahlzeit direkt vor Ort erwerben. Wie viel die Mitarbeitenden dazuzahlen müssen, ist je nach Arbeitgeber und Kantinenangebot sehr unterschiedlich.

Ein großer Vorteil der Kantine ist, dass Kollegen und Kolleginnen die Pause gemeinsam verbringen können - und das im besten Fall in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes. Dadurch sparen sich die Mitarbeitenden die Suche nach einer passenden Lokalität. Vor allem an abgelegenen Arbeitsstätten, wo es wenig andere Möglichkeiten zum Mittagessen gibt, ist das von Vorteil.

Eine Kantine ist vor allem für mittlere bis große Firmen attraktiv, für kleinere Betriebe sind Aufwand und Betriebskosten meist zu hoch. Sie lohnt sich außerdem nur, wenn eine gewisse Anzahl der Beschäftigten diese auch regelmäßig nutzt. Seitdem Angestellte vermehrt von zu Hause arbeiten, rentiert sich für viele Firmen der Betrieb einer eigenen Kantine nicht mehr. Auch die sich immer stärker differenzierenden Ernährungsgewohnheiten vieler Mitarbeitender sind in einer Kantine nicht so leicht zu vereinen - es muss ein immer größer werdendes Angebot an verschiedenen Gerichten geben.

Vorauszahlung mit analogen Papiergutscheinen

Bei dieser Variante wird der Essenszuschuss den Mitarbeitenden vom Arbeitgeber über Papiergutscheine zur Verfügung gestellt. Die Gutscheine können bei den Akzeptanzstellen und Partnerrestaurants des jeweiligen Anbieters eingesetzt werden, bei dem der Arbeitgeber sie erworben hat. Im Gegensatz zur Kantine bietet die Variante der Vorauszahlung des Essenszuschusses den Vorteil, dass sie flexibel genutzt werden kann. Die Mitarbeitenden können wählen, ob sie eine Kleinigkeit vom Supermarkt möchten oder in einem Partnerrestaurant Essen gehen. Außerdem ist es auch für kleine Firmen, die keine eigene Kantine haben, einfach umsetzbar.

Bei Gutscheinen aus Papier ist jedoch der Verwaltungsaufwand sehr hoch, da diese produziert, versendet, sicher gelagert und regelmäßig an die Mitarbeitenden verteilt werden müssen. Vor allem für größere Firmen mit Beschäftigten an verschiedenen Standorten ist das ein hoher Zeit- und Kostenfaktor. Hinzu kommt, dass Gutscheine aus Papier nur einmal verwendet werden können, was dem Nachhaltigkeitsgedanken widerspricht.

Bei Papiergutscheinen kann es außerdem leicht dazu kommen, dass diese nicht korrekt angewendet werden, da die Mitarbeitenden theoretisch pro Tag mehrere Essensmarken gleichzeitig einsetzen oder nicht zuschussfähige Artikel kaufen können und dies durch die annehmende Akzeptanzstelle nicht verhindert wird. Wird dann bei einer Betriebs- oder Steuerprüfung festgestellt, dass der Essenszuschuss nicht korrekt angewendet wurde, kann es zu Lohnsteuer- und Sozialversicherungsnachzahlungen kommen.

Nachträgliche Erstattung durch digitale Belegeinreichung

Bei der dritten Variante des Essenszuschusses geht der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin in Vorleistung und erhält im Nachhinein eine Erstattung durch den Arbeitgeber. Die Mitarbeitenden gehen zum Mittagessen, bezahlen selbst und reichen im Anschluss per E-Mail, Messengerprogramm oder App den Kassenbeleg der konsumierten Mahlzeit ein. Daraufhin wird der Erstattungsbetrag ermittelt und dem Arbeitgeber mitgeteilt, der dann die Erstattung der Mahlzeit veranlasst.

