Sachverhalt

Während einer Fachmesse lädt der Geschäftsführer eines Unternehmens einige der besten Firmenkunden sowie die mit dem Messedienst beauftragten Mitarbeiter zum Mittagessen in ein nahe gelegenes Restaurant ein. Die Gesamtkosten für die Bewirtung im Jahr 2021 von 15 Personen belaufen sich auf 600 EUR zuzüglich Umsatzsteuer.

Der Geschäftsführer bittet nun um Erstattung der von ihm getragenen Aufwendungen und darum, evtl. lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen für die Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die vorgelegten Rechnungen erfüllen sämtliche steuerlichen Voraussetzungen.

Wie sind die entstandenen Kosten steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?

Ergebnis

Im Rahmen des Messebesuchs findet eine Bewirtung von Geschäftsfreunden statt. Die Kosten fallen unter die Abzugsbeschränkung für Bewirtungsaufwendungen und können vom Arbeitgeber nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Von der Gesamtrechnung über 600 EUR netto sind deshalb 180 EUR nicht abzugsfähig. Die auf die Bewirtung entfallende Vorsteuer von 114 EUR (600 EUR x 19 %) kann in voller Höhe abgezogen werden.

Dem Geschäftsführer können die ihm entstandenen Auslagen von 714 EUR einschließlich Umsatzsteuer in voller Höhe als Auslagenersatz steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Die Teilnahme der Arbeitnehmer an der Bewirtung stellt keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Es handelt sich vielmehr um eine Zuwendung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Dies gilt auch für den auf den einladenden Geschäftsführer entfallenden Anteil. Bei den eingeladenen eigenen Arbeitnehmern sind aufgrund der Mahlzeitengestellung die Verpflegungspauschalen für den Tag um 40 % der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Tagespauschale für das Jahr 2021 von 28 EUR, also um 11,20 EUR zu kürzen.

Für die eingeladenen Geschäftsfreunde bzw. deren Arbeitnehmer ergeben sich keine steuerlichen Folgen aus der Einladung. Weil es sich um die Einladung eines Dritten handelt, werden die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt.

Praxis-Tipp

Die Steuerfreiheit der Teilnahme von Arbeitnehmern an einer Bewirtung von Geschäftsfreunden gilt auch bei der Einladung in sog. VIP-Logen in Sportstadien. Der zulässigerweise pauschal zu ermittelnde Bewirtungsanteil an den Gesamtaufwendungen (30 %) führt nicht zu Arbeitslohn.

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