Sachverhalt

In einem Unternehmen ist es üblich, dass jede Abteilung mindestens vierteljährlich einen Jour-fixe mit allen Mitarbeitern durchführt. Bei diesem Anlass werden aktuelle Angelegenheiten jeder Abteilung besprochen und die anstehenden Arbeitsaufträge werden koordiniert. Jeder Abteilungsleiter bekommt für die Veranstaltungen ein Budget zugesprochen, mit dem er die Mitarbeiter in angemessenem Rahmen verköstigen soll.

Der Abteilungsleiter der Personalabteilung führt insgesamt 5 derartige Veranstaltungen durch (Abteilungsgröße 10 Personen). Bei 2 Veranstaltungen hat er für die Mitarbeiter Getränke und Plätzchen bereitgestellt, bei 2 Besprechungen ein Frühstück und kurz vor Weihnachten ein Mittagessen.

Die Aufwendungen belaufen sich auf insgesamt 50 EUR für Getränke und Plätzchen sowie 170 EUR für die Frühstücke und nochmals 180 EUR für das Mittagessen (jeweils zuzüglich Umsatzsteuer).

Welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen für die bewirteten Mitarbeiter ergeben sich?

Ergebnis

Die gesamten Aufwendungen fallen nicht unter das teilweise Abzugsverbot für Bewirtungsaufwendungen. Es werden ausschließlich eigene Arbeitnehmer bewirtet. Die Aufwendungen von insgesamt 400 EUR sind beim Unternehmen voll als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei ordnungsgemäßer Rechnung ist die Vorsteuer voll abzugsfähig.

Für die Mitarbeiter ist die regelmäßige Bewirtung allerdings teilweise abgabenpflichtig. Werden Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass kostenlos oder verbilligt bewirtet, ist dieser Sachbezug Arbeitslohn. Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, sind jedoch steuerfreie Aufmerksamkeiten. Deshalb ergeben sich aus der Bereitstellung von Getränken und Plätzchen zu den Veranstaltungen keine steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen.

Die Verköstigung der Mitarbeiter mit einem Frühstück bzw. einem Mittagessen geht jedoch über die Grenze einer Aufmerksamkeit hinaus und ist deshalb zu versteuern. Die Bewertung der Mahlzeiten kann mit dem Sachbezugswert erfolgen. Dieser beträgt im Jahr 2021 je Arbeitnehmer für das Frühstück 1,83 EUR und für das Mittagessen 3,47 EUR. In gleicher Höhe ergibt sich jeweils auch ein beitragspflichtiges Entgelt in der Sozialversicherung.

Praxis-Tipp

Es handelt sich bei den Bewirtungen im vorstehenden Beispiel nicht um Arbeitsessen im steuerlichen Sinne, weil die Veranstaltungen regelmäßig stattfinden. Ein Arbeitsessen und damit kein steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt vor, wenn eine Bewirtung anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z. B. Eilauftrag) im ganz überwiegend betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs erfolgt und dabei Speisen unentgeltlich überlassen werden, deren Wert 60 EUR nicht überschreitet. Regelmäßige Treffen stellen keinen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz dar.

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