Personalfragebogen zur Datenerhebung bei Einstellung

Kurzbeschreibung

Umfangreicher Personalfragebogen zur Erhebung aller notwendigen Daten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Auch als Bewerberfragebogen zu verwenden.

Vorbemerkung

Bewerber/Bewerberinnen sollten spätestens vor der Unterbreitung eines Vertragsangebots gebeten werden, einen Personalfragebogen auszufüllen.

Wenn Bewerber/Bewerberinnen keine oder unvollständige schriftliche Bewerbungsunterlagen eingereicht haben, kann ein Personalfragebogen zur Erhebung der kompletten persönlichen Daten verwendet werden. Viele Unternehmen senden einen solchen Fragebogen automatisch jedem Bewerber nach dessen schriftlicher Bewerbung zu. Bedenken Sie bei dieser Vorgehensweise, dass Sie für das Unternehmen und den Bewerber zusätzliche Arbeit generieren, die sich "lohnen" muss.

Hinweis

Wenn der Fragebogen bereits im Bewerbungsprozess eingesetzt wird, sind bestimmte Fragen unter AGG-Gesichtspunkten kritisch, da u. U. einstellungsrelevant. Bitte lesen Sie in diesen Fall genau unsere Vorbemerkung und Fußnoten und wägen Sie dann im Einzelfall sorgfältig ab.

Personalfragebögen bedürfen nach § 94 BetrVG der Zustimmung des Betriebsrats. Kommt eine Einigung nicht zustande, muss die Einigungsstelle angerufen werden.

Bitte achten Sie bei der Formulierung Ihrer Fragen auf das Fragerecht des Arbeitgebers.

Mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz können einige Fragestellungen u. U. kritisch sein. Wir haben das jeweils in den Fußnoten erwähnt, letztlich sollte die Fragestellung im Einzelfall und in Abhängigkeit von der zu besetzenden Position festgelegt werden.

Der Arbeitgeber darf grundsätzlich nur solche Informationen erheben, die für das beabsichtigte Arbeitsverhältnis von Belang sind. Da Stellenbewerber nach §§ 2 Abs. 1 Nr. 1, 1 AGG nicht aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden dürfen, sind Fragen nach den genannten Merkmalen grundsätzlich unzulässig. Bei Verstößen drohen Entschädigungs- und Schadensersatzklagen abgewiesener Bewerber nach § 15 AGG. Obwohl das AGG zahlreiche Ausnahmen vom Verbot der Anknüpfung an die o.g. Merkmale (insbesondere bezüglich des Merkmals "Alter"^[1]) vorsieht, ist zur Risikovermeidung dazu zu raten, auf Fragen nach diesen Merkmalen zu verzichten, wenn sie nicht zur Stellenbesetzung zwingend erforderlich erscheinen. Es ist hierbei auch darauf zu achten, dass keine sog. mittelbare Diskriminierung dadurch erfolgt, dass äußerlich neutrale Umstände erfragt werden, die aber faktisch zu einer Benachteiligung wegen der o.g. Gründe führen können^[2]. Vor diesem Hintergrund erscheint es allgemein günstiger, wenn der Bewerber von sich aus – ungefragt – Angaben zu seiner Person macht und z. B. erklärt, er sei (schwer-)behindert und wolle im Arbeitsverhältnis entsprechend zusätzlich geschützt werden.

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält keine spezifischen Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz und insbesondere nicht zum Umgang mit Daten im Bewerbungsverfahren. Vielmehr ist über die Ermächtigung in Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG einschlägig. Danach können auch Daten bei der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses vom Arbeitgeber verarbeitet werden. Maßgeblich dafür ist, ob die Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies ist abhängig von der Abwägung zwischen dem Arbeitgeberinteresse an möglichst umfassender Information über seinen möglichen zukünftigen Beschäftigten und dessen Persönlichkeitsrecht. Ähnlich wie beim Fragerecht kommt es dabei auf den Bezug der Daten zum beabsichtigten Arbeitsverhältnis an.

Die Fragen im Einzelnen:

Berufliche Fähigkeiten

Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen sowie nach bisherigem beruflichem Werdegang, nach Prüfungs- und Zeugnisnoten dürfen uneingeschränkt gestellt werden.

Eheschließung

Die Frage, ob die Bewerberin in absehbarer Zeit eine Ehe schließen werde, ist unzulässig.

Ermittlungsverfahren

Die Frage nach einem gegen den Bewerber laufenden Ermittlungsverfahren ist erlaubt, wenn die Interessen des Arbeitgebers dies erfordern.

Gesundheitszustand

Fragen nach früheren Erkrankungen sind nur insoweit zulässig, als an ihrer Beantwortung im Einzelfall für die Arbeit, für den Betrieb und für die übrigen Arbeitnehmer ein Interesse besteht.

Gewerkschaftszugehörigkeit

Danach darf der Arbeitgeber vor der Einstellung nicht fragen, auch nicht zur Feststellung einer etwaigen Tarifbindung. Ausnahme: Die Frage nach der Gewerkschaftszugehörigkeit ist bei sog. Tendenzbetrieben bzw. kirchlichen Einrichtungen gem. § 118 BetrVG zulässig.

Höhe des bisherigen Gehalts

Die Frage nach der bei dem früheren Arbeitgeber bezogenen Vergütung ist jedenfalls dann unzulässig, wenn die bisherige Vergütung für die erstrebte Stelle keine Aussagekraft und der Bewerber sie auch nicht von sich aus als Mindestvergütung für die neue Stelle gefordert hat.

Pfändungen

Lohn- und Gehaltspfändungen können mit beträchtlicher Verwaltungsarbeit für den Arbeitgeber ...