2.1 Vertragliche Ausgestaltung

Um für beide Seiten Klarheit und Rechtssicherheit zu schaffen, sollte der Mitarbeitereinsatz im Ausland auf einer klaren vertraglichen Grundlage beruhen. Denn zumindest eine längerfristige Versetzung oder Entsendung ins Ausland wird regelmäßig vom allgemeinen Direktionsrecht des Arbeitgebers nicht gedeckt sein. Neben Regelungen zum Zeitraum des Auslandseinsatzes und zur Vergütung, sollte das auf den Vertrag anwendbare Recht festgelegt werden.[1]

[1] Weitere Informationen zur Vertragsgestaltung s. Mitarbeitereinsatz im Ausland: Vertragsgestaltung und anwendbares Recht.

2.2 Besondere Arbeitgeberpflichten

Arbeitsrechtlich sind bei einem Auslandsaufenthalt insbesondere die Anforderungen an die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, öffentlich-rechtliche Arbeitsschutzregelungen sowie allgemeine öffentlich-rechtliche Vorgaben – insbesondere des Einreise- und Aufenthaltsrechts – auch des Entsendestaats zu beachten.[1]

[1] Weitere Informationen zu den Pflichten des Arbeitgebers s. Mitarbeitereinsatz im Ausland: Besondere Arbeitgeberpflichten und Beendigung des Einsatzes.

2.3 Meldepflichten bei Entsendungen

Unternehmen, die vorübergehend in Polen tätig sind, unterliegen der polnischen Meldepflicht.[1]

[1] Weitere Informationen zu den EU-Meldepflichten s. Meldepflichten bei Mitarbeiterentsendungen innerhalb der EU, des EWR und in der Schweiz.

2.3.1 Meldung an die polnische Arbeitsinspektion

Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der in Polen vorübergehend beschäftigt ist, bei der staatlichen Arbeitsinspektion "Panstwowa Inspekcja Pracy" gemeldet werden. Die Meldung erfolgt über ein Formular und kann entweder online oder per Post übermittelt werden. Die Meldung muss vor Beginn der Entsendung, spätestens am ersten Arbeitstag der Arbeitsinspektion vorliegen. Im Rahmen der Meldung müssen unter anderem Angaben

  • zum Unternehmen in Deutschland,
  • zu den entsandten Arbeitnehmern,
  • zu der Wohnadresse der Arbeitnehmer in Polen,
  • zur Entsendung (Beginn, Ende),
  • zum Tätigkeitsbereich des Unternehmens und
  • zur Adresse in Polen, bei der die Unterlagen der entsandten Arbeitnehmer aufbewahrt werden,

gemacht werden.

 
Hinweis

Kontaktperson

Die polnischen Rechtsvorschriften sehen die Benennung einer Kontaktperson vor. Diese dient als Ansprechpartner für die polnische Arbeitsinspektion, insbesondere bei Kontrollen.

 
Wichtig

Aufbewahrungspflichten

Das polnische Recht sieht vor, dass alle Unterlagen zur Entsendung bis zu 2 Jahre aufbewahrt werden müssen.

2.3.2 Keine Meldung

Folgende Tätigkeiten sind von der Meldepflicht ausgenommen:

  • Kundenmeetings auf Ebene der Geschäftsführung
  • Konzerninterne Besprechungen
  • Besuche von Messen, Workshops, Konferenzen
  • reine Vertragsverhandlungen

2.3.3 Meldezeitpunkt

Die Meldung muss grundsätzlich vor Beginn der Entsendung, spätestens bei Arbeitsbeginn vorliegen.

2.3.4 Bußgelder

Erfolgt keine Meldung, können Bußgelder in Höhe von 1.000 PLN bis 30.000 PLN erhoben werden.

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