Die digitale Belegeinreichung bringt einige Vorteile mit sich. Da es keine festen Akzeptanzstellen oder Partnerrestaurants gibt, haben die Mitarbeitenden die freie Auswahl, wo und was sie essen möchten. Der Essenszuschuss ist somit überall einsetzbar: beim Bäcker, im Supermarkt, Imbiss oder Restaurant. Angestellte, die im Homeoffice arbeiten, können ihn zum Beispiel für den Lieferdienst, für Essen zum Mitnehmen ("to go") oder für den Einkauf nutzen. Das bringt Flexibilität und Vielfalt.

Auch der Verwaltungsaufwand ist sehr gering. Hier muss lediglich einmal im Monat die Abrechnung in die eigene Lohnbuchhaltung geladen werden. Aufgrund der nachträglichen Erstattung wird der Essenszuschuss außerdem nur bei tatsächlichem Konsum ausbezahlt. So lassen sich Kosten vermeiden. Vom Arbeitgeber im Voraus bezahlte Gutscheine aus Papier hingegen können zum Beispiel verfallen, wenn sie nicht eingesetzt werden. Allerdings ist bei der digitalen Belegeinreichung in fast allen Fällen ein Smartphone erforderlich, was eventuell eine Hürde darstellt.

Um von den Steuervorteilen beim Essenszuschuss zu profitieren, ist die korrekte Anwendung unerlässlich (lesen Sie dazu mehr in Teil zwei dieser Themenserie). Digitale Lösungen bieten mehr Sicherheit, da überprüft und nachgewiesen werden kann, wann und wofür der Essenszuschuss tatsächlich eingesetzt wird. Ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal bei den digitalen Lösungen ist, ob eine Belegprüfung durchgeführt wird. Im besten Falle werden alle eingereichten Belege auf ihre Erstattungsfähigkeit überprüft. Wenn also nicht erlaubte Produkte oder mehrere Belege pro Tag eingereicht werden, wird dafür kein Zuschuss erstattet und somit die korrekte Anwendung des Essenszuschuss sichergestellt. Wenn vom Anbieter der digitalen Lösungen keine Belegprüfung durchgeführt wird, bleibt dieser Aufwand beim Arbeitgeber selbst.

Essenskosten-Vorschuss mit wiederaufladbaren Guthabenkarten

Bei dieser Variante erhalten die Mitarbeitenden eine beschränkt einsetzbare digitale Guthabenkarte von ihrem Arbeitgeber. Dieser belädt die Karte beispielsweise monatlich mit einem Essenskosten-Vorschuss. Der Vorschuss kann für den Erwerb einer Mahlzeit bei vielen Restaurants, Imbissen, Bäckereien und Supermärkten verwendet werden und wird am Ende des Monats mit dem tatsächlich angefallenen Konsum und den davon erstattungsfähigen Beträgen verrechnet. Bei der nächsten Gehaltszahlung werden vom Arbeitgeber die gegebenenfalls angefallenen Zuzahlungen des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin sowie die Lohnversteuerung des Essenszuschusses einbehalten.

Wiederaufladbare Guthabenkarten müssen nur einmal an die Mitarbeitenden übergeben werden und sind einfach in der Anwendung. Außerdem wird verhindert, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin pro Tag mehrere Essensmarken gleichzeitig einsetzt. Das aufwändige Scannen von Belegen wie bei der digitalen Belegeinreichung entfällt. Außerdem kann mit Guthabenkarten die Steuerlast reduziert werden, denn die digitale Umsetzung ermöglicht es, den Eigenanteil des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin an der jeweiligen Mahlzeit zu berechnen und den zu versteuernden amtlichen Sachbezugswert um diesen Anteil zu reduzieren (siehe Teil zwei dieser Themenserie).

Die digitalen Guthabenkarten können jedoch nur in einer bestimmten Region bei den jeweils für die Karte freigeschalteten Akzeptanzstellen eingesetzt werden.

Essenszuschuss als Mitarbeiterbenefit bietet viele Optionen

Um den Essenszuschuss im Unternehmen einzuführen, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, die alle ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen. Hier muss jeder Arbeitgeber die passende Lösung für sein Unternehmen und seine Mitarbeitenden finden. Über einen Zuschuss zur Mittagsverpflegung, egal welcher Form, werden sich Ihre Mitarbeiter jedoch immer freuen.