Portokosten

Begriff

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Portokosten, die aus betrieblichen Gründen entstehen und aus Vereinfachungsgründen vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden, handelt es sich um lohnsteuer- und beitragsfreien Auslagenersatz.

Auslagenersatz (durchlaufende Gelder) liegt vor, wenn der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers durchführt. Dabei ist es gleichgültig, ob das im Namen des Arbeitgebers oder in eigenem Namen geschieht.

Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Entgelt. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

Erhält der Arbeitnehmer als Sachbezug eine Ware, die ihm von einer Fremdfirma zugesandt wird, sind die Porto- bzw. Versandkosten als zusätzlicher geldwerter Vorteil zu betrachten und damit – bei Überschreiten der 50-EUR-Freigrenze für geringfügige Sachbezüge – steuer- und beitragspflichtig.^[1]

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Lohnsteuerfreiheit des Auslagenersatzes ergibt sich aus § 3 Nr. 50 EStG bzw. R 3.50 LStR.

Sozialversicherung: Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.

Kurzübersicht

Entgelt	LSt	SV
Erstattung von Portokosten bei Einzelnachweis	frei	frei
Pauschale Erstattung von Portokosten ohne Einzelnachweis	pflichtig	pflichtig

[1] BFH, Urteil v. 6.6.2018, VI R 32/16, BStBl 2018 II S. 764